Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APOYAR ADMINISTRATIVAMENTE LAS FUNCIONES DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTACRUZ, ORGANIZANDO, PREPARANDO Y COORDINANDO, EL DESARROLLO DE LAS AGENDAS, REUNIONES, COMITES, ACTIVIDADES DE APOYO Y DE ORDEN ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO Y DEMAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, DE ACUERDO CON LAS POLITICAS INSTITUCIONALES DE LA ENTIDAD.
Entidad
Alcaldia Santacruz Guachaves.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia laboral relacionada con el cargo .
Funciones del cargo
- PREPARAR Y MANTENER ACTUALIZADA LA AGENDA DE TRABAJO Y COMPROMISOS DEL JEFE INMEDIATO.
- ATENDER LLAMADAS TELEFONICAS, BRINDANDO SIEMPRE LA INFORMACION INSTITUCIONAL QUE SE REQUIERA.
- REALIZAR LOS INFORMES CORRESPONDIENTES DE LA OFICINA, Y DAR RESPUESTA OPORTUNA SEGUN INDICACION A LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS COMO TAMBIEN A LAS DIFERENTES ENTIDADES FISCALES Y GUBERNAMENTALES.
- ARCHIVAR DOCUMENTOS, REGISTROS, MEMORANDOS Y DEMAS DOCUMENTACION DE ACUERDO A LAS NORMAS DE ARCHIVO EXISTENTES EN LA ENTIDAD Y LAS NORMAS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- REALIZAR VISITAS RELACIONADAS CON LA VERIFICACION DE DATOS DE ACUERDO A LOS PROGRAMAS MANEJADOS EN LA DEPENDENCIA.
- RESPONDER POR LA SEGURIDAD DE ELEMENTOS, DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CARACTER MANUAL, MECANICO O ELECTRONICO Y ADOPTAR MECANISMOS PARA LA CONSERVACION, EL BUEN USO, EVITAR PERDIDAS, HURTOS O EL DETERIORO DE LOS MISMOS.
- OPTIMIZAR LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL EJERCICIO DEL CARGO Y DE LOS BIENES SU DISPONIBILIDAD PARA MEJORAR EL SERVICIO.
- ATENDER LOS REQUERIMIENTOS QUE EMITAN LAS AUTORIDADES COMPETENTES Y PRESENTAR LA INFORMACION REQUERIDA, PARA VELAR POR LA TRANSPARENCIA ADMINISTRATIVA.
- PREPARAR INFORMES Y MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACION DE LA OFICINA.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR INFORMACION, DOCUMENTOS O ELEMENTOS QUE SEAN SOLICITADOS, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, LAS AUTORIZACIONES Y LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD.
- ENVIAR LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN EN LA OFICINA, A LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO O A OTRAS ENTIDADES Y CONTROLAR EL RECIBO POR PARTE DEL DESTINATARIO.
- ASISTIR A SU JEFE EN LA CONSECUCION DE INFORMACION OPORTUNA PARA DAR RESPUESTA A LAS NECESIDADES DE LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO.
- MANEJAR Y CUSTODIAR CON DISCRECION Y PRUDENCIA LA INFORMACION Y CORRESPONDENCIA, Y VELANDO POR SU MANEJO ADECUADO.
- RECIBIR, RADICAR, PROYECTAR, COORDINAR LA CONTESTACION DE LA CORRESPONDENCIA PROVENIENTE DEL ENTORNO EXTERNO E INTERNO, ASI COMO LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES ORIGINADOS EN LA OFICINA.
- COLABORAR EN LA ORGANIZACION DE TODO TIPO DE REUNIONES EN QUE DEBA ASISTIR SU JEFE INMEDIATO DE ACUERDO A LA AGENDA PREESTABLECIDA.
- ADELANTAR PROCESOS DE BUSQUEDA DE LA DOCUMENTACION REQUERIDA, QUE REPOSE EN EL ARCHIVO MUNICIPAL DE ACUERDO A LAS POLITICAS ORIENTADAS POR EL COMITE DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO MUNICIPAL.
- APOYAR LAS FUNCIONES QUE REALICEN LOS NIVELES SUPERIORES JERARQUICOS
- LAS DEMAS QUE LE ASIGNE LA CONSTITUCION, LA LEY O QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DE LA DEPENDENCIA EN CONSIDERACION CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES, LAS RAZONES PROPIAS DEL SERVICIO Y, EN PARTICULAR, CON LA NATURALEZA DEL CARGO.