Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
GARANTIZAR LOS TRAMITES REQUERIDOS POR LOS CLIENTES Y/O USUARIOS PARA OBTENER SU CLASIFICACION SOCIOECONOMICA, A TRAVES DEL SISTEMA DE IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE POTENCIALES BENEFICIARIOS A PROGRAMAS SOCIALES SISBEN, SEGUN EL INDICE DE NECESIDADES BASICAS INSATISFECHAS, QUE LES PERMITAN ACCEDER A LOS PROGRAMAS SOCIALES DEL ESTADO, EN CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS Y DISPOSICIONES NACIONALES.
Entidad
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Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Apoyar la revisión de los informes sobre el resultado de la aplicación de los Planes de Mejoramiento, relacionados con el proceso de Administración del SISBEN de tal manera que se asegure su cumplimiento y se solucionen las causas de los problemas detectados.
- Apoyar anualmente la elaboración del plan de trabajo y/o cronograma de actividades, la caracterización de la oferta del servicio, el portafolio de servicios, la oferta de portafolio y la promoción de servicios del proceso Administración del SISBEN, participando en la realización del seguimiento y evaluación de los logros alcanzados, los tiempos y recursos utilizados en la ejecución del subproceso.
- Gestionar con el jefe inmediato, la contratación de personal de apoyo para la realización de las siguientes actividades: aplicación de encuestas SISBEN, atención al usuario y procesos de socialización.
- Identificar las causas de los problemas y proponer soluciones a las anomalías que se produzcan en el funcionamiento ordinario del proceso.
- Realizar las actividades relacionadas con la atención al cliente, usuario o comunidad en general que consulten a la dependencia asignada y que garanticen la calidad en la
- prestación de los servicios ofrecidos en cuanto a la adecuada y oportuna respuesta, dando especial atención a los Derechos de Petición y solicitudes de organismos de control.
- Recibir y tramitar la correspondencia y documentación recibida y enviada por la dependencia para gestionar su oportuna respuesta.
- Elaborar y llevar el control de las actas que realice el jefe o supervisor a cargo.
- Elaborar los informes, reportes, cuadros estadísticos y demás documentos que se requieran para controlar el cumplimiento y la ejecución oportuna de las actividades
- programadas.
- Realizar la secretaría del Comité Técnico SISBEN, a fin de tener registro físico del aval otorgado a los informes cuatrimestrales presentados al Departamento Nacional de
- Planeación.
- Apoyar la presentación al comité técnico del SISBEN, del informe cuatrimestral de validación y depuración, el cual, una vez avalado y la base verificada por la Secretaria de Planeación del Departamento, será remitido al Departamento Nacional de Planeación.
- Realizar la supervisión de las actividades del personal de apoyo del proceso Administración del SISBEN o proyectos que se contraten, de tal manera que cada cual cumpla con las actividades encomendadas en los tiempos previstos, dejando memoria documental y gráfica de avances y resultados obtenidos.
- Establecer y dar a conocer por escrito y oportunamente al Secretario de Desarrollo Social, sobre situaciones importantes que puedan afectar el buen funcionamiento del proceso de Administración del SISBEN, entregando los soportes y pruebas respectivas tendientes a diligenciar, tramitar e implementar planes de mejoramiento del proceso, para solucionar los problemas o dificultades detectadas.
- Ejecutar las acciones, actividades, operaciones y tareas propias del subproceso, de acuerdo a los criterios y directrices impartidas por el jefe inmediato, respondiendo
- directamente por la calidad en la operatividad del proceso y las actividades a su cargo, a fin de lograr resultados tempranos y soportar técnicamente la ejecución del mismo.
- Participar activamente en la elaboración de los informes sobre los resultados del seguimiento y evaluación a la gestión institucional, específicamente sobre el subproceso Administración del SISBEN.
- Apoyar el diseño de los indicadores del proceso de Administración del SISBEN.
- Apoyar la realización, implementación y adopción del Sistema de Selección de Beneficiarios para Programas Sociales SISBEN, en la zona urbana y rural del Municipio, de acuerdo con la normatividad y disposiciones nacionales.
- Digitar los datos consignados en la ficha de clasificación socioeconómica en el aplicativo SISBEN: solicitud de encuesta nueva, cambio de domicilio, cambio de municipio, actualización de datos de identificación personal, inclusión de personas, inclusión de hogares, inconformidad en el puntaje obtenido, retiro de personas y retiro de hogares, pasando las mallas de validación, solucionando los errores e inconsistencias y verificando las duplicidades reales o eventuales que se presenten.
- Entregar en forma verbal y/o escrita según el caso, y a solicitud del interesado, el resultado de la encuesta del Sistema de Selección de Beneficiarios a Programas Sociales SISBEN aplicada.
- Aperturar y mantener actualizado el expediente individual por cada solicitud, siguiendo las directrices impartidas por el DNP y la Ley General de Archivo vigente.
- Resolver las solicitudes de información y certificados, verificando en el aplicativo SISBEN, el Número de ficha, la fecha de encuesta y el puntaje obtenido de la persona o personas solicitantes, expidiendo el correspondiente certificado y registrando su salida.
- Realizar diariamente una copia digital de seguridad de la base de datos, con el fin de salvaguardar la información contenida en el aplicativo SISBEN. Con corte a 31 de
- diciembre de cada vigencia, entregar al Secretario de Desarrollo Social o a quien este delegue, una copia digital de seguridad de la base de datos SISBEN para que sea remitida a la dependencia encargada del manejo de la caja fuerte para su correspondiente custodia.
- Elaborar cuatrimestralmente y de acuerdo a las fechas establecidas por el Departamento Nacional de Planeación, el informe SISBEN, de conformidad con las directrices impartidas por el orden nacional.
- Informar permanentemente al jefe inmediato sobre el desarrollo de sus actividades y cuando sea necesario, solicitar instrucciones para una mejor orientación de su desempeño laboral.
- Las demás que le asigne el Alcalde, el jefe inmediato y las necesarias para el cumplimiento eficiente y eficaz de la misión de la oficina en cumplimiento de la Constitución, las Leyes y demás disposiciones vigentes.
- Utilizar adecuadamente los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a su disposición por la Administración con el fin de mantener al día la información y disponer de memoria documentada de las actividades realizadas y los registros correspondientes.
- Llevar el archivo de gestión del despacho, tendiente a documentar las actividades, productos, resultados y logros y generar memoria que será luego transferida al Centro de Documentación o Archivo Central, según corresponda.
- Elaborar documentos en procesadores de texto y cuadros en Excel, aplicando las normas existentes sobre el sistema documental con el fin de que se cumpla con los requerimientos internos o externos que tenga la dependencia.
- Llevar el registro y control de los documentos de la oficina, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos con el fin de que los documentos formen parte de la historia de la entidad y a su vez agilizar la consulta de los mismos evitando pérdidas de la información.
- Atender personal y telefónicamente al público en aras de prestar un servicio efectivo a la comunidad que necesita de los servicios de la Alcaldía, acorde a los procedimientos establecidos.
- Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de consumo de la dependencia, aplicando los estándares establecidos por el almacén de la entidad.
- Recibir y organizar información que le sea confiada para la realización de trámites al interior de la dependencia donde esté asignado.
- Cumplir con los objetivos concertados con el superior inmediato.
- Radicar todos los trámites y documentos que se realicen en la dependencia donde ha sido designado.
- Colaborar con la organización del archivo de la dependencia donde ha sido asignado y participar en su actualización de acuerdo con las normas legales expedidas para el manejo de la información documental.