Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar y ejecutar actividades en el desarrollo de procesos y procedimientos, manejos de bases de datos y sistemas de información como labores técnicas misionales y de apoyo en la dependencia donde se requiera el empleo, y apoyar el ejercicio de las funciones de los secretarios de despacho, los jefes oficina, los funcionarios del nivel profesional y técnico, en la redacción, organización, y archivo de documentos, con el objeto de facilitar el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de la misión
Entidad
Alcaldia Siachoque.
Requisitos de estudios
Acreditar título de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Actualizar las bases de datos existentes y adelantar las actuaciones necesarias para que la dependencia cuente con información confiable para el desarrollo de las actividades administrativas.
- Participar en los programas de capacitación para los cuales haya sido seleccionado realizar las prácticas y rendir los informes correspondientes a ellas.
- Aportar con actividades de ejecución y trámite para que las funciones de la dependencia se cumplan de acuerdo con los principios de eficiencia y eficacia administrativa, economía y equidad procesal y procedimental.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Rendir informes periódicos al Jefe Inmediato en relación con el desarrollo de las anteriores funciones.
- Colaborar con la organización logística de los eventos que realice la dependencia.
- Recibir y atender las llamadas telefónicas, despachando aquellas que, por su naturaleza, puedan ser resueltas inmediatamente, o transmitirlas cuando los asuntos deban ser conocidos por el jefe inmediato, de acuerdo con sus instrucciones, y tomar los mensajes correspondientes cuando el superior inmediato se retire temporalmente de su lugar de trabajo.
- Mantener actualizado el directorio de personas y entidades públicas y privadas con quienes la dependencia tenga frecuentes relaciones de comunicación y trabajo.
- Clasificar información, documentos y llevar el control de los mismos en sistemas de información que maneje la dependencia a la que se vincule.
- Colaborar en la elaboración de los diferentes informes, recibir llamadas telefónicas, mensajes escritos o electrónicos y apoyar en la organización de las actividades logísticas y asistenciales que se requieran en la dependencia.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de trabajo de desempeño del empleo.
- Abrir bases de datos con información que permita recoger información primaria para la dependencia donde se encuentre ubicado el empleo.
- Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del empleo.
- Informar oportunamente al superior inmediato sobre las anormalidades que encuentre en la ejecución de las obras y en general en el desarrollo de sus actividades.
- Agregar la información de apoyo necesaria que requiera la dependencia para soportar cada acto de la administración.
- Adelantar las actuaciones dentro de los términos estipulados en la constitución, ley, el reglamento, las disposiciones y ordenes internas y lograr satisfacer las necesidades de servicios que tienen los usuarios internos y externos de la entidad, en especial la comunidad y que estén a cargo de su dependencia.
- Brindar al usuario información sobre su trámite o solicitud una vez ha sido radica en la dependencia.
- Apoyar el controlar y administración de los inventarios de equipos y elementos de oficina, suministros, vehículos y demás bienes muebles e inmuebles de propiedad de la administración.
- Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial o que implique abuso indebido del cargo o función.
- Digitar los formatos de las diferentes operaciones que se realizan en la dependencia.
- Presentar informes de carácter técnico y estadístico de acuerdo con instrucciones recibidas.
- Entregar a tiempo la información que requiera la dependencia y apoyar la digitación de aquella que se solicite.
- Canalizar la información que se requiera de otras dependencias para adelantar actuaciones y llevar un registro de las actuaciones radicadas para tramite en la dependencia a la que este adscrito.
- Apoyar en la contestación a los requerimientos hechos por los diferentes entes de control.
- Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio.
- Administrar y responder por el proceso de producción, recepción, archivo y trámite de correspondencia interna y externa radicada en la dependencia, así como su adecuada ubicación, codificación, clasificación y manejo documental.
- Efectuar la recepción, radicación y trámite de los documentos necesarios para la ejecución de actividades de otros niveles jerárquicos.
- Cumplir las normas orgánicas de la Alcaldía y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.
- Elaborar para la firma y expedición del jefe de dependencia certificados, constancias, y demás información y hacerlo de manera rápida, veraz, confiable y clara.
- Desarrollar actividades de apoyo en la ejecución de actividades en procesos y procedimientos donde se encuentre ubicado el empleo, conocer sus funciones, trámites y cooperar en su ejecución.
- Implementar, dirigir y controlar los servicios de atención al público, recepción, archivo, conservación, distribución y trámite de documentos, información.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos e informes técnicos que se tramitan en la dependencia y que se encuentran a su cargo, de acuerdo con las normas de archivo y gestión documental y procedimientos establecidos.
- Adelantar el trámite de actividades y procesos que le solicite en la dependencia que se ubique de conformidad con las asignaciones de funciones hechas y teniendo en cuenta su nivel jerárquico de empleo.
- Elaborar documentos, transcribir escritos, cartas, oficios, llevar agenda y las demás actividades de apoyo para la ejecución de actividades de otros niveles.
- Administrar las series documentales del archivo de gestión y procurar la adecuación de los documentos según series, subseries y tipologías documentales.
- Dedicar la cantidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas.
- Elaborar cuadros, diagramas, gráficos, presentaciones, esquemas y demás documentos explicativos solicitados por el jefe inmediato.
- Adelantar las actuaciones necesarias para la conservación y mantenimiento de bienes y enseres del Municipio.
- Aplicar, tabular y filtrar la información que se recoja a través de encuestas estadísticas, entrevistas entre otros medios que permita a la dependencia saber de la situación actual del sector o de los usuarios que atiende.
- Ejecutar actividades de orden operativo, logístico asistencial, y de apoyo al desempeño de la dependencia.
- Administrar bases de datos y sistemas de información y apoyar la elaboración de cuadros, informes, estadísticas y datos relacionados con las actividades propias de la dependencia.
- Atender al público, orientar a los usuarios y suministrar la información de carácter general que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos que con ese carácter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.