Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
EJERCER FUNCIONES DE APOYO INSTITUCIONAL EN DESARROLLO DE LA EJECUCION DE ACTIVIDADES SECRETARIALES, ADMINISTRACION DOCUMENTAL, LEGALIZACION DE CUENTAS Y TRAMITE DE PAGO, CON EL FIN DE PODER CONTRIBUIR A UNA EFICIENTE Y EFICAZ LABOR DE LA PERSONERIA AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD.
Entidad
.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses
Funciones del cargo
- ATENDER PERSONAL O TELEFONICAMENTE AL PUBLICO Y CONCERTAR LAS ENTREVISTAS AUTORIZADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- REVISAR, CLASIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS Y ELEMENTOS RELACIONADOS CON ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTIVOS.
- LLEVAR LA AGENDA DEL SUPERIOR INMEDIATO E INFORMARLE OPORTUNAMENTE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS
- REALIZAR LAS NOTIFICACIONES Y CITACIONES EN ASUNTOS DISCIPLINARIOS INICIADOS POR LA PERSONERIA O SOLICITADOS MEDIANTE COMISION POR CUALQUIER AUTORIDAD PUBLICA.
- LLEVAR EN FORMA ORDENADA Y ACTUALIZADA EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN LA ENTIDAD, ASI MISMO, COMO LOS QUE SE RECIBAN DE CLIENTES EXTERNOS, CON EL FIN DE ADMINISTRAR LA DOCUMENTACION DE CONFORMIDAD CON LOS REQUERIMIENTOS EXIGIDOS.
- ELABORAR LOS PEDIDOS DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS Y ADMINISTRAR LAS EXISTENCIAS.
- ENVIAR LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN EN LA OFICINA Y CONTROLAR EL RECIBO POR PARTE DEL DESTINATARIO, ASI COMO VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO ESTABLECIDO PARA CADA UNO DE ELLOS Y EL TERMINO DE RECIBO Y ENTREGA, CON EL FIN DE MANTENER ACTUALIZADA LA CORRESPONDENCIA DE LA ENTIDAD.
- PREPARAR LOS INFORMES CONTABLES Y PRESUPUESTALES CON EL PROPOSITO DE SER PRESENTADOS A LAS DIFERENTES ENTIDADES QUE LOS SOLICITEN.
- ELABORAR LAS AUTOLIQUIDACIONES MENSUALES DE APORTES A LAS DIFERENTES ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD, A LOS FONDOS DE PENSIONES, A LA ARP, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR, SENA, I.C.B.F
- ESAP Y DEMAS ENTES QUE LEGALMENTE LE CORRESPONDAN.
- LLEVAR AL DIA EL LIBRO DE BANCOS REGISTRANDO LOS MOVIMIENTOS BANCARIOS POR CONCEPTO DE CONSIGNACIONES, NOTAS DEBITOS, NOTAS CREDITOS, GASTOS POR MOVIMIENTOS FINANCIEROS, CHEQUES CANCELADOS, ANULADOS Y DEMAS REGISTROS QUE LOS AFECTEN, ASI COMO TAMBIEN ELABORAR LA RESPECTIVA CONCILIACION BANCARIA.
- ATENDER LAS LLAMADAS CON DESTINO AL PERSONAL DE LA ENTIDAD Y ATENDER A LAS PERSONAS QUE SE PRESENTEN A LA OFICINA, SUMINISTRANDO LOS DATOS QUE SEAN NECESARIOS, DANDO LA DEBIDA ORIENTACION CUANDO SE TRATE DE ASUNTOS QUE DEBAN SER MANEJADOS POR EL PERSONERO U OTROS FUNCIONARIOS.
- RECIBIR LOS EXPEDIENTES QUE POR COMPETENCIA O COMISION SON ENVIADOS A LA PERSONERIA, REALIZANDO LA RESPECTIVA CONSTANCIA SECRETARIAL Y PASARLOS AL DESPACHO DEL PERSONERO PARA SU CONOCIMIENTO Y FINES PERTINENTES
- DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO AL HORARIO DE TRABAJO ESTABLECIDO PARA LA PERSONERIA, REGISTRANDOSE LA HORA DE ENTRADA Y SALIDA EN EL RESPECTIVO LIBRO.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR INFORMACION, DOCUMENTOS O ELEMENTOS QUE SEAN SOLICITADOS DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, LAS AUTORIZACIONES Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- RECIBIR LAS DIFERENTES QUEJAS, OFICIOS Y PETICIONES DE LA CIUDADANIA, RADICANDOLAS EN SU RESPECTIVO LIBRO Y DAR EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
- PROPENDER POR LA ADECUADA PRESENTACION DE LA OFICINA Y POR LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO RESPECTIVO, CON EL FIN DE BRINDAR UN AMBIENTE AGRADABLE Y FUNCIONAL.
