Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APOYAR Y DESARROLLAR CON EL EQUIPO DE TRABAJO LAS LABORES ARCHIVISTICAS QUE PERMITAN IDENTIFICAR, IMPLEMENTAR Y MANTENER LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUCIONAL.
Entidad
Alcaldia Baudo.
Requisitos de estudios
Título en formación técnica profesional en disciplina académicas del núcleo básico de conocimiento en: Archivo, Bibliotecología, otros de Ciencias Sociales y Humanas
Requisitos de experiencia
Doce meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- GUARGUAR ABSOLUTA RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD EN RELACION CON TODA LA INFORMACION QUE MANEJE CON OCASION DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROYECTO Y DE LA ENTIDAD EN GENERAL, QUE LE SEA DADA A CONOCER CON OCASION DEL CONTRATO. ASI MISMO, LE ESTA PROHIBIDO DAR ACCESO O EXHIBIR EXPEDIENTES, DOCUMENTOS O ARCHIVOS A PERSONAS NO AUTORIZADAS.
- SU TOTAL RESPONSABILIDAD EL SISTEMA DE ARCHIVO MUNICIPAL, SIGUIENDO LOS PARAMETROS TECNICOS ADECUADOS, TANTO DE LOS DOCUMENTOS ESCRITOS, COMO LOS ARCHIVOS MAGNETICOS, LIBROS, REVISTAS, VIDEOS, PLANOS Y OTROS DOCUMENTOS QUE ALLEGUEN, SALGAN Y SE PRODUZCAN EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- APOYAR LA IMPLEMENTACION, DESARROLLO Y SOSTENIMIENTO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION INSTITUCIONAL EN OBSERVANCIA DE LAS RECOMENDACIONES REALIZADAS EN EL AMBITO DE SU COMPETENCIA.
- BRINDAR ASESORIA A LOS EMPLEADOS PUBLICOS PARA IMPLEMENTAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL DE ACUERDO LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA ELLOS.
- PROMOVER LA CREACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITE MUNICIPAL DE ARCHIVO DE LA PENDENCIA Y/O DE LA ENTIDAD.
- PARTICIPAR EN EL DISEÑO Y EJECUCION DE INSTRUMENTOS TECNICOS.
- COLABORAR EN LA ORGANIZACION, EJECUCION Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL CARGO Y DEL AREA DE DESEMPEÑO. REVISAR LOS DOCUMENTOS QUE SE LE ENCOMIENDEN, DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- APLICAR LOS CONOCIMIENTOS TECNICOS REQUERIDOS EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA DEPENDENCIA.
- VELAR POR LA CUSTODIA Y ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE CONTROL DE PRESTAMOS Y DEVOLUCION DE LOS MISMOS.
- LLEVAR A CABO LA RECEPCION, DISTRIBUCION, ORGANIZACION, CLASIFICACION, DIGITACION Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LOS EXPEDIENTES.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.
- REALIZAR DIARIAMENTE EL SEGUIMIENTO A LOS TRAMITES DE LA CORRESPONDENCIA QUE MANEJA EL DESPACHO DE LA DEPENDENCIA VELANDO POR SU DILIGENCIAMIENTO OPORTUNO.
- MANTENER ACTUALIZADO LOS SISTEMAS QUE SE IMPLEMENTEN PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
- APOYAR TODOS LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA IMPLEMENTACION Y ADMINISTRACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNIDAD.
- PROPICIAR UNA ORGANIZACION ARCHIVISTICA QUE PERMITA CONSERVAR PERMANENTEMENTE LOCALIZABLES LOS DOCUMENTOS GESTIONADOS, A TRAVES DEL ORDEN LOGICO DE LOS ANTECEDENTES PARA GARANTIZAR SU FACIL LOCALIZACION Y CONSULTA.
- COORDINAR Y ELABORAR CONVOCATORIAS A REUNIONES Y ACTIVIDADES QUE REQUIERE LA DEPENDENCIA.
- DISEÑAR Y PONER EN FUNCIONAMIENTO, BAJO LAS DIRECTRICES TECNICAS PERTINENTES, LOS MECANISMOS DE ENTREGA, RECIBO, ARCHIVO, SEGUIMIENTO Y CONSERVACION DE LAS CORRESPONDENCIAS ENVIADAS Y RECIBIDAS EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, EN LA DEPENDENCIA QUE OPERE.
- VELAR PORQUE SE HAGA LA ADECUADA APLICACION Y SEGUIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCION, ATENDIENDO LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR LA INSTITUCION A NIVEL NACIONAL.
- PREPARAR Y PRESENTAR INFORMES PERIODICOS SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
- ORGANIZAR Y ARCHIVAR DOCUMENTOS, PROYECTOS, PRESENTADOS AL CONCEJO MUNICIPAL AL IGUAL QUE LOS ACUERDOS MUNICIPALES.