Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
EFECTUAR LAS ACTIVIDADES DE ORDEN ADMINISTRATIVO, COMPLEMENTARIAS DE LAS TAREAS DEL JEFE INMEDIATO Y FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA, AJUSTADAS A LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LOS PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Entidad
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Requisitos de estudios
titulo de bachiller y estudios en énfasis en secretariado
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del Alcalde y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Tramitar el envío y recepción de documentos y la correspondencia interna y externa a través del medio de información o comunicación legalmente establecido.
- Atender personal, telefónicamente o por correo electrónico los usuarios internos o externos, llevar los registros diarios y fijar las entrevistas autorizadas, de conformidad con las normas y principios que regulan la atención al cliente y el manejo de la información.
- Recibir, radicar y controlar la correspondencia o documento interna y externa, para ser gestionada dentro del término correspondiente, por instrucción del superior inmediato.
- Recibir y distribuir las peticiones, quejas, reclamos y correspondencia del servicio de atención al ciudadano, hacer el seguimiento y recopilar la respuesta, para el envío al destinatario en los tiempos establecidos.
- Archivar y controlar registros y documentos generados en el desarrollo de las actividades, con base en lo establecido en la tabla de retención documental.
- Redactar oficios, comunicaciones, certificaciones y demás documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones y demás herramientas informáticas, de acuerdo con las instrucciones impartidas y las especificaciones que rigen la materia.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de los grupos de trabajo para los cuales ha sido designado, a través de la aplicación del Sistema de Gestión Documental.
- Recibir, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe inmediato y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Atender personal y telefónicamente al público, llevar la agenda del jefe inmediato y recordar los compromisos.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del jefe inmediato, al igual que mantener actualizado el directorio telefónico.
- Apoyar el trámite de los pedidos de útiles y papelería