Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APOYAR LAS ACTIVIDADES Y DAR SOPORTE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, PARA GARANTIZAR LA ATENCION INTEGRAL AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO DE LA ALCALDIA PARA ASEGURAR LA PRODUCCION Y CONSECUCION DE RESULTADOS Y METAS INSTITUCIONALES.
Entidad
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Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Colaborar con la organización del archivo de la dependencia donde ha sido asignado y participar en su actualización de acuerdo con las normas legales expedidas para el manejo de la información documental.
- Informar permanentemente al jefe inmediato sobre el desarrollo de sus actividades y cuando sea necesario, solicitar instrucciones para una mejor orientación de su desempeño laboral.
- Elaborar documentos en procesadores de texto y cuadros en Excel, aplicando las normas existentes sobre el sistema documental con el fin de que se cumpla con los requerimientos internos o externos que tenga la dependencia.
- Realizar las actividades relacionadas con la atención al cliente, usuario o comunidad en general que consulten a la dependencia asignada y que garanticen la calidad en la prestación de los servicios ofrecidos en cuanto a la adecuada y oportuna respuesta, dando especial atención a los Derechos de Petición y solicitudes de organismos de control.
- Radicar todos los trámites y documentos que se realicen en la dependencia donde ha sido designado.
- Atender personal y telefónicamente al público en aras de prestar un servicio efectivo a la comunidad que necesita de los servicios de la Alcaldía, acorde a los procedimientos establecidos
- Acatar y desarrollar los postulados y ejecución de empresa limpia, para la protección y conservación del medio ambiente en la realización de las funciones y actividades a cargo.
- Recibir y tramitar la correspondencia y documentación recibida y enviada por la dependencia para gestionar su oportuna respuesta
- Elaborar los informes, reportes, cuadros estadísticos y demás documentos que se requieran para controlar el cumplimiento y la ejecución oportuna de las actividades programadas.
- Las demás que le asigne el Alcalde, el jefe inmediato y las necesarias para el cumplimiento eficiente y eficaz de la misión de la oficina en cumplimiento de la Constitución, las Leyes y demás disposiciones vigentes
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo de Evaluación de Control Interno MECI y los criterios adoptados por el sistema de Calidad y el sistema de desarrollo administrativo de la Alcaldía.
- Elaborar y llevar el control de las actas que realice el jefe o supervisor a cargo.
- Llevar el archivo de gestión del despacho, tendiente a documentar las actividades, productos, resultados y logros y generar memoria que será luego transferida al Centro de Documentación o Archivo Central, según corresponda.
- Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de consumo de la dependencia, aplicando los estándares establecidos por el almacén de la entidad.
- Cumplir con los objetivos concertados con el superior inmediato
- Utilizar adecuadamente los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a su disposición por la Administración con el fin de mantener al día la información y disponer de memoria documentada de las actividades realizadas y los registros correspondientes
- Llevar el registro y control de los documentos de la oficina, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos con el fin de que los documentos formen parte de la historia de la entidad y a su vez agilizar la consulta de los mismos evitando perdidas de la información.
- Recibir y organizar información que le sea confiada para la realización de trámites al interior de la dependencia donde esté asignado.