Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Cumplir funciones de asistencia que faciliten el desempeño de las funciones del Personero(a) Municipal, para el buen funcionamiento y cumplimiento de los objetivos de la Dependencia, guardando siempre el decoro y la dignidad que el cargo le exige, con los principios del respeto y el buen trato al público y a los demás funcionarios.
Entidad
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Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier Modalidad
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos
- Administrar los niveles de acceso, contraseñas y autorizaciones para el conocimiento, uso y modificación de la información de conformidad con las responsabilidades de los cargos.
- Llevar en forma sistematizada y organizada la agenda de los compromisos y eventos del jefe inmediato e informar diariamente sobre las actividades programadas con oportunidad.
- Proyectar las comunicaciones, documentos e informes relacionados con los asuntos de competencia de la Personería, con la calidad y oportunidad requerida.
- Evaluar la actividad de medición de satisfacción de usuarios.
- Simplificar y actualizar procedimientos.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades de la Personería, de acuerdo a los lineamientos y orientaciones del jefe inmediato.
- Velar por que las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
- Adelantar las actividades necesarias para la organización, manejo y custodia del archivo general de la Personería, dando cumplimiento a las normas expedidas por el Archivo General de la Nación y la ley de archivos
- Expedir certificaciones y autenticaciones de copias de los documentos que reposan en el archivo de la Personería, cuando sea del caso, y notificar los actos administrativos que expida el Personero de índole administrativo.
- Establecer, dirigir controlar y evaluar el sistema de gestión documental.
- Cumplir con el horario de los servidores de la entidad; tramitar las diferentes incapacidades, permisos, licencias, vacaciones y demás ausencias temporales de los servidores de la entidad, haciendo los reportes y expidiendo y proyectando los actos administrativos que por competencia se requieran para cada una de estas situaciones.
- Tramitar oportuna y diligentemente los diferentes asuntos que le asigne el señor Personero.
- Garantizar la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones garantizando la correcta ejecución de las funciones y actividades para el logro de la misión.
- Efectuar el control periódico de los elementos de consumo de conformidad con las necesidades del área.
- Apoyar los procesos de comunicación y notificación de las comunicaciones emitidas por la Personería con la oportunidad requerida.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
- Ejecutar las actividades de apoyo y procesos operativos y logísticos de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Brindar orientación y atención a los usuarios internos y externos de manera personal o telefónica sobre los diferentes servicios que presta la Personería en forma oportuna y cálida.
- Organizar y digitalizar la documentación e información de la Personería, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran, conforme a los lineamientos establecidos por la Personería.
- Recibir, distribuir y controlar los documentos y la correspondencia de la Personería, conforme los lineamientos establecidos en la Ley Nacional de Archivo.
- Elaborar oportunamente los formatos de los informes que le correspondan a la Rendición de Cuentas, con sus respectivos anexos y demás informes requeridos y que se encuentren relacionados con esta Dependencia.