Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR LA INFORMACION QUE SE GENERE O INGRESE A LA DEPENDENCIA, ORIENTAR AL PUBLICO, MANTENER ACTUALIZADA LA AGENDA DEL SUPERIOR INMEDIATO Y APLICAR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
Entidad
Alcaldia Sabanas San Angel.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de educación básica primaria.
Alternativas:
- Máximo. Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Un año de experiencia laboral.
Alternativas:
- Un año de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Asistir al Alcalde en las diferentes actividades que le sean asignadas, de acuerdo con las normas, procedimientos e instrucciones recibidas con un máximo de eficiencia y confianza.
- Organizar diariamente y mantener actualizada la Agenda de trabajo, concertar e informar las citas, juntas, reuniones, eventos y compromisos en general que deba atender el superior inmediato.
- Organizar y preparar el material necesario para los viajes, visitas, eventos o reuniones que deba realizar el superior inmediato, conforme a los procedimientos establecidos y directrices recibidas.
- Realizar las actividades protocolarias y coordinar la realización de eventos que le sean encomendados.
- Otorgar las citas previas que sean solicitadas para audiencias con el superior inmediato, conforme a la disponibilidad y directrices recibidas.
- Llevar y mantener el archivo del despacho del Alcalde Municipal, siguiendo los procedimientos establecidos en la materia y manejar la información y correspondencia del despacho
- Proyectar, redactar, transcribir y enviar la correspondencia, oficios, informes y/o documentos que le sean asignados, controlar el recibo oportuno por parte del destinatario y velar por su trámite oportuno, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, enviar y controlar documentos, información, datos y elementos y/o correspondencia relacionados con los asuntos de competencia del Despacho.
- Velar por el cumplimiento de las diferentes actividades encomendadas y responder por su oportuna ejecución, verificando la calidad de la información a su cargo.
- Efectuar, recibir las llamadas telefónicas y coordinar los mensajes de cortesía apropiados para cada caso.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Determinar las necesidades reales y requerir oportunamente los suministros o elementos de oficina y cafetería y llevar control periódico sobre el consumo de los mismos.
- Velar por la buena presentación del Despacho del Alcalde y por el mantenimiento de los elementos y equipos de trabajo colocados bajo su responsabilidad
- Efectuar diligencias externas cuando la necesidad del servicio lo demande.
- Guardar reserva, discreción y confidencialidad sobre los temas, informes o asuntos tratados por la Administración, que conozca en razón del ejercicio de su cargo.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas
- Organizar y mantener actualizado el archivo interno de la dependencia, recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, contratos y demás actuaciones administrativas, dar trámite pertinente y registrar con el respectivo consecutivo, todos los actos administrativos que se lleven a cabo en el despacho para mantenerlo actualizado y organizando el archivo y los libros radicadores correspondiente.
- Facilitar las relaciones de la alcaldía municipal y los medios de comunicaciones habladas, escritas y televisivas en el ámbito municipal, nacional y departamental cuando tenga asiento la alcaldía.
- Llevar la agenda de las actividades rutinarias y protocolarias del alcalde, ejecutar las acciones necesarias, sugerir las prioridades, recordar los compromisos adquiridos y eventos del despacho, recolectar, mantener y difundir la información de acuerdo a las directivas recibidas.
- Controlar las actividades relacionadas con las audiencias públicas, visitas oficiales y compromisos sociales que correspondan al alcalde, a fin de contribuir a la difusión de la gestión y fomento de la buena imagen del gobierno municipal y coordinar de acuerdo con las instrucciones, las reuniones, juntas, comités y eventos que deba atender el superior inmediato.
- Efectuar las actividades de protocolo y relaciones públicas del despacho y apoyar al superior inmediato en la proyección de los eventos públicos y privados.
- Las demás funciones que se le asignen, de acuerdo con la naturaleza del cargo.