Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar en la unidad de servicios públicos desarrollando funciones administrativas conforme a las normas establecidas, o las instrucciones que le hayan sido impartidas por su superior inmediato.
Entidad
Alcaldia Cubara.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Coordinar con el personal de fontaner�a la realizaci�n de visitas t�cnicas necesarias para solucionar las peticiones, quejas y recursos presentados por los usuarios.
- Prestar apoyo en el �rea contable en todas las actividades relacionadas con la ordenaci�n y el reconocimiento de los gastos que efect�e la entidad
- Hacer las llamadas telef�nicas que le sean solicitadas y transmitir las comunicaciones y documentos que le sean solicitados.
- Colaborar con el �rea contable alimentando el sistema de facturaci�n con la informaci�n tomada en el proceso de lectura de consumos, as� como las novedades del registro de suscriptores.
- Administrar el proceso de compras y suministros, desarrollando una relaci�n con proveedores confiables en cuanto a calidad, precio, servicio y oportunidad de entregas.
- Recibir los mensajes telef�nicos, tomar nota de ellos y transmitirlos a las personas interesadas.
- Efectuar los descuentos por retenci�n en la fuente a que haya lugar.
- Atender a todos los clientes que presentan alg�n tipo de solicitud, personal o telef�nicamente y suministrarles la informaci�n requerida, seg�n los procedimientos existentes y propender por la pronta soluci�n a sus inquietudes.
- Las dem�s funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del empleo.
- Recibir, tramitar, apoyar y hacer seguimiento de la soluci�n de las peticiones, quejas y recursos que presenten los suscriptores, usuarios y clientes potenciales de los servicios prestados por la entidad.
- Llevar todos los registros contables que sean necesarios que correspondan a la unidad.
- Asesorar a los usuarios y suscriptores que lo soliciten sobre el procedimiento de reclamaci�n establecido por la empresa, indic�ndoles los tr�mites o pasos que se deban seguir.
- Hacer entrega de los elementos, �tiles, materiales, herramientas, insumos qu�micos, entre otros, a los empleados que lo soliciten, atendiendo los procedimientos de la unidad.
- Preparar agendas de trabajo.
- Recibir, radicar y tramitar ante quien corresponda, la correspondencia y dem�s documentos que le sean entregados.
- Establecer prioridades de trabajo, delegar trabajo en personal de apoyo y garantizar que los plazos y tr�mites se cumplan.
- Apoyar al personal t�cnico de la empresa con informaci�n, para la realizaci�n de las actividades de programaci�n y control de los procesos de lectura de consumos, entrega de facturas, anotaci�n de novedades, visitas domiciliarias; revisi�n, reparaci�n y cambio de medidores, detecci�n de fugas, instalaci�n de nuevas acometidas, cortes y reconexiones, entre otros.
- Mantener actualizado el inventario y obtener est�ndares de consumos que faciliten la elaboraci�n del Plan Anual de Compras.
- Registrar en el sistema de facturaci�n que posea la empresa, las novedades, modificaciones o correcciones a que haya lugar, despu�s de haberse dado el tr�mite correspondiente o las peticiones, quejas y recursos presentados por los usuarios, previo conocimiento del Jefe de la Unidad.
- Diligenciar y tramitar los formatos de entradas y salidas de elementos del almac�n, contando en cada caso con la autorizaci�n de su superior.
- Colaborar en la programaci�n, control y supervisi�n de las actividades de recibo, almacenamiento, conservaci�n, entrega, inventario y realizaci�n de pedidos de bienes, suministros, herramientas, insumos, materiales y dem�s elementos que se manejan en el almac�n.
- Mantener ordenado y actualizado el archivo y remitirlo al archivo general cuando corresponda.
- Planear y coordinar servicios para la oficina, como distribuci�n de espacios, equipos, suministros, disposici�n de bienes, parqueaderos y servicios de mantenimiento y seguridad.
- Llevar una detallada relaci�n de las peticiones, quejas y recursos presentados, el tr�mite, el tiempo y tipo de respuesta que se les haya dado, la causal del reclamo y apoyar a la gerencia en la preparaci�n de los informes que sobre el particular le sean solicitados a la empresa por parte de los organismos de control y vigilancia.
- Realizar el cuadre y cierre de los libros contables debidamente soportados.
- Responder por la elaboraci�n y mantenimiento actualizado del cat�logo de elementos, insumos y herramientas que son de uso frecuente de la empresa, as� como por la existencia y actualizaci�n de un registro de proponentes actualizado.
- Coordinar y velar por procesos administrativos de la oficina, revisar, evaluar e implementar nuevos procedimientos.
- Cumplir con el reglamento interno de trabajo y dem�s normas de la entidad, lo mismo que realizar otras funciones relacionadas con el cargo y asignadas por el jefe inmediato.
- Apoyar las actividades de compra y elaboraci�n de contratos de trabajo y suministro, de prestaci�n de servicios que necesite contratar la unidad, �rdenes de pedido y los dem�s que sean solicitados por la jefatura de la unidad.
- Colaborar con el Jefe de Unidad en la preparaci�n de los informes peri�dicos que deban rendirse ante los organismos de vigilancia y control de la empresa.
- Contestar la correspondencia que le sea encomendada, siguiendo las instrucciones de su superior.
- Verificar que las cantidades, calidades, precios y especificaciones de los elementos que se reciben en el almac�n se ajusten a las �rdenes de compra, contratos y pedidos autorizados por la gerencia.
- Hacer el registro de suscriptores, ingresar los datos al sistema.