Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DESARROLLAR LABORES DE APOYO ADMINISTRATIVO Y ASISTENCIAL, EN LO REFERENTE A LA ATENCION AL PUBLICO PERSONAL Y TELEFONICAMENTE, MANEJO DE CORRESPONDENCIA Y DE ARCHIVO, TRASCRIPCION DE DOCUMENTOS, CONTROL DE CITAS Y REUNIONES Y AQUELLOS TRAMITES ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LOS OBJETIVOS DE LA PERSONERIA QUE GARANTICEN EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA MISMA, SIGUIENDO LINEAMIENTOS DE AMABILIDAD, DISCRECIONALIDAD Y OPORTUNIDAD.
Entidad
Personeria Municipal Santa Barbara Pinto Magdalena 2020.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria. Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Mínimo: Sin experiencia Máximo: Dos años (02) de experiencia laboral en cargos de secretaria o relacionada.
Funciones del cargo
- COLABORAR CON EL PERSONERO EN SU AGENDA DE TRABAJO Y RECORDARLE LOS COMPROMISOS Y ASUNTOS QUE DEBE ATENDER. ASIMISMO, INFORMAR SOBRE SOLICITUDES FORMULADAS.
- ATENDER Y ORIENTAR AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO SUMINISTRANDOLE INFORMACION, DOCUMENTOS O ELEMENTOS, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, PROCEDIMIENTOS Y AUTORIZACIONES ESTABLECIDOS.
- INFORMAR A SU JEFE INMEDIATO SOBRE LLAMADAS TELEFONICAS, PROGRAMACION DE REUNIONES Y DEMAS ACTIVIDADES QUE SE PRESENTEN, PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO OPORTUNO A LAS MISMAS.
- PREPARAR LOS PROYECTOS DE ESTADISTICA QUE SEAN DEL CASO, ASI COMO LOS FORMATOS DE CONCILIACIONES Y DEMAS INFORMES QUE DEBA RENDIR LA PERSONERIA MUNICIPAL A LOS ENTES MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES Y NACIONALES.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- MANTENER ACTUALIZADO Y ORGANIZADO EL INVENTARIO DE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO QUE REQUIERE LA OFICINA, PARA EVITAR QUE SE PRESENTEN DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DE LOS PROCESOS.
- TRANSCRIBIR LOS DICTADOS Y TRABAJOS QUE REQUIERA EL JEFE, UTILIZANDO LAS NORMAS ESTIPULADAS PARA CADA CASO, GARANTIZANDO SU COMPRENSION Y PRESENTACION.
- PROYECTAR Y ELABORAR LOS DOCUMENTOS QUE SE GENEREN EN LA PERSONERIA PARA LA FIRMA DEL PERSONERO, CON EL FIN DE DAR RESPUESTAS OPORTUNAS O IMPARTIR DIRECTIVAS.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS QUE SE GENEREN EN LA PERSONERIA, CON EL FIN DE EVITAR SU PERDIDA
- EJERCER AUTOCONTROL EN TODAS LAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS PARA LOGRAR UNA GESTION EFICAZ.
- BRINDAR EL APOYO LOGISTICO EN LA EJECUCION DE LOS PLANES ESTRATEGICO Y DE ACCION.
- ASISTIR AL PERSONERO EN LA ADMINISTRACION Y PROVISION DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y PRESUPUESTALES NECESARIOS PARA LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA, LLEVANDO MENSUALMENTE EN FORMA ORDENADA Y CLARA TODO LO RELACIONADO CON EL TRAMITE DE LAS CUENTAS DE LA
- PERSONERIA MUNICIPAL Y ELABORAR LOS PEDIDOS QUE ESTA DEPENDENCIA REQUIERA.
- REPRESENTAR EN LAS DIFERENTES ACTUACIONES Y ACTIVIDADES QUE REQUIERAN DE LA PRESENCIA DEL PERSONERO, CUANDO ESTE SE ENCUENTRE EN CAPACITACIONES O DEMAS DILIGENCIAS INHERENTES AL CARGO O PERMISOS QUE LE IMPIDAN HACER PRESENCIA FISICA Y QUE LE SEAN ORDENADOS POR EL PERSONERO.
- MANTENER LA DEBIDA DISCRECION Y RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS TRAMITADOS EN LA PERSONERIA.
- PASAR OPORTUNAMENTE AL DESPACHO LOS INFORMES CORRESPONDIENTES Y LOS ASUNTOS EN QUE DEBA DICTARSE PROVIDENCIAS.
- MOSTRAR LOS EXPEDIENTES A QUIENES LEGALMENTE PUEDAN EXAMINARLOS Y VELAR POR SU GUARDIA Y CUSTODIA.
- RESPONDER POR LA CONSERVACION, MANEJO Y ACTUALIZACION DE LOS LIBROS QUE SE LLEVAN EN LA PERSONERIA.
- BRINDAR APOYO LOGISTICO CUANDO SE PROGRAMEN ACTIVIDADES EN LA PERSONERIA, PARTICIPANDO EN LA
- ORGANIZACION Y DESARROLLO, CON EL FIN DE FACILITAR SU REALIZACION.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS Y ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION DE CALIDAD IMPLEMENTADO POR EL MUNICIPIO, APROPIARSE DE LOS ELEMENTOS DEL MECI Y PARTICIPAR EN LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO LABORAL EN LOS TERMINOS Y CONDICIONES QUE ESTABLECE LA LEY Y LAS INSTRUCCIONES QUE IMPARTA LA AUTORIDAD COMPETENTE.
- RECIBIR, ENTREGAR, LLEVAR REGISTRO Y ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTACION DE LA OFICINA, DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE, CON EL FIN DE AGILIZAR SU CONSULTA Y RESPUESTA.
- PREPARAR LOS DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA DE RUTINA DE LA OFICINA.
- HACER LAS NOTIFICACIONES, CITACIONES Y TRASLADOS COMO LO DISPONGAN LOS ORDENAMIENTOS JURIDICOS VIGENTES.