Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Llevar conforme a las normas establecidas o las instrucciones que le hayan sido impartidas por su superior el archivo central del municipio.
Entidad
Alcaldia Venecia.
Requisitos de estudios
Título técnico en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en bibliotecología (técnico en archivo)
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Elaborar informes para los entes de control y vigilancia y la empresa.
- Elaborar y actualizar las bases de datos creadas de algunos documentos.
- Recibir y verificar las transferencias documentales que mandan los archivos de Gestión al Archivo Central.
- Elaborar el inventario documental del archivo Central.
- Solicitar y exigir los inventarios documentales de los archivos de gestión de la empresa.
- Revisar los inventarios por entrega del cargo y expedir el PAZ Y SALVO a los funcionarios.
- Ubicar geográficamente los documentos transferidos al archivo
- Elaboración de las actas de depuración de los documentos que cumplieron con las TRD y TVD.
- Buscar y consultar documentos que requieran las diferentes dependencias del municipio y los usuarios externos
- Hacer procesos de selección de documentos según las TRD
- Recepcionar la correspondencia
- Imprimir planillas por cada tipo de correspondencia
- vigilar el trámite de los documentos de la empresa.
- Organizar, rotular y describir las carpetas por cada tipo de correspondencia.
- Revisar el trabajo realizado en la ventanilla única del archivo central
- Llevar las planillas de devoluciones de documentos por correo 472
- Foliar las unidades documentales que están en el archivo central.
- Ordenar los documentos del archivo de gestión teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental (TRD)
- Legajar, describir, y rotular los documentos de acuerdo a los procesos de clasificación.
- Detectar los documentos afectados por agentes biológicos.
- Reparar documentos que se encuentran en mal estado
- Revisar expedientes de correspondencia enviada y planillas de entrega de documentos.
- Coordinar y hacer seguimiento a las Tablas de Retención Documental (TRD)
- Organizar y convocar el Comité de archivo de la empresa
- Organizar los listados para la eliminación de documentos.
- Elaborar las actas de comité de archivo.
- Elaborar el reglamento de archivo de la empresa.
- Elaborar el Programa de Gestión Documental.
- Actualizar las Tablas de Retención Documental (TRD)
- Aplicar las Tablas de Valoración Documental (TVD) en la organización de los fondos acumulados.
- Responder los derechos de petición que se hace al archivo central.
- Hacer el proyecto de modernización del archivo central.
- Gestionar los recursos para la modernización del archivo.
- Escanear y digitalizar el archivo central.
- Asesorar a los entes públicos y privados que prestan un servicio público en todo lo relacionado con la archivística en el municipio.
- Asesorar y acompañar a todos los archivos de gestión de la empresa de acuerdo con la normatividad vigente.
- Citar y reunir a los integrantes del consejo municipal de archivos.
- Capacitar a los funcionarios sobre el programa de gestión documental de la empresa.
- Ejecutar la conservación y eliminación de aquella documentación que ha indicado el Comité de Archivo de la empresa, en aplicación del programa Gestión Documental.
- Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos de acuerdo con las normas establecidas por el archivo general de la nación, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.
- Controlar y el préstamo de los documentos que se realizan a otra dependencia externa.
- Mantener en perfecto estado los equipos de oficina a su cargo.
- Las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por superior inmediato.
- Clasificar, ordenar, valorar y organizar los documentos de las diferentes series y sub series documentales aplicando las TRD y llenar el formato que se requiere en este proceso.
- Realizar la gestión del trámite requerido para legalizar los registros de marca de ganado
- Digitalizar los registros de marca de ganado en la base de datos.
- Legajar el registro en la carpeta de esta subserie documental y guardarlo.
- Organizar el archivo histórico del archivo central o general.
- Preparar las transferencias para el archivo histórico.
- Citar a reunión a todas las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos a que hagan parte del archivo histórico.
- Organizar y elaborar el plan de acción del archivo central.
- Hacer seguimiento a los derechos de petición de la empresa.