Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ATENDER, CUSTODIAR, Y ORGANIZAR EL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE ZONA BANANERA
Entidad
Alcaldia Zona Bananera.
Requisitos de estudios
Titulo Técnico o Tecnólogo
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- sistematizar y digitar la correspondencia de la Alcaldía
- Recepción de documentos en la ventanilla única de archivo y correspondencia (atención al cliente, empresario, mensajero, cliente interno recibiendo el documento).
- Llenar la ficha de préstamo de documentos a las dependencias de la Administración Municipal.
- Buscar la información documental requerida por las entidades fiscalizadoras, Tribunal Contencioso Administrativo, juzgados y fiscalías
- Elaborar los registros de marca de hierro quemador.
- Darle a conocer y ayudarle a resolver al Señor Alcalde los asuntos administrativos importantes de acuerdo a mi experiencia.
- Prevenir el material de archivo de factores de alteración como la humedad, temperatura, luz, polvo, insectos, desastres, roedores, inundaciones, incendios etc.
- Realizar actos administrativos como resoluciones, Decretos y demás Funciones ordenadas por el Secretario de Gobierno Municipal.
- Expedir las licencias de inhumación.
- Realizar los inventarios e índices generales del fondo documental y acumulado de las series documentales. Organizar y leer la correspondencia interna y externa que entra y sale diariamente a la administración Municipal.
- Elaborar el programa de gestión documental.
- Llevar personalmente los libros legados de archivo a la fotocopiadora.
- Realizar los préstamos de los documentos a clientes externos e internos.
- Capacitar periódicamente, sobre la organización de archivos y normatividad archivística a los funcionarios de la Administración Municipal.
- Llevar y mantener actualizado el archivo central y realizar un seguimiento a los archivos de gestión de la administración
- Elaborar actas de aprobación de las tablas de retención documental, del comité de archivo municipal y de eliminación documental.
- Realizar y aplicar la elaboración de las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
- Recibir las transferencias documentales emanadas de los archivos de gestión de la Alcaldía Municipal.
- Recepcionar, radicar, numerar, digitar, clasificar, seleccionar, custodiar, distribuir, valorar, organizar y ordenar el fondo documental y acumulado del archivo.
- Diligenciar las planillas de registro y control de correspondencia recibida y despachada de la alcaldía.
- Llevar los libros radicadores de correspondencia.
- Prevenir el deterioro de los documentos del archivo general del Municipio.
- Conservar y organizar las copias de las comunicaciones internas que se originan en la entidad.
- Ayudar y colaborar con el Asesor Jurídico a responder Derechos de Petición y Acciones de Tutelas.
- Expedir certificados de tiempo de servicio de ex funcionarios solicitadas por entidades, fondos de pensiones o directamente por las personas autorizadas.
- Realizar el informe de gestión o plan de acción de la oficina del archivo central del Municipio de Zona Bananera.