Cómo usar "time-blocking" para eliminar las distracciones y estudiar mejor

Sabemos que el tiempo es un recurso finito, que equilibrar responsabilidades en nuestro trabajo, hogar y estudio a veces no es fácil.

Pase lo que pase ¡siempre quedan las mismas 24 horas del día!
Pero si planificamos con anticipación y usamos nuestro tiempo estratégicamente, podremos lograr más y disfrutar de más tiempo libre.

Si se usa correctamente, «time-blocking» o trabajo por bloques de tiempo, puede ayudarnos a aumentar drásticamente nuestra productividad en el estudio, trabajo y vida familiar.

Pero los beneficios de «time-blocking» no se limitan a una mayor productividad.

Como estudiante, «time-blocking» puede ayudarnos a cumplir con plazos, estar mejor preparados para los exámenes y encontrar más tiempo para las cosas que disfrutamos.

¿Qué es «time-blocking»?

«Time-blocking» es un ejercicio simple de productividad en donde lo único que se necesita es un calendario, ya sea en papel, teléfono o computador.

Es la práctica de programar todo nuestro día, incluyendo el tiempo de estudio, los proyectos de trabajo y el tiempo personal.

Simplemente marcamos o asignamos bloques de tiempo a nuestro calendario diario para todas aquellas tareas que tenemos que hacer.

Lo más importante y lo que lo diferencia de las listas de tareas es que, durante este bloque de tiempo, sólo se trabaja en una tarea específica.

No significa «terminar una tarea»; significa «trabajar durante este bloque de tiempo en una tarea hasta que se termine el tiempo asignado», luego se comienza con la siguiente, y así sucesivamente.

Dejamos que nuestro calendario sea el líder, de esta manera no tenemos que pensar en ¿qué debemos hacer a continuación?

¿Cómo programar nuestro día con «time-blocking»?

La ventaja de este método es que funciona para cualquier persona, desde un padre de familia, hasta un dueño de un negocio o inclusive estudiantes.

1. Escoge tu calendario

Puedes utilizar un calendario en papel o usar uno digital como Google Calendar. Lo importante es que puedas marcar bloques de tiempo durante el día.

2. Marcar tu tiempo de trabajo fijo

Lo primero que se debe marcar o bloquear en nuestro calendario es el tiempo en el trabajo, o el tiempo de estudio si tienes un horario fijo.

En otras palabras, programar nuestro trabajo fijo primero.

Esto nos dará una mejor visión del tiempo tenemos libre o podemos asignar.

Para alguien que trabaja desde casa o que es padre o madre de familia, este tiempo se pueden asignar pensando en las tareas que se realizan a la misma hora todos los días, como por ejemplo: llevar los niños a la escuela o ir al mercado, entre otros.

3. Agrupa tareas similares

Dependiendo de tu tipo de trabajo y las circunstancias, lo siguiente que debes hacer es segmentar el tiempo de trabajo, agrupando tareas similares y asignando un bloque de tiempo para cada actividad.

Por ejemplo dedicar exclusivamente un bloque de tiempo a responder correos electrónicos o a reuniones con clientes durante dos días de la semana, otro bloque para tareas administrativas, tiempo creativo o gestión de proyectos.

Al agrupar tareas similares reducimos el tiempo que le toma a nuestro cerebro cambiar entre actividades y volverse a enfocar.

4. Tiempo personal

Además del día de trabajo, también es importante programar nuestro tiempo personal.

Si no hacemos algo específico todas las semanas, simplemente podemos separarlo o marcarlo como «tiempo personal».

Este tiempo puede dividirse aún más pensando en lo que hacemos todas las noches después del trabajo o al inicio de la mañana, como por ejemplo: pasear el perro, prepararse para ir al trabajo, cocinar, ayudar con las tareas a los niños o estudiar, entre otros.

Una vez planifiques tu trabajo y actividades personales, podrás ver tu día completo. Esto te ayudará a refinar aún más tu agenda, para así incorporar tiempo para otras actividades necesarias.

5. Programa tus metas y objetivos

Es posible trabajar en cualquier objetivo adicional que se tenga si designamos un momento para ello.

Después de revisar nuestro calendario, podemos observar dónde podemos encajar tiempo de manera factible para trabajar en una meta u objetivo.

Por ejemplo estudiar un curso virtual 2 veces a la semana durante 60 minutos antes de acostarse o durante la mañana antes de ir al trabajo.

Determinar un tiempo para nuestras metas y objetivos puede darnos el permiso que estábamos esperando para realmente esforzarnos en alcanzarlos.

A veces es difícil darnos cuenta cómo podemos tener tiempo para proyectos adicionales, cuando nuestra semana regular parece estar tan llena.
Sin embargo, al programar todo, podemos visualizar mejor nuestro tiempo, reorganizar algunas tareas y hacer hacer que todo funcione.

6. Ten en cuenta del tiempo «perdido»

Además de separar tiempo para nuestro trabajo habitual, también debemos tener en cuenta aquello que hacemos diariamente y que nos toma tiempo.

