Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DESARROLLAR ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE APOYO, PROPIAS DEL DESPACHO DEL ALCALDE, RECEPCIONANDO, ADMINISTRANDO Y DISTRIBUYENDO INFORMACION GENERAL DE LA ALCALDIA, TANTO DEL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO DE LA ENTIDAD.
Entidad
Alcaldia Zona Bananera.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Minimo 12 meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Recibir, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentos tramitados en el Despacho del Alcalde, de acuerdo a las prioridades e instrucciones recibidas, verificando el cumplimiento de requisitos de ley y documentales determinados, para las diferentes solicitudes
- Llevar y mantener actualizada la agenda del Alcalde, retroalimentando oportunamente a éste, sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos y las confirmaciones respectivas a que haya lugar.
- Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por las normas legales y que correspondan a las funciones propias del cargo.
- Mantener relación permanente con las Secretarias de Despacho y demás dependencias del Municipio, brindando retroalimentación de las actividades, programas y/o
- proyectos que se desarrollen o ejecuten en el Despacho del Alcalde y que por disposición del Alcalde, deban ser difundidos y dados a conocer.
- Recibir, revisar y relacionar las cuentas, para que posteriormente sean autorizadas y firmadas por el Alcalde.
- Preparar los elementos necesarios para que se lleven a cabo las reuniones citadas por el Alcalde.
- Realizar oportunamente los pedidos de elementos requeridos por Despacho del Alcalde, para mantener los insumos necesarios para el buen desarrollo de las actividades.
- Citar a las reuniones en las que debe estar presente el Alcalde, asegurando que asistan todas las personas citadas.
- Mantener actualizada la información relacionada con los procesos y procedimientos ejecutados en el Despacho del Alcalde, sistematizándola con el objeto de presentar resultados estadísticos requeridos.
- Mantener actualizado el archivo de gestión del Despacho del Alcalde, atendiendo y dando soporte documental a las acciones ejecutadas por el Alcalde.
- Coordinar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que deban ejecutarse en el Despacho del Alcalde.
- Asistir al Alcalde y su equipo directivo, en los asuntos administrativos que se le encomendasen, con la oportunidad y eficacia requerida.
- Recibir los derechos de petición y tutelas que van dirigidos al Municipio, trasladando éstos al área correspondiente y realizando el respectivo seguimiento a la solución del caso.
- Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en el área o dependencia, para la realización de las labores propias de su cargo, gestionando
- la consecución oportuna de los mismos.
- Proyectar por encargo directo del Alcalde actos administrativos, oficios e informes, para la firma de éste, dando trámite a las mismas de acuerdo a las políticas institucionales.
- Organizar y archivar toda la documentación relacionada con el funcionamiento del Despacho del Alcalde, dejando así soporte de los procesos que se llevan a cabo.
- Redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe inmediato, distribuyéndola de acuerdo con sus instrucciones.
- Atender personal y telefónicamente, las solicitudes de funcionarios y personal externo al Municipio, sobre las actividades y trámites relacionados con los procesos y procedimientos del Despacho del Alcalde.