Estado
La convocatoria Territorial 8 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DESPACHO ASIGNADO, MANEJO DE CORRESPONDENCIA, MANEJO DE LA AGENDA, ATENCION, ORIENTACION, INFORMACION AL PUBLICO E INGRESO DE PERSONAS A LA OFICINA DEL SUPERIOR INMEDIATO.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, TRAMITAR, DISTRIBUIR, CLASIFICAR, RADICAR Y ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA, PETICIONES, DOCUMENTOS Y DEMAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS, PARA MANTENER ACTUALIZADO Y ORGANIZADO EL ARCHIVO Y LOS LIBROS RADICADORES CORRESPONDIENTES.
- TOMAR APUNTES, PROYECTAR LAS RESPUESTAS DE LA CORRESPONDENCIA QUE LE SEA ASIGNADA, Y EFECTUAR EL ENVIO DE LOS DOCUMENTOS, OFICIOS, INFORMES, COMUNICACIONES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS VIA FAX, E-MAIL O CORREO TRADICIONAL, DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES RECIBIDAS.
- ATENDER A FUNCIONARIOS Y PUBLICO EN GENERAL CUANDO SEA INDISPENSABLE, Y PROPORCIONAR LA INFORMACION Y ORIENTACION NECESARIA, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- ELABORAR, DIGITAR O SISTEMATIZAR LOS DOCUMENTOS, CARTAS, OFICIOS, MEMORANDOS, CIRCULARES, RESOLUCIONES, DECRETOS, CERTIFICACIONES, INFORMES, COMUNICACIONES, ACTOS ADMINISTRATIVOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE LE SEAN ASIGNADOS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- RESPONDER POR EL BUEN USO Y MANTENIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES Y ELEMENTOS A SU CARGO Y CUSTODIAR LOS TEXTOS Y DOCUMENTOS QUE SE MANEJEN EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- LLEVAR LA AGENDA DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES RUTINARIAS DEL SUPERIOR INMEDIATO, EJECUTAR LAS ACCIONES NECESARIAS, RECORDAR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS Y EVENTOS DENTRO Y FUERA DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, RECOLECTAR, MANTENER Y DIFUNDIR LA INFORMACION DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES RECIBIDAS.
- RECIBIR Y EFECTUAR LAS LLAMADAS TELEFONICAS INTERNAS O EXTERNAS, COMUNICACIONES POR FAX, COMUNICARLAS OPORTUNAMENTE, ANOTAR LAS QUE SE LLEVEN A CABO EN AUSENCIA DEL SUPERIOR INMEDIATO Y REALIZAR LAS QUE LE SEAN SOLICITADAS, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- CONTROLAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON AUDIENCIAS, VISITAS OFICIALES Y SOCIALES EN GENERAL QUE CORRESPONDAN AL SUPERIOR INMEDIATO Y COORDINAR LAS REUNIONES, JUNTAS, COMITES, VISITAS Y EVENTOS QUE DEBA ATENDER EL SUPERIOR INMEDIATO DE ACUERDO CON INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- ORGANIZAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO INTERNO, LOS AUDIOVISUALES, DOCUMENTOS GENERADOS Y RECIBIDOS EN LA DEPENDENCIA.
- COORDINAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E INSUMOS QUE SE REQUIERAN EN LA DEPENDENCIA Y LLEVAR CONTROL PERIODICO DE LAS NECESIDADES DE PAPELERIA, UTILES Y DEMAS ELEMENTOS DE TRABAJO.
- RECIBIR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR, CONTROLAR Y PRESERVAR DOCUMENTOS, DATOS Y ELEMENTOS RELACIONADA CON ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTIVOS.