Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DESARROLLAR LABORES INSTITUCIONALES PARA LA GESTION TALES COMO MANEJO Y CONSOLIDACION DE LA INFORMACION, MANEJO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES ADMINISTRATIVOS, OPERATIVOS Y LOGISTICOS INHERENTES A LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, MEDIANTE LA APLICACION DE PROCEDIMIENTOS Y HERRAMIENTAS ESTABLECIDAS, OPTIMIZANDO Y POTENCIALIZANDO LOS RECURSOS, CONTRIBUYENDO ASI AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS Y METAS DE LA DEPENDENCIA.
Entidad
Alcaldia Pamplona.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad. Curso de Formación Específica no inferior a Sesenta (60) Horas en áreas secretariales.
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Atender a los funcionarios, usuarios y público en general que acudan a la dependencia, en asuntos de competencia de la dependencia asignada, suministrarles de manera precisa y oportuna la información y orientación requerida.
- Realizar labores auxiliares de apoyo a la sistematización de datos, de acuerdo a las directrices del inmediato superior.
- Notificar personalmente al sujeto pasivo de los actos administrativos expedidos por la dependencia asignada cuando así se requiera.
- Recibir, radicar, tramitar distribuir, clasificar y archivar la correspondencia interna y externa, dirigida o procesada en la dependencia asignada.
- Efectuar el envío de la correspondencia a través de las oficinas de correos autorizados, de acuerdo a las directrices recibidas.
- Distribuir interna y externamente los documentos, correspondencia y comunicados a las oficinas y entidades que se le encomienden.
- Recepcionar documentos, tramitarlos ante el superior inmediato y proporcionar la información y orientación necesaria, de acuerdo a las directrices recibidas.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes.
- Hacer parte de Unidades Estratégicas y Grupos Matriciales de composición flexible, para la ejecución de programas y proyectos de la Secretaría o dependencia, que permitan racionalizar el recurso humano y el alcance de los objetivos institucionales.
- Contribuir con la implementación del Modelo Integrado de Planeación y de Gestión al igual que con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, acorde con el nivel del empleo y su denominación, de conformidad con las directrices establecidas y la normativa vigente, con el propósito de cumplir los fines del Estado y las metas del Plan de Desarrollo.
- Aplicar y desarrollar el Programa de Gestión Documental y Archivo conforme con las políticas y procedimientos establecidos a nivel institucional.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes.
- Elaborar documentos propios de la dependencia o área de desempeño, utilizando herramientas tecnológicas de información y computación.
- Apoyar los procesos de digitación de documentos, alimentar bases de datos y realizar las correspondientes transcripciones y demás trabajos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Operar, manejar en forma correcta y responder por el cuidado de los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos.
- Mantener organizado y actualizado el archivo interno de la dependencia asignada de acuerdo con los registros de carácter técnico, administrativo o financiero, responder por la seguridad y custodia de la documentación generada y por el buen uso de los bienes muebles, elementos y equipos asignados a su cargo.
- Apoyar la elaboración de informes de gestión, estadísticos, de rendición de cuentas y demás según le sean requeridos por su jefe inmediato, por la administración, organismos de control, otras Entidades y comunidad, aplicando metodologías e indicadores definidos, con el fin de evaluar su cumplimiento y dar respuesta a los requerimientos.
- Participar en la ejecución de los planes, programas, proyectos, estudios e investigaciones propios del área de Trabajo, de acuerdo con lo establecido en el Plan de Desarrollo Municipal.
- Responder por el diligenciamiento o distribución oportuna de toda la correspondencia asignada, dejando las respectivas anotaciones o registros de control de recibo y entrega respectivo.
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos y responder por los oficios y documentos que le sean confiados.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por su Superior jerárquico, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo, que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y todas aquellas que le sean asignadas por necesidad del servicio, por normas competenciales o por autoridad competente para el logro de la misión institucional.
- Realizar las labores de fotocopiado del material documental autorizado, hacer los registros y controles respectivos, de acuerdo a los procedimientos establecidos.