Estado
La convocatoria Territorial 8 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DESPACHO ASIGNADO, EN EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA, DE LA AGENDA, EN LA ATENCION, ORIENTACION, INFORMACION AL PUBLICO E INGRESO DE PERSONAS A LA OFICINA DEL SUPERIOR INMEDIATO.
Entidad
Gobernacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 60 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO EN SECRETARIADO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR, CONTROLAR Y PRESERVAR DOCUMENTOS, DATOS Y ELEMENTOS RELACIONADA CON ASUNTOS DE SU COMPETENCIA.
- RECIBIR, TRAMITAR, DISTRIBUIR, CLASIFICAR, RADICAR Y ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA, PETICIONES, DOCUMENTOS Y DEMAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS, MANTENER ACTUALIZADO Y ORGANIZADO EL ARCHIVO Y LOS LIBROS RADICADORES CORRESPONDIENTES.
- LLEVAR LA AGENDA DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES RUTINARIAS DEL SUPERIOR INMEDIATO, RECORDAR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS Y EVENTOS DENTRO Y FUERA DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, RECOLECTAR, MANTENER Y DIFUNDIR LA INFORMACION DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES RECIBIDAS.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO, ACORDE CON LA NATURALEZA DEL CARGO Y NECESIDADES DEL SERVICIO, PARA EL LOGRO DE LA MISION INSTITUCIONAL.
- COORDINAR LAS REUNIONES, JUNTAS, COMITES, VISITAS Y EVENTOS QUE DEBA ATENDER EL SUPERIOR INMEDIATO DE ACUERDO CON INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- RESPONDER POR EL BUEN USO Y MANTENIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES Y ELEMENTOS A SU CARGO Y CUSTODIAR LOS TEXTOS Y DOCUMENTOS QUE SE MANEJEN EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA.
- RECIBIR Y EFECTUAR LAS LLAMADAS TELEFONICAS