Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DIRIGIR, COORDINAR Y CONTROLAR LA ORGANIZACION Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO, PARA CUSTODIAR Y ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y DEMAS INFORMACION PRODUCIDA DURANTE EL PROCESO DE GESTION Y EXISTENCIA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES, EJECUTANDO ACTIVIDADES DE RECEPCION, ORGANIZACION Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS, CON LA FINALIDAD DE FACILITAR SU CONSULTA A LA MISMA ENTIDAD Y TAMBIEN TODOS LOS CIUDADANOS, DE ACUERDO CON LA NORMATIVA DE ACCESIBILIDAD A LA DOCUMENTACION EN EL MOMENTO EN QUE SE LO REQUIERA
Entidad
Alcaldia Puerres.
Requisitos de estudios
titulo de bachiller
Requisitos de experiencia
doce meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- – hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestion del archivo central,al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacion interinstitucional, con el objeto de facilitar el sistema de organizacion documental de la entidad.
- – organizar los documentos que reposan en el archivo central e historico del municipio.
- – difundir la aplicacion de las tablas de retencion documental concernirnte a cada secretaria y oficina de la entidad, para que se aplique de forma unívoca y genewralizada en todos los archivos de gestion.
- – Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentacion desde las secretarias y oficina de la entidad, hasta la ubicacion en el archivo central.
- – Asesorar a los responsables de los archivos en gestion en el prtoceso de implementacion del sistema de organizacion integral de la documentacion, ofreciendoles ayuda tecnica.
- – custodiar y organizar la documentacion del archivo y en la aplicacion del sistema de organizacion integral de la documentacion en los archivos de gestion de la entidad.
- – colaborar en el proceso de aplicacion de las tablas de retencion documental aprobadas.
- – llevar a cabo la gestion y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo documental y muy especialmente, velar por el asesoramiento al personal de los archivos de gestion en el desarrollo de esta actividad.
- – controlar la recepciopn de la documentacion procedente de las transferencias,comprobando la corresponderncia erntre las hojas de transferencia y la documentaciontransferida.
- – Atender las consultas sobre informacion y la documentacion custodiada en los depositos del archivo y hacer su seguimiento.
- – gestión y control de prestamos de la documentación a las dependencias de la entidad a las que pertenezca el archivo.
- – Ordenación física de la documentación de las series documentales.
- – Realizar los cursos de formación de los responsables de los archivos de gestión de las secretarias y oficinas de la alcaldía municipal en relación con el sistema de clasificación,transferencias, preservación, conservación de la documentación, manejo y uso de las tablas de retención documental vigentes.
- – Expedir certificados o bien dar constancia ( “hacer constar”)de la documentación que custodia el archivo.
- – Llevar el control y registro de los expedientes y documentos que son extraídos en calidad de préstamo.
- – recibir y custodiar las historias laborales del personal desincorporado de la alcaldía municipal.
- – Proporcionar información del material archivo, según las normas establecidas y preparar los indices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
- – Realizar otras tareas que les sean encomendadas por su jefe inmediato e el área de su competencia.
- – Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le a indicado su superior jerárquico o el comité evaluador de documentos en aplicación del calendario de conservación y aplicación.
- – Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico y ademas le corresponde notificar las incidencias así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en en estado optimo
- – Cambiar las carpetas maltratadas, que contienen la documentación y así mismo esterar los clips y grapas de los documentos.
- – Valorar la documentación de la alcaldía municipal de cualquier época y en cualquier soporte físico atendiendo a los aspectos de su producción tramitación y valor(jurídico, económico y histórico.).
- – proponer y supervisar los mecanismos necesarios para dotar de credibilidad a los documentos administrativos en cualquier soporte físico con especial incidencia en las operaciones de autentican, certificación compulsa y reproducir documental.
- – Diseñar y actualizar el cuadro de clasificación de la documentacion, los procedimientos de registro general de entrada y salida de documentos.
- – Coordinar el tratamiento de los fondos audiovisuales ( vídeos, fotografías et.) y otras colecciones especiales.
- – Control de la periodicidad y la ejecución de los tratamientos de desinfección de los documentos e instalación de la entidad.
- – controlar el acceso de usuarios conforme a los criterios establecidos por el reglamento del archivo.
- – Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y también, a que ellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios organismo a las que pertenece el archivo referidas a la consulta y préstamo de la documentación.
- – Aplicar las disposiciones referentes a la norma de accesos a la documentación de acuerdo con la normativa vigente, para ser aplicadas en momento de la consulta de los documentos.