- PREPARAR Y PRESENTAR LOS INFORMES SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS CON LA OPORTUNIDAD Y LA PERIODICIDAD REQUERIDAS.
- VERIFICAR QUE LAS QUEJAS, OFICIOS Y PETICIONES CONTENGAN SUS RESPECTIVOS SOPORTES.
- APOYAR AL SUPERIOR INMEDIATO EN EL CONTROL DE INVENTARIOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO A TRAVES DE UN LIBRO QUE REFLEJE, SU EXISTENCIA, ESTADO Y AGOTAMIENTO.
- LIQUIDAR Y DILIGENCIAR EN TERMINOS DE LA RETENCION EN LA FUENTE Y DEMAS IMPUESTOS QUE SEAN DE OBLIGATORIEDAD, CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS DE CARACTER TRIBUTARIO Y FISCAL.
- ORGANIZAR, RADICAR Y TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA QUE SALE DE ACUERDO CON LOS REGLAMENTOS.
- ATENDER LAS LLAMADAS TELEFONICAS EXCLUSIVAMENTE DE CARACTER OFICIAL
- ELABORAR CHEQUES Y COMPROBANTES DE EGRESO, CON EL FIN DE CANCELAR OPORTUNAMENTE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD.
- ELABORAR OFICIOS Y DOCUMENTOS PROPIOS DE LA ENTIDAD APLICANDO LAS NORMAS DE REDACCION, ORTOGRAFIA E ICONTEC ESTABLECIDAS.
- DECEPCIONAR, TRAMITAR, DILIGENCIAR LOS FORMULARIOS Y DOCUMENTOS DE LA POBLACION DESPLAZADA QUE LO SOLICITE.
- ELABORACION Y LIQUIDACION DE LA NOMINA MENSUAL DE LA PERSONERIA.
- ADMINISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL DIRECTORIO TELEFONICO DE LA DEPENDENCIA INCLUYENDO LOS TELEFONOS DE LA RESIDENCIA DE LOS FUNCIONARIOS
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNE EL SUPERIOR INMEDIATO DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL CARGO.
- RESOLVER O TRAMITAR SOLICITUDES O REQUERIMIENTOS DE CARACTER URGENTE EN AUSENCIA DEL SUPERIOR INMEDIATO, CON EL FIN DE MANTENER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA PERSONERIA.
- MANEJAR CON DISCRECION LA INFORMACION Y CORRESPONDENCIA QUE SE RECIBAN EN LA ENTIDAD.
- MANTENER ACTUALIZADOS LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES PROPIOS DE LA ENTIDAD.
- CONTROLAR LOS PRESTAMOS DE LIBROS Y DOCUMENTOS, LOS CUALES SERAN AUTORIZADOS UNICA Y EXCLUSIVAMENTE POR EL PERSONERO MUNICIPAL.
- MANTENER ACTUALIZADO EN LO RELATIVO A LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS PROPIOS DE SU CARGO A FIN DE APLICARLOS EN EL DESARROLLO DE SUS LABORES.
- REALIZAR Y CONTROLAR LA NUMERACION DE LOS DIFERENTES ACTOS ADMINISTRATIVOS DICTADOS POR LA PERSONERA MUNICIPAL, PARA EFECTUAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS MISMOS.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES, DOCUMENTOS Y ARCHIVO DE LA ENTIDAD CON EL FIN DE VERIFICAR CON FACILIDAD SU EXISTENCIA Y LOGRAR SU CONSERVACION.
- DAR USO EXCLUSIVO OFICIAL A LOS EQUIPOS DE SISTEMAS DE COMPUTO, COMUNICACION Y A LOS ELEMENTOS DE CONFORMIDAD Y ESTRICTO CUMPLIMIENTO CON LAS FUNCIONES INHERENTES AL CARGO.