Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
CONTROLAR LA ATENCION AL PUBLICO Y LLEVAR LA AGENDA DEL SENOR ALCALDE, MANTENER UN ARCHIVO ORDENADO PARA LAS POSTERIORES CONSULTAS DE TODA LA DOCUMENTACION DEL DESPACHO Y CONTROLAR EL PROCESO DE COMUNICACION Y DIFUSION DE INFORMACION A NIVEL INTERNO Y EXTERNO DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
Entidad
Alcaldia Chitaga.
Requisitos de estudios
1. Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria. 2. Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia.
Requisitos de experiencia
Experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Mantener actualizado el directorio de entidades y personas directamente relacionadas con el Alcalde.
- Velar por el empleo adecuado y racional de los útiles y equipos de oficina a su cargo y mantener la Oficina en perfecto estado de orden y presentación.
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia.
- Clasificar y radicar la correspondencia dirigida al Alcalde, decidiendo sobre aquella que deba ser revisada directamente por él y la que deba ser enviada a otras dependencias para su estudio, respuesta, trámite y seguimiento.
- Mantener y dar cumplimiento a los requerimientos del Sistema Integrado de Gestión.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño del cargo.
- Llevar la agenda del Alcalde Municipal y recordar los compromisos.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia.
- Organizar y transferir los documentos del archivo de gestión al archivo central según el tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental del Despacho.
- Mantener organizadas las existencias de útiles y materiales de consumo de la oficina y solicitar oportunamente su reposición.
- Cumplir con las labores asistenciales que sean necesarias para la buena marcha y rendimiento de las labores del Alcalde.
- Participar activamente en las reuniones de grupo de mejoramiento
- Atender personal y telefónicamente al público, y fijar las entrevistas.
- Colaborar con el Alcalde en la consecución de datos y documentación que ayuden a dar una respuesta adecuada y oportuna a los asuntos presentados ante el despacho.
- Elaborar el acta de empalme y hacer entrega del cargo, del inventario y de la información cuando corresponda.
- Recibir, tramitar y responder oportunamente las peticiones, quejas, reclamos o denuncias que lleguen al proceso.
- Mantener discreción y reserva sobre los documentos y asuntos tramitados en el despacho del Alcalde.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla.
- Elaborar documentos en procesadores de textos, cuadros en hojas de cálculos, presentaciones en power point y flash y manejar aplicativos de Internet.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
- Elaborar los informes requeridos por el Sistema Integrado de Gestión.
- Coordinar, organizar y apoyar, de acuerdo con las instrucciones recibidas, reuniones y eventos que deba atender el Alcalde.
- Mantener al día el inventario físico del proceso