Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APLICAR LOS SISTEMAS DE REGISTRO Y CONTROL DE TODOS LOS ELEMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES, QUE INGRESAN A LA ALCALDIA MUNICIPAL.
APOYAR DESDE EL CAMPO DE SU ESPECIALIDAD EL CABAL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y DENTRO DEL MARCO DE LOS PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE EFICACIA Y EFICIENCIA, ADEMAS DEBERA ANALIZAR, CONTROLAR Y REGISTRAR LOS DOCUMENTOS QUE INGRESAN Y SALEN DEL MUNICIPIO, CON EL FIN DE GARANTIZAR UNA OPORTUNA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES PRESENTADAS POR LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.
APOYAR EL SISTEMA TECNICO PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DOCUMENTALES CONFORME A LAS NORMAS; AL IGUAL QUE BRINDAR APOYO EN LA GENERACION DE INFORMES, REGISTROS, MANEJO DE ARCHIVOS, MATERIALES, VERIFICACION, TRAMITACION Y CLASIFICACION DE INFORMACION, EN EL MARCO DE LA MISION Y VISION DEL
MUNICIPIO.
Entidad
Alcaldia Dorado.
Requisitos de estudios
Titulación Técnica en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia en áreas afines al cargo
Funciones del cargo
- RESPONDER POR LA SEGURIDAD DE LOS ELEMENTOS. EQUIPOS MATERIALES,DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CARACTER MANUAL, MECANICO O ELECTRICO Y ADOPTAR MECANISMOS PARA SU CONSERVACION, EL BUEN USO, EVITAR LOS HURTOS Y EL DETERIORO DE LOS MISMOS.
- RESPONDER POR LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION CONTENIDA EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD
- REVISAR, CLASIFICAR Y ARCHIVAR DOCUMENTOS PROCEDENTES DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS, PROCURANDO LA ADECUADA Y PERMANENTE ACTUALIZACION DEL ARCHIVO
- DISEÑAR, ESTABLECER, PREPARAR, ORGANIZAR Y DIRIGIR EL SISTEMA DE ARCHIVO CONFORME A LAS NORMAS Y TECNICAS MODERNAS.
- DIRIGIR, SUPERVISAR PROMOVER Y PARTICIPAR EN ESTUDIOS E INVESTIGACIONES QUE PERMITAN MEJORAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA.
- ALIMENTAR LOS DIFERENTES APLICATIVOS RELATIVOS AL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
- COLABORAR CON EL SUPERIOR INMEDIATO EN LLEVAR ACTUALIZADO EL INVENTARIO GENERAL DE LOS ACTIVOS DEL MUNICIPIO Y CONFRONTAR LAS EXISTENCIAS FISICAS CON LOS REGISTROS.
- RESERVAR Y DAR BUEN MANEJO A LA INFORMACION DE SEGURIDAD Y TODA AQUELLA
- ENTENDIDA COMO CONFIDENCIAL A LA QUE ACCEDA POR RAZON A SU CARGO
- TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE BAJA DE LOS ELEMENTOS O EQUIPOS DETERIORADOS POR DIFERENTES CAUSAS, CON LA SUPERVISION DEL SUPERIOR INMEDIATO.
- ELABORAR Y ACTUALIZAR LA LISTA DE PROVEEDORES DEL MUNICIPIO.
- PRESENTAR PROPUESTAS E IMPLEMENTAR PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DEL SERVICIO ARCHIVISTICO.
- RACIONALIZAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS. 22.EJERCER EL AUTOCONTROL EN TODAS LAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS
- ELABORAR LOS CUADROS ESTADISTICOS Y ENVIAR A LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL EL INFORME DE CUENTAS Y EL INVENTARIO GENERAL DE ALMACEN.
- EJERCER EL AUTOCONTROL EN TODAS LAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS Y CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DEL CARGO
- CON EL FIN DE CONTRIBUIR EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS ESTABLECIDAS PARA LA DEPENDENCIA.
- ELABORAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL A 22 DE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS O EQUIPOS ASIGNADOS A LOS SERVIDORES PUBLICOS Y HACERLOS FIRMAR PARA QUE SE HAGAN RESPONSABLES.
