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Empleos / Territorial para municipios de quinta y sexta categoría

Secretario

En Tubará / Atlántico
$1.103.704 al mes

  • No disponible

  • OPEC #129259

  • Nivel Asistencial

  • 12 meses de experiencia

  • 1 vacante

Estado

La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.

Descripción

Desarrollar labores de apoyo en materia secretarial, en lo referente a la atención al público personal y telefónicamente, manejo de correspondencia, control de archivo, apoyar la gestión administrativa de la entidad y desarrollar actividades que faciliten el desempeño de las funciones del Personero(a) Municipal.

Entidad

Personeria Municipal Tubara.

Requisitos de estudios

Estudio: Bachiller en cualquier modalidad Área del conocimiento: No Aplica. Núcleo Básico del Conocimiento -NBC-: No Aplica.

Requisitos de experiencia

Doce (12) meses de experiencia laboral Experiencia: relacionada con el campo de desempeño

Funciones del cargo

  • Entregar oportunamente la gestión documental que sale del despacho de la personería municipal en el destino indicado en los documentos.
  • Revisar y manejar el correo institucional, dándole tramite según el procedimiento solicitado por el usuario.
  • Dar publicidad a través de la emisora comunitaria, pagina web y cartelera institucional a las actividades que realiza la Personería y a los documentos que legal o reglamentariamente deban publicarse por estos medios.
  • Asegurar la recepción, clasificación, flujo y conservación de los documentos que se originen o ingresen a la entidad, acorde a la clasificación, ordenación y descripción que hace la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, de acuerdo a los factores presupuestares de la Personería, sin dejar de lado la creatividad y disponibilidad para ello.
  • Brindar el apoyo logístico en la ejecución del plan estratégico y de acción.
  • Atender telefónicamente a los usuarios de la personería, de manera oportuna y con calidad humana transfiriendo a quien corresponda.
  • Llevar la agenda del despacho y recordar los compromisos de su jefe inmediato.
  • Controlar los plazos de respuesta a los repartos realizados dentro de la dependencia, realizando las sugerencias necesarias a los responsables y rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.
  • Elaborar y mantener actualizado el directorio telefonico de la entidad.
  • Garantizar el correcto funcionamiento de los recursos físicos y tecnológicos dispuestos en la entidad para el desarrollo de las actividades.
  • Proyectar los documentos que sean de competencia de la secretaria (o) para la revisión y aprobación del personero. Realizando las citaciones, comunicaciones y notificaciones en el tramite de las actuaciones disciplinarias.
  • Asegurar el registro oportuno y confiable de los datos en los sistemas de información con los cuales le corresponde interactuar.
  • Mantener la debida discreción y reserva sobre los asuntos tramitados en la Personería.
  • Concertar y cumplir los acuerdos de gestion con su jefe inmediato.
  • Garantizar la atención integral a los usuarios internos y externos de la entidad, resolviendo las solicitudes verbales del público que no requieran intervención del Personero Municipal, en forma inmediata y oportuna.
  • Llevar el registro de atención al publico de las personas que acuden a la personería.
  • Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.
  • Desempeñar las demás funciones asignadas por las normas legales de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño de su cargo.
  • Recibir las diferentes quejas, oficios, expedientes y peticiones, ya sean escritas o verbales, presentadas por los usuarios ciudadanos e institucionales de la entidad, radicandolas en el respectivo registro y dejando las constancias necesarias, con el fin de darles el tramite correspondiente.
  • Reportar y elaborar oportunamente las respectivas requisiciones de insumos y elementos para la buena marcha de la oficina.
  • Apoyar la sostenibilidad del Modelo Estándar de Control Interno en la Personería Municipal.
  • Representar en las diferentes actuaciones y actividades que requieran de la presencia del Personero, cuando este se encuentre en capacitaciones o demás diligencias inherentes al cargo o permisos que le impidan hacer presencia física y que le sean ordenados por el Personero.
  • Reportar en forma oportuna las anomalias que se presente en los equipos asignados o en su puesto de trabajo.
  • Expedir y autenticar con firmas las copias, desgloses y certificados que los particulares soliciten de los documentos que reposen en la personeria.
  • III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
  • Coordinar con la Defensoria del Pueblo lo relacionado con las asignaciones de Defensores Públicos, solicitadas por los usuarios, diligenciando y remitiendo los formatos y documentos para el efecto.

Personaliza tu experiencia

Cuéntanos más sobre ti, para que puedas recibir información en la Convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría.

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