Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DIRIGIR, COORDINAR Y CONTROLAR LA GESTION DOCUMENTAL Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL, PARA SU CUSTODIAR Y ORGANIZAR DOCUMENTAL, CON LA FINALIDAD DE FACILITAR LA CONSULTA AL PROPIO ORGANISMO QUE LA HA GENERADO Y TAMBIEN A TODOS LOS CIUDADANOS, DE ACUERDO CON LA NORMATIVA DE ACCESIBILIDAD A LA DOCUMENTACION E INFORMACION.
PROMOVIENDO EL RESGUARDO DE TODO EL ACERVO DOCUMENTAL PRODUCIDO Y RECIBIDO EN LA OFICINA, PARA LA CONSERVACION ADECUADA DE LA DOCUMENTACION, FACILITAR Y AGILIZAR SU USO OPORTUNO, MEDIANTE LA UTILIZACION DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES ARCHIVISTICAS EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES PARA LA PROTECCION, CONSERVACION Y ORGANIZAR DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO MUNICIPAL
Entidad
Alcaldia Santacruz Guachaves.
Requisitos de estudios
Acreditar titulo técnico o tecnológico en archivística, administración publica y/o gestión documental
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia laboral en competencias afines.
Funciones del cargo
- SUGERIR LAS POLITICAS, PLANES Y PROGRAMAS PARA LA SELECCION, ELIMINACION, TRANSFERENCIA, CONSERVACION Y LIMPIEZA ANUAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO Y VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO CONFORME A LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Y A LAS NORMAS LEGALES.
- RESPONDER POR EL CORRECTO MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA GENERAL Y LOS RECURSOS DE LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTORICO.
- PLANIFICAR, DIRIGIR Y COORDINAR LA METODOLOGIA DE GESTION DOCUMENTAL UTILIZADA EN EL ARCHIVO, ESPECIALMENTE EN RELACION CON EL SISTEMA DE CLASIFICACION, TRANSFERENCIAS Y ELABORACION DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION, PRESERVACION, CONSERVACION, ELIMINACION, ACCESIBILIDAD Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACION.
- PROPONER METODOS, PROCEDIMIENTOS Y PROPENDER POR LA INCORPORACION Y USO DE NUEVAS TECNOLOGIAS, QUE PERMITAN MODERNIZAR Y AGILIZAR LOS PROCESOS DEL AREA DE CORRESPONDENCIA PRESTAR ASESORIA EN MATERIA DE ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES, A LAS DEPENDENCIAS QUE LO REQUIERAN.
- RADICAR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES CON CELERIDAD E IMPARCIALIDAD LAS DEMAS QUE LE ASIGNE LA CONSTITUCION, LA LEY O QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DE LA DEPENDENCIA
- ESPECIFICAR LAS OPERACIONES PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL AL INTERIOR DE LA ENTIDAD,
- PROPONER METODOS, PROCEDIMIENTOS Y PROPENDER POR LA INCORPORACION Y USOS DE NUEVAS TECNOLOGIAS, QUE PERMITAN MODERNIZAR Y AGILIZAR LOS PROCESOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
- GUARDAR ESTRICTA RESERVA SOBRE LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACION A LA CUAL SE TIENE ACCESO Y LOS ASUNTOS DE SU COMPETENCIA.
- PROMOVER UN BUEN METODO DE TRABAJO ENTRE EL PERSONAL DEL ARCHIVO PARA ESTABLECER UN SISTEMA FUNCIONAL DE ACUERDO CON LA FORMACION Y LOS OBJETIVOS QUE SE LES HAYA ASIGNADO.
- HACER LAS PROPUESTAS OPORTUNAS PARA LLEVAR A CABO UNA BUENA GESTION DEL CENTRO ARCHIVISTICO Y, AL MISMO TIEMPO, POTENCIAR UNA FLUIDA COMUNICACION CON EL OBJETO DE FACILITAR EL SISTEMA DE ORGANIZACION DOCUMENTAL DEL ORGANISMO O ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO.
- APLICAR LA LEGISLACION SOBRE ARCHIVOS MUNICIPALES COMO LA LEY DE ARCHIVO 594 DEL 2000 Y EL CODIGO DISCIPLINARIO UNICO LEY 734 DE 2002, EN DONDE ESTIPULA EL MANEJO, LAS OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DE CUALQUIER DOCUMENTO DE LA ADMINISTRACION PUBLICA.
