Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar el ejercicio de las funciones de los secretarios de despacho, así como del personal profesional y técnico, con el objeto de facilitar el desarrollo de sus actividades
Entidad
Alcaldia Siachoque.
Requisitos de estudios
Cuatro (4) años de educación secundaria.
Requisitos de experiencia
Seis (06) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Velar por el buen uso, mantenimiento del equipo y muebles de oficina a su cargo.
- Llevar y mantener ordenados y actualizados los registros y archivos de carácter técnico, administrativo y financiero de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos, y las tablas de retención documental y demás normas de archivo vigentes.
- Recibir y atender las llamadas telefónicas, despachando aquellas que, por su naturaleza, puedan ser resueltas inmediatamente, o transmitirlas cuando los asuntos deban ser conocidos por el jefe inmediato, de acuerdo con sus instrucciones, y tomar los mensajes correspondientes cuando el superior inmediato se retire temporalmente de su lugar de trabajo.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar con diligencia, documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos, y las tablas de retención documental y demás normas de archivo vigentes.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de trabajo de desempeño del empleo.
- Transcribir cartas, circulares, memorandos y demás documentos que le sean solicitados físicamente o a través del medio electrónico más expedito del que se disponga, observando las normas técnicas de presentación de trabajos.
- Colaborar con la organización logística de los eventos que realice la dependencia.
- Cumplir las normas orgánicas de la Alcaldía y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Rendir informes periódicos al Jefe Inmediato en relación con el desarrollo de las anteriores funciones.
- Elaborar cuadros, diagramas, gráficos, presentaciones, esquemas y demás documentos explicativos solicitados por el jefe inmediato.
- Proyectar para la revisión y firma del jefe inmediato, los documentos y respuestas requeridos para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los modelos diseñados y/o parámetros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el Superior Inmediato observando las normas y técnicas de oficina.
- Mantener actualizado el directorio de personas y entidades públicas y privadas con quienes la dependencia tenga frecuentes relaciones de comunicación y trabajo.
- Colaborar a los diversos visitantes o usuarios que ingresen a su sitio de trabajo, indicándoles con exactitud el sitio en donde pueden ser atendidos oportunamente por el personal al servicio de la Alcaldía.
- Apoyar el ejercicio de las funciones de los Secretarios de Despacho, así como del personal profesional y técnico, con el objeto de facilitar el desarrollo de las actividades.