Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar adecuadamente el Archivo del Municipio de El Tablón de Gómez, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación.
Entidad
Alcaldia Tablon Gomez.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller y curso no inferior ha sesenta (60) horas relacionado con el cargo. Técnico o tecnólogo en sistema de gestión documental. conocimiento mínimo en sistema de gestión documental decreto de ley 594 del 2000 Técnico en sistemas Formación en informática básica y digitación
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral en cargos relacionados
Funciones del cargo
- Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia.
- Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado.
- las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato.
- Administrar la gestión de comunicación escrita de los documentos internos y externos.
- Asesorar al personal encargado de cada dependencia sobre la organización, manejo y reglamentación del archivo.
- Reunir todo el conjunto documental de las dependencias y oficinas de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
- Certificar que los documentos que serán digitalizados cuentan con los atributos de integridad, contenido, confidencialidad, fecha y la hora, conservados para su posterior consulta y trazabilidad; y disponibilidad y continuidad.
- Firmar las certificaciones requeridas de los documentos digitalizados cuando sea necesarios.
- Validar por medio de la firma las actas que se generen durante el proceso de digitalización de archivos. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos.
- Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias.
- Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión.
- Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones.
- Utilizar correctamente los EPP y cumplir con las normas e instrucciones del Programa de salud ocupacional y Reglamento de higiene y seguridad industrial.
- Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora.
- Recibir, radicar, archivar documentos, correspondencia y despachar la que se origina en la misma.
- Orientar a los usuarios de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos por la dependencia.
- Preparar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requerida.
- Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo general del municipio así como el que se le confié en custodia
- Responder por la seguridad, conservación y uso adecuado de los documentos y elementos, que estén bajo su responsabilidad e informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las anomalías relacionadas con la dependencia.
- Vigilar que todo el proceso de conversión de documentos se haga bajo la normatividad técnica concordante.
- Asegurar que a partir de los de los documentos originales de archivo y sus imágenes digitalizadas se puedan reproducir unas imágenes idénticas en forma, presentación, tamaño y características visuales a los originales.
- Controlar e identificar que el volumen de documentos físicos a digitalizar sea igual al digitalizado.
- Velar por el cumplimiento del protocolo de digitalización de documentos.
- Coordinar y supervisar la organización y conservación de todos los documentos del Municipio de acuerdo a las normas técnicas establecidas para tal fin.
- Velar por que el archivo disponga de los medios técnicos y tecnológicos que faciliten su labor.
- Extender certificaciones o constancias con base en los fondos documentales en el archivo central.
- Supervisar el préstamo de documentos a las diferentes dependencias
- Coordinar la programación del traslado de documentos de las dependencias al archivo central.
- Presentar al comité de Archivo el listado de los documentos para depurar.
- Elaborar y tramitar los proyectos o documentos que deban someterse a la aprobación del comité de archivo.
- Implementar el Programa de Gestión Documental en la Corporación.
- Velar por la aplicación e implementación de las tablas de retención documental en cada una de las dependencias de la Corporación.
- Realizar informes de gestión y auditoría, dirigidos a su Jefe inmediato o a quien lo requiera.
- Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia.
- Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna.
- Dirigir y controlar las actividades del personal a su cargo y dar instrucciones al personal sobre la producción, radicación, trámite, organización, transferencia, consulta, conservación y eliminación de documentos, según los procedimientos establecidos.
- Controlar el envió de la correspondencia interna y externa despachada, coordinando la entrega a su destino final.
- Recibir las unidades documentales físicas y verificar su contenido con lo registrado en el formato destinado para tal fin.
- Asignar número único de inventario a cada unidad de conservación e incluirlo en el formato de inventario y transferencia documental para su impresión y firma, coordinar su respectiva actualización.