- COORDINAR CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y CON EL DEPARTAMENTO ACERCA DE LA CONSERVACION, CLASIFICACION, RESTAURACION Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO MUNICIPAL.
- ANALIZAR, CONCEPTUAR Y SUGERIR SOBRE LAS COTIZACIONES PRESENTADAS A LOS PROVEEDORES.
- REALIZAR LA DISTRIBUCION Y ENTREGA DE LOS ELEMENTOS Y EQUIPOS DE ACUERDO CON LAS SOLICITUDES FORMULADAS POR LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION.
- SUMINISTRAR INFORMACION OPORTUNA DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVADOS Y EXPEDIR SU RESPECTIVO COMPROBANTE..
- PARTICIPAR EN COORDINACION CON EL ALCALDE Y LA SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL EN LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL PLAN GENERAL DE COMPRAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- RECIBIR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS QUE INGRESAN Y SALEN DEL MUNICIPIO
- RENDIR LOS INFORMES SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS CON LA PRIORIDAD Y OPORTUNIDAD REQUERIDA.
- VERIFICAR LA CALIDAD Y CANTIDAD DE ELEMENTOS QUE DEBEN INGRESAR AL ALMACEN DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES REALES.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE DE ACUERDO CON EL NIVEL, NATURALEZA Y AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO
- ELABORAR LOS CONTRATOS Y ORDENES DE SUMINISTRO CON EL APOYO DEL JURIDICO.
- LLEVAR CONTROLES PERIODICOS SOBRE EL CONSUMO DE ELEMENTOS CON EL FIN DE DETERMINAR SU NECESIDAD REAL Y SOLICITAR OPORTUNAMENTE A LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL PARA PRESENTAR EL PROGRAMA DE REQUERIMIENTOS CORRESPONDIENTES.
- DISPONER Y ORGANIZAR MATERIALES Y EQUIPOS, INSTALACIONES Y DEMAS ASPECTOS QUE SE REQUIERAN PARA LA CELEBRACION DE EVENTOS DE CARACTER INSTITUCIONAL.
- ELABORAR CUADROS ESTADISTICOS SOBRE INGRESOS Y EGRESOS DE ELEMENTOS DE ALMACEN Y MANTENER ACTUALIZADO EL CARDEX O PROGRAMA.
- GARANTIZAR PORQUE SE CUMPLA EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
- PROPONER PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS PARA OPTIMIZAR LA REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL MANEJO ADECUADO DE LA DOCUMENTACION
- AUTORIZAR Y EXPEDIR COPIAS DE DOCUMENTOS PREVIA SOLICITUD QUE INDIQUE SU DESTINO
- SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y PONERLO AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR INFORMACION O DOCUMENTOS QUE LE SEAN SOLICITADOS, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DISTRIBUIR, ORGANIZAR Y CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS REMITIDOS AL ARCHIVO CENTRAL DE TODAS LAS DEPENDENCIAS MUNICIPAL.
- LLEVAR A CABO LA CODIFICACION, CLASIFICACION E IDENTIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE ALMACEN.
- ELABORAR Y MANTENER AL DIA LOS INVENTARIOS EN LIBROS, CARDEX O SISTEMA DEACUERDO A LAS NORMAS VIGENTES.
- ARCHIVAR ORDENES DE PEDIDO Y SUMINISTRO DE ALMACEN.
- DISEÑAR Y APLICAR PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS CONFORME A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TECNICOS.
- ELABORAR MENSUALMENTE, LA CUENTA DE MOVIMIENTO DE ALMACEN Y SOMETERLO A CONSIDERACION DEL SUPERIOR INMEDIATO.
- MANTENER BAJO ABSOLUTA RESERVA LOS DOCUMENTOS BAJO SU CUSTODIA.
- RESPONDER POR LA SEGURIDAD DE ELEMENTOS, DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CARACTER MANUAL, MECANICO O ELECTRONICO Y ADOPTAR MECANISMOS PARA LA CONSERVACION, EL BUEN USO, EVITAR PERDIDA, HURTOS O EL DETERIORO DE LOS MISMOS
- APLICAR EN EL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES LOS PRINCIPIOS DE IMPARCIALIDAD, MORALIDAD Y TRANSPARENCIA CONTENIDOS EN EL ARTICULO 24 DE LA LEY 80 DE 1993.