- GARANTIZAR DERECHOS COMO EL DE LA INTIMIDAD, CONSAGRADO EN EL ARTICULO 15 DE LA CONSTITUCION, IGUALMENTE DERECHOS COMO EL DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS PUBLICOS, SEÑALADO EN EL ARTICULO 74 DE LA CONSTITUCION O EL DERECHO DE PETICION FIJADO EN EL ARTICULO 23 DE LA MISMA, ASI MISMO COMO EL DE LA PARTICIPACION CIUDADANA GARANTIZADA ESTA A TRAVES DE LA INFORMACION QUE MANEJA EL MUNICIPIO.
- ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITAN A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DE LA ENTIDAD PUBLICA, CUMPLIR CON LOS PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL, PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION, SEGUIMIENTO, CONSERVACION Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.
- PROPONER EL PLAN DE SELECCION, TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS PARA PRESENTARLO A SU JEFE INMEDIATO Y ANTE EL COMITE INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO, DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
- RENDIR Y EVALUAR EL INFORME DE ATENCION AL PUBLICO, ACTIVIDADES PROGRAMAS Y PROYECTOS DESARROLLADOS DURANTE EL PERIODO ANTE EL SUPERIOR INMEDIATO Y PROPONER MECANISMOS PARA OPTIMIZAR ESTA LABOR.
- DEFINIR Y ORGANIZAR EL SISTEMA DE INFORMACION, CONSULTA Y PRESTAMO DE LA DOCUMENTACION DEL ARCHIVO.
- VELAR POR LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS O TRASLADADOS POR LOS DISTINTOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA ENTIDAD RESPECTIVA, UNA VEZ FINALIZADO SU TRAMITE, QUE SIGUEN SIENDO VIGENTES Y OBJETO DE CONSULTA POR LAS PROPIAS OFICINAS Y LOS PARTICULARES EN GENERAL.
- ADOPTAR MEDIDAS QUE GARANTICEN EL BUEN ESTADO DE LOS DOCUMENTOS, PUEDE SER PREVENTIVA O DE INTERVENCION DIRECTA O METODOS UTILIZADOS PARA ASEGURAR LA DURABILIDAD FISICA DE LOS DOCUMENTOS, POR MEDIO DE CONTROLES EFECTIVOS.
- ADOPTAR PROGRAMAS PARA ADMINISTRAR ADECUADAMENTE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.
- RECIBIR, RADICAR, REGISTRAR, CONSERVAR, DISTRIBUIR Y BRINDAR EL SERVICIO DE INFORMACION SOBRE LAS COMUNICACIONES OFICIALES QUE INGRESEN O SALGAN DE LA ENTIDAD Y VIGILAR QUE LA LABOR SE CUMPLA DENTRO DE LA DEBIDA RESERVA, CON OPORTUNIDAD Y EN ORDEN CONSECUTIVO.
- GUARDAR ESTRICTA RESERVA SOBRE LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACION A LA CUAL SE TIENE ACCESO Y LOS ASUNTOS DE SU COMPETENCIA.
- FORTALECER Y MODERNIZAR EL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION ESPERANDO PROMOVER Y APOYAR LA ORGANIZACION TECNICA DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL MUNICIPIO COMO CENTRO DE INFORMACION INSTITUCIONAL QUE CONTRIBUYEN A LA EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL SERVICIO AL CIUDADANO.
- PROPONER ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y TECNICAS, TENDIENTES A LA PLANIFICACION MANEJO Y ORGANIZACION DE LA DOCUMENTACION PRODUCIDA Y RECIBIDA POR LAS ENTIDADES DESDE SU ORIGEN HASTA SU DISPOSICION FINAL, CON EL FIN DE FACILITAR SU USO Y CONSERVACION, A SU VEZ,
- PROPONER PLANES, PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE CONTROL PARA OPTIMIZARLAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES PROPIAS DE SU AREA EN CONCORDANCIA CON LOS PLANES Y PROGRAMAS DE LA ALCALDIA.
- RENDIR INFORME ANUAL O, CUANDO ASI SE REQUIERA, DE LAS ACTIVIDADES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DESARROLLADOS DURANTE EL PERIODO.
- DARLE EL CORRECTO MANEJO Y DISTRIBUCION INTERNA Y EXTERNA DE LAS COMUNICACIONES GENERADAS O RECIBIDAS POR LA ALCALDIA EN SUS DEPENDENCIAS Y LA ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE CORREO.
- PROPONER PROCEDIMIENTOS O INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA EL OPTIMO FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTORICO.
- RECIBIR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y DAR EL MANEJO ADECUADO A LA CORRESPONDENCIA.
- FACILITAR LA CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTORICO.