Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
realizar las actividades de orden administrativo, para el desarrollo de las funciones y responsabilidades de acuerdo a las políticas de la entidad. Como también actividades técnicas de apoyo a la gestión administrativa de citador
Entidad
Alcaldia Otanche.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Experiencia laboral de doce (12) Meses
Funciones del cargo
- Prestar el servicio de correspondencia, velando por su oportunidad y propendiendo por la confiabilidad y reserva en el manejo de los documentos.
- Participar en la ejecución de los programas de conservación, destrucción o incineración de acuerdo con las disposiciones vigentes.
- Atender, personal y/o telefónicamente, al público y a los funcionarios, suministrar la información requerida y orientar al usuario en lo correspondiente, en los temas que este autorizada.
- Colaborar en la recepción y realización de llamadas telefónicas, enrutándolas a su destino o tomando los respectivos mensajes. Recibir y distribuir los Fax o efectuar la remisión según la programación.
- Colaborar en la organización y estructuración de las hojas de vida y responder por su actualización y custodia.
- Colaborar en todo lo atinente a la gestión humana, en especial con las novedades, comunicaciones y demás trámites.
- Distribuir la correspondencia interna según los recorridos que se programen y entregar en las dependencias o las oficinas del operador de correos la correspondencia externa. De esta operación llevara los libros radicadores que den fé y seguridad de la recepción y trámite dado.
- Efectuar las notificaciones urbanas como apoyo a la administración de justicia, previa constatación de la legalidad de tal acción.
- Recibir y diligenciar los formatos de recepción de quejas y reclamos en especial aquellas asociadas con la administración local y las de los servicios que se prestan.
- Colaborar en la elaboración de informes que resulten de las actividades propias de la dependencia.
- Recibir, radicar, fechar, numerar, tramitar, descargar y archivar la correspondencia que entra y sale de la secretaría
- Colaborar en la orientación y suministro de la información relacionada con eventos y reuniones que celebre el municipio.
- Colaborar en el archivo de la información financiera y de movimiento contable, velando por su integridad y conservación.
- Colaborar en la digitación de movimiento contable, la elaboración de cuadros e informes contables y presupuestales.
- Colaborar en todo lo atinente a las funciones del área en materia financiera administrativa y de gobernabilidad.
- Elaborar periódica y oportunamente los pedidos de útiles de oficina, tramitarlos y procurar su remisión y disponibilidad.
- Efectuar análisis de riesgos propios de la administración de la correspondencia de la alcaldía y sugerir las medidas de seguridad que conduzcan a la eliminación o neutralización de los mismos.
- Colaborar en la elaboración del manual de correspondencia y darle estricto cumplimiento.
- Colaborar en la determinación de las tablas de retención documental y el diseño de formas de papelería su uso y conservación.
- Mantener actualizada los registros y demás controles de la información encomendada a su custodia y control.
- Proponer proyectos orientados al mejoramiento continuo de los procesos de manejo de la correspondencia.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.