Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS QUE DEMANDEN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROPIOS DEL AREA DE LA DEPENDENCIA, CON EL FIN DE ATENDER AL USUARIO, RECEPCIONAR Y DESPACHAR LA CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA.
Entidad
Alcaldia Tocaima.
Requisitos de estudios
MÁXIMO: Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
doce meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Elaborar los informes escritos ordenados por el jefe inmediato y remitirlos a la entidad o interesado.
- Llevar y mantener al día el directorio telefónico del Jefe de la Dependencia.
- Operar los programas sistematizados asignados a la dependencia digitando o registrando la información y produciendo los reportes requeridos para los informes que deba rendir la dependencia o la administración municipal a las entidades públicas que los soliciten o que por norma deba remitir.
- Proyectar o Digitar los Actos administrativos ordenados por el jefe de la dependencia, orientados al cumplimiento de la misión institucional.
- Recibir y transcribir las quejas y denuncias que presente la comunidad, relacionadas con las funciones misionales de la dependencia.
- Apoyar y participar en todas las decisiones que se tomen en cuanto a la creación de la cultura de control interno y la implementación de todos los procesos y procedimientos y gestión de la calidad.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en Software y manejar aplicativos de Internet.
- Participar en el levantamiento de los censos y registros de las personas damnificadas por las emergencias que se presenten en el municipio.
- Solicitar los elementos de consumo y devolutivos necesarios para garantizar la ejecución de las funciones asignadas.
- Las demás funciones asignadas por el Jefe de la dependencia, de acuerdo con el nivel y la naturaleza del cargo.
- Apoyar la organización de los eventos programados en cumplimiento del plan de desarrollo y plan de acción de la Secretaria.
- Llevar registro y control de los documentos y archivo de Gestión de la oficina y recordarle al jefe los compromisos adquiridos, aplicando los conocimientos de Gestión Documental y organización del Archivo de Gestión de la Dependencia.
- Atender al público y dar las respuestas o información que el usuario solicite y dar las orientaciones necesarias donde pueda conseguir y quien suministrarla.
- Elaborar los oficios, actas de reunión y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Recibir, radicar, registrar, todas las comunicaciones oficiales presentadas por personas naturales, jurídicas y comunidad en general por los diferentes medios (verbal, escrita, fax, correo tradicional, correo certificado, correo electrónico y los que disponga la ley).