Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR, CUSTODIAR Y DISTRIBUIR LOS BIENES QUE SE ADQUIEREN Y RECIBEN PARA ATENDER EL FUNCIONAMIENTO DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL E IMPLEMENTACION DE LAS POLITICAS Y DIRECTRICES ESTABLECIDAS PARA LA GESTION, CONSERVACION Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS Y MEMORIA INSTITUCIONAL DE LA GESTION MUNICIPAL, ADEMAS LIDERAR LAS ACCIONES NECESARIAS TENDIENTES AL SOSTENIMIENTO Y LA MEJORA CONTINUA DE LA LEY 594 DE 2000.
Entidad
Alcaldia San Pedro.
Requisitos de estudios
Título de Formación técnica o tecnológica en las disciplinas académicas de las siguientes Núcleos Básicos de Conocimiento, Economía, Administración, Contaduría y Afines. Área del Conocimiento relacionada con el cargo a ocupar. O Estudiante de segundo año de formación profesional en las disciplinas académicas de los siguientes Núcleos Básicos de Conocimiento, Economía, Administración, Contaduría y Afines
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia.
Funciones del cargo
- Asegurar la obtención de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de los procesos de la Administración Municipal.
- Realizar seguimiento a los contratos de comodato y arrendamiento de bienes.
- Recibir, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de sus características, marcas, modelos, series, tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las operaciones de ingreso.
- Clasificar la información y documentos que se produzcan en el área y/o la Secretaría a la cual se encuentra adscrito, conforme a las instrucciones recibidas y alimentar las bases de datos respectivas, informando oportunamente de las dificultades que se presentan y sugiriendo las alternativas de solución para las mismas.
- Analizar la rotación de inventarios y establecer puntos de control (máximo y mínimo de pedidos) para cada elemento de acuerdo con sus características y así, garantizar el suministro oportuno y fijar la cantidad óptima de almacenamiento.
- Registrar en el aplicativo de inventarios, los movimientos de entrada, salida de elementos o traspaso, y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias, de acuerdo con la clasificación y codificación establecida.
- Diseñar los mecanismos y acciones requeridas para la realización de los inventarios físicos de la Entidad y dada de baja de los que se determinen
- Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los procedimientos, normas y autorizaciones de la secretaría correspondiente
- Almacenar correctamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características.
- Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, por lo menos dos (2) veces al año o de acuerdo con las necesidades de la entidad.
- Adelantar estudios y presentar informes de carácter técnico y/o estadísticos.
- Organizar y actualizar la información técnica del área de desempeño laboral, con el fin de conformar el banco de datos que alimenta el sistema de información municipal.
- Colaborar en la búsqueda de los documentos solicitados por el equipo de trabajo.
- Aplicar los métodos, procedimientos e instrumentos del sistema integrado de gestión, para garantizar calidad en la prestación de servicios, así como eficiencia y eficacia en el ejercicio de la función pública.
- Velar por el servicio y custodia de los documentos del archivo central.
- Reportar oportuna y adecuadamente, a las áreas de Contabilidad Municipal los resúmenes de los saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén.
- Enviar oportunamente la información física y/o digital que se le solicite, sobre existencias y rotación de elementos para efectos relacionados con la póliza de seguros.
- Coordinar la administración de la información documental que entra y sale de la administración municipal.
- Almacenar materiales, materias primas en forma técnica y oportuna, y proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.
- Hacer inventario anual de las diferentes dependencias para confrontar las existencias físicas contra los registros de los sistemas de kardex y contables.
- Dar cumplimiento a los lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y participar en las actividades que se programen frente a estos temas.
- Aplicar los procesos técnicos que le sean solicitados para el mantenimiento y control de los proyectos, convenios, contratos y demás actos de la Secretaría a la cual se encuentra asignado.
- Dar un manejo adecuado y responsable a los equipos y útiles de trabajo.
- Informar de manera oportuna y clara los movimientos de bienes que se presentan al interior de las dependencias de la entidad en cumplimiento de salvaguardar los bienes, velar y controlar porque lo dispuesto por la Ley en materia de protección se cumpla para que se emitan o actualicen las pólizas correspondientes.
- Apoyar al coordinador del Grupo Administrativo, para que las adquisiciones se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando criterios de codificación, descripción, cantidad, calidad, características y unidad de medida de los elementos.
- Elaborar los informes de: Cuenta de almacén (trimestral), Estadísticas de consumo a contabilidad.
- Organizar y actualizar la información sobre los bienes muebles e inmuebles de propiedad del municipio, con el fin de verificar su funcionamiento, estado y uso.
- Aplicar el proceso de gestión documental y sus respectivos procedimientos.
- Proveer de bienes a los servidores públicos para el cabal cumplimiento de sus funciones teniendo presente las existencias (Solicitudes y pedidos)
- Contribuir y garantizar la implementación y mejoramiento de los Sistemas de Gestión de Calidad (MECI, SIG, SG-SST, Sistema de gestión Documental, entre otros).
- Generar mecanismos y herramientas para el diseño de trámites y facilitar la prestación de servicios con calidad por parte de la Administración Municipal.
- Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al año.
- Radicar y digitalizar toda la documentación que ingresa al archivo central.
- Responder por la conservación, seguridad e integridad y buen estado de los elementos bajo su responsabilidad.
- Implementar las políticas y directrices establecidas para la custodia y conservación del archivo y la memoria institucional, además de asegurar la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión en cada uno de sus componentes (Calidad, MECI, Sistema de Gestión Documental, entre otros), garantizando su pertinencia, conformidad, eficiencia y eficacia.
- Participar activamente en las diferentes actividades programadas por la entidad.
- Coordinar y asesorar las transferencias documentales y el archivo del archivo de gestión al archivo central.
- Elaborar manuales y levantar procesos que le sean solicitados en el área de su competencia.
- Apoyar al desarrollo de programas, eventos y actividades correspondientes al área de desempeño, con el fin de cumplir objetivos institucionales
- Apoyar a la elaboración de planes, programas y proyectos correspondientes al área de desempeño laboral, con el fin de atender los compromisos previstos en el Plan de Desarrollo.
- Contribuir a un ambiente organizacional de mejoramiento continuo y orientación a la comunidad.
- Dar cumplimiento a la Ley 951 de 2005 o normas que la modifiquen, respecto a presentar oportunamente informe de gestión y acta de empalme, cuando se presente la novedad de separación del cargo.
- Actualizar permanentemente los documentos cumpliendo con la ley del archivo.
- Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
- Encarpetar la información de acuerdo a la ley general de archivo y tablas de retención documental.
- Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no útiles u obsoletos, de conformidad con los procedimientos señalados.