Esto incluye levantarse, prepararse por la mañana para ir a trabajar y nuestro transporte diario.

Al tener en cuenta estas actividades, podemos ver dónde comienza y termina realmente nuestro día de trabajo.

7. Program pausas y descansos

Recuerda, somos humanos, no robots.

En nuestra búsqueda interminable de productividad, es fácil tratar de programar cada momento posible del día con la mayor precisión posible.

Pero el hecho es que trabajamos mejor cuando tenemos un poco de tiempo de inactividad, o bloque de descanso entre periodos de alta concentración.

Muchas investigaciones han demostrado que cuando tomamos descansos, podemos mejorar desde nuestra capacidad de atención hasta la creatividad y la productividad.

Es necesario trabajar dentro de nuestro bloque de tiempo usando técnicas que nos permitan tener un periodo de concentración intensa y descansos cortos.

Utilizar métodos de «timeboxing» puede ayudarnos a mantener nuestra concentración y a tomar los descanso necesarios.

8. Ten en cuenta el tiempo extra necesario

Darnos un poco de tiempo extra entre cada bloque de tiempo es importante.

Es mejor no programar bloques de tiempo consecutivos, en su lugar, agrega de 15 a 30 minutos de tiempo de amortiguación entre cada uno de ellos.

De esta manera, si necesitas tiempo adicional no te quedarás atrás ni sentirás estrés sabiendo que tienes tiempo para terminar.

También puedes programar un bloque de tiempo vacío cada día para mayor flexibilidad.

Este tiempo te servirá para utilizarlo en tareas inesperadas o que no pudiste completar.

¿Por qué es efectivo «time-blocking»?

Cuando planeamos nuestro calendario usando «time-blocking» podemos notar que priorizamos mejor, realizamos la tarea más importante de manera más rápida y exhaustiva.

Esto se debe a que no estamos dividiendo nuestra atención entre 10 tareas diferentes. En cambio dedicamos el 100 por ciento de nuestro enfoque en una tarea específica.

Al agrupar tareas similares podemos hacer más y reducimos el tiempo que le toma a nuestro cerebro cambiar entre actividades y volverse a enfocar.

Otros beneficios de «time-blocking» son:

• Promueve el enfoque mientras combate la procrastinación.
• Nos ayuda a equilibrar las tareas urgentes e importantes.
• Cuando sabemos que tenemos una cantidad específica de tiempo para completar una tarea, es más probable que la hagamos.
• Nos obliga a comprometernos con nuestras prioridades.
• Nos ayuda a ser más realistas con nuestro tiempo para no sobreestimar o subestimar cuánto tiempo tomará completar una tarea.
• Nos permite decir «no» sin sentirnos culpables, ya que sabemos cuándo estamos disponibles y cuándo no.

Consejos para cuando decidas usar «time-blocking»

• No olvides agregar bloques para la planificación. Dado que el «time-blocking» se trata de programación y planificación avanzada, ¡también debes dedicar tiempo para esto!
• Puedes comenzar programando un sólo día de la semana para ver si este método funciona para ti.
• Ajusta el calendario diariamente para mejorarlo de acuerdo a lo que se hiciste y lo que realmente planeaste.
• Puedes usar un calendario en papel o digital para realizar un seguimiento de tu tiempo.
• Codifica por colores tu calendario. Marca diferentes bloques de tiempo con colores que te sirvan como ayuda visual.
• Comparte tu calendario con familiares, amigos y compañeros de trabajo. Para que tu horario funcione, otras personas deben aprender a respetarlo. No esperes que todos se moldeen a tus horarios. Antes de planear, asegúrate de que tu bloque no cause problemas de programación con alguien con quien trabajes o vivas.
• ¡Evita las distracciones! Cuando estés en medio de bloque de tiempo es importante que sólo te concentres en la tarea que tienes por delante. Pon tu teléfono en silencio, minimiza el ruido de fondo y apaga las notificaciones para tus redes sociales y correo electrónico.
• Haz seguimiento de tu productividad para ver si «time-blocking» funciona para ti. Registra cuánto tiempo te lleva realizar cada bloque al principio y al final de cada ciclo.
• Usa un temporizador mientras trabajas para mantenerte dentro del horario.
• No te desanimes si no puedes seguir el horario, algunas veces la vida es impredecible. Trata de hacer lo posible por seguir tu plan, y al final del día revísalo y adáptalo.

Conclusión

Al principio, «time-blocking» puede parecer complicado y por qué no, abrumador, pero esta estrategia de gestión del tiempo puede brindarnos la mejor manera de reconocer en realidad en qué estamos usando nuestro tiempo y su efectividad.

Nos permite ver dónde tenemos tiempo para trabajar en nuestras metas y objetivos y dónde necesitamos replantear horas de trabajo o personales.

Incluso si no usas «time-blocking» como una adición permanente a tu calendario, este puede ser un ejercicio interesante para saber a dónde va realmente tu tiempo cada día.