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Empleos / Territorial para municipios de quinta y sexta categoría

Auxiliar Administrativo

En Puerres / Nariño
$878.000 al mes

  • No disponible

  • OPEC #84393

  • Nivel Asistencial

  • 12 meses de experiencia

  • 1 vacante

Estado

La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.

Descripción

DIRIGIR, COORDINAR Y CONTROLAR LA ORGANIZACION Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO, PARA CUSTODIAR Y ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y DEMAS INFORMACION PRODUCIDA DURANTE EL PROCESO DE GESTION Y EXISTENCIA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES, EJECUTANDO ACTIVIDADES DE RECEPCION, ORGANIZACION Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS, CON LA FINALIDAD DE FACILITAR SU CONSULTA A LA MISMA ENTIDAD Y TAMBIEN TODOS LOS CIUDADANOS, DE ACUERDO CON LA NORMATIVA DE ACCESIBILIDAD A LA DOCUMENTACION EN EL MOMENTO EN QUE SE LO REQUIERA

Entidad

Alcaldia Puerres.

Requisitos de estudios

titulo de bachiller

Requisitos de experiencia

doce meses de experiencia laboral

Funciones del cargo

  • – hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestion del archivo central,al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacion interinstitucional, con el objeto de facilitar el sistema de organizacion documental de la entidad.
  • – organizar los documentos que reposan en el archivo central e historico del municipio.
  • – difundir la aplicacion de las tablas de retencion documental concernirnte a cada secretaria y oficina de la entidad, para que se aplique de forma unívoca y genewralizada en todos los archivos de gestion.
  • – Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentacion desde las secretarias y oficina de la entidad, hasta la ubicacion en el archivo central.
  • – Asesorar a los responsables de los archivos en gestion en el prtoceso de implementacion del sistema de organizacion integral de la documentacion, ofreciendoles ayuda tecnica.
  • – custodiar y organizar la documentacion del archivo y en la aplicacion del sistema de organizacion integral de la documentacion en los archivos de gestion de la entidad.
  • – colaborar en el proceso de aplicacion de las tablas de retencion documental aprobadas.
  • – llevar a cabo la gestion y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo documental y muy especialmente, velar por el asesoramiento al personal de los archivos de gestion en el desarrollo de esta actividad.
  • – controlar la recepciopn de la documentacion procedente de las transferencias,comprobando la corresponderncia erntre las hojas de transferencia y la documentaciontransferida.
  • – Atender las consultas sobre informacion y la documentacion custodiada en los depositos del archivo y hacer su seguimiento.
  • – gestión y control de prestamos de la documentación a las dependencias de la entidad a las que pertenezca el archivo.
  • – Ordenación física de la documentación de las series documentales.
  • – Realizar los cursos de formación de los responsables de los archivos de gestión de las secretarias y oficinas de la alcaldía municipal en relación con el sistema de clasificación,transferencias, preservación, conservación de la documentación, manejo y uso de las tablas de retención documental vigentes.
  • – Expedir certificados o bien dar constancia ( “hacer constar”)de la documentación que custodia el archivo.
  • – Llevar el control y registro de los expedientes y documentos que son extraídos en calidad de préstamo.
  • – recibir y custodiar las historias laborales del personal desincorporado de la alcaldía municipal.
  • – Proporcionar información del material archivo, según las normas establecidas y preparar los indices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
  • – Realizar otras tareas que les sean encomendadas por su jefe inmediato e el área de su competencia.
  • – Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le a indicado su superior jerárquico o el comité evaluador de documentos en aplicación del calendario de conservación y aplicación.
  • – Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico y ademas le corresponde notificar las incidencias así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en en estado optimo
  • – Cambiar las carpetas maltratadas, que contienen la documentación y así mismo esterar los clips y grapas de los documentos.
  • – Valorar la documentación de la alcaldía municipal de cualquier época y en cualquier soporte físico atendiendo a los aspectos de su producción tramitación y valor(jurídico, económico y histórico.).
  • – proponer y supervisar los mecanismos necesarios para dotar de credibilidad a los documentos administrativos en cualquier soporte físico con especial incidencia en las operaciones de autentican, certificación compulsa y reproducir documental.
  • – Diseñar y actualizar el cuadro de clasificación de la documentacion, los procedimientos de registro general de entrada y salida de documentos.
  • – Coordinar el tratamiento de los fondos audiovisuales ( vídeos, fotografías et.) y otras colecciones especiales.
  • – Control de la periodicidad y la ejecución de los tratamientos de desinfección de los documentos e instalación de la entidad.
  • – controlar el acceso de usuarios conforme a los criterios establecidos por el reglamento del archivo.
  • – Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y también, a que ellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios organismo a las que pertenece el archivo referidas a la consulta y préstamo de la documentación.
  • – Aplicar las disposiciones referentes a la norma de accesos a la documentación de acuerdo con la normativa vigente, para ser aplicadas en momento de la consulta de los documentos.

Personaliza tu experiencia

Cuéntanos más sobre ti, para que puedas recibir información en la Convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría.

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