Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores de apoyo en materia secretarial, en lo referente a la atención al público personal y telefónicamente, manejo de correspondencia, control de archivo, apoyar la gestión administrativa de la entidad y desarrollar actividades que faciliten el desempeño de las funciones del Personero(a) Municipal.
Entidad
Personeria Municipal Tubara.
Requisitos de estudios
Estudio: Bachiller en cualquier modalidad Área del conocimiento: No Aplica. Núcleo Básico del Conocimiento -NBC-: No Aplica.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral Experiencia: relacionada con el campo de desempeño
Funciones del cargo
- Entregar oportunamente la gestión documental que sale del despacho de la personería municipal en el destino indicado en los documentos.
- Revisar y manejar el correo institucional, dándole tramite según el procedimiento solicitado por el usuario.
- Dar publicidad a través de la emisora comunitaria, pagina web y cartelera institucional a las actividades que realiza la Personería y a los documentos que legal o reglamentariamente deban publicarse por estos medios.
- Asegurar la recepción, clasificación, flujo y conservación de los documentos que se originen o ingresen a la entidad, acorde a la clasificación, ordenación y descripción que hace la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, de acuerdo a los factores presupuestares de la Personería, sin dejar de lado la creatividad y disponibilidad para ello.
- Brindar el apoyo logístico en la ejecución del plan estratégico y de acción.
- Atender telefónicamente a los usuarios de la personería, de manera oportuna y con calidad humana transfiriendo a quien corresponda.
- Llevar la agenda del despacho y recordar los compromisos de su jefe inmediato.
- Controlar los plazos de respuesta a los repartos realizados dentro de la dependencia, realizando las sugerencias necesarias a los responsables y rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.
- Elaborar y mantener actualizado el directorio telefonico de la entidad.
- Garantizar el correcto funcionamiento de los recursos físicos y tecnológicos dispuestos en la entidad para el desarrollo de las actividades.
- Proyectar los documentos que sean de competencia de la secretaria (o) para la revisión y aprobación del personero. Realizando las citaciones, comunicaciones y notificaciones en el tramite de las actuaciones disciplinarias.
- Asegurar el registro oportuno y confiable de los datos en los sistemas de información con los cuales le corresponde interactuar.
- Mantener la debida discreción y reserva sobre los asuntos tramitados en la Personería.
- Concertar y cumplir los acuerdos de gestion con su jefe inmediato.
- Garantizar la atención integral a los usuarios internos y externos de la entidad, resolviendo las solicitudes verbales del público que no requieran intervención del Personero Municipal, en forma inmediata y oportuna.
- Llevar el registro de atención al publico de las personas que acuden a la personería.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por las normas legales de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño de su cargo.
- Recibir las diferentes quejas, oficios, expedientes y peticiones, ya sean escritas o verbales, presentadas por los usuarios ciudadanos e institucionales de la entidad, radicandolas en el respectivo registro y dejando las constancias necesarias, con el fin de darles el tramite correspondiente.
- Reportar y elaborar oportunamente las respectivas requisiciones de insumos y elementos para la buena marcha de la oficina.
- Apoyar la sostenibilidad del Modelo Estándar de Control Interno en la Personería Municipal.
- Representar en las diferentes actuaciones y actividades que requieran de la presencia del Personero, cuando este se encuentre en capacitaciones o demás diligencias inherentes al cargo o permisos que le impidan hacer presencia física y que le sean ordenados por el Personero.
- Reportar en forma oportuna las anomalias que se presente en los equipos asignados o en su puesto de trabajo.
- Expedir y autenticar con firmas las copias, desgloses y certificados que los particulares soliciten de los documentos que reposen en la personeria.
- III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
- Coordinar con la Defensoria del Pueblo lo relacionado con las asignaciones de Defensores Públicos, solicitadas por los usuarios, diligenciando y remitiendo los formatos y documentos para el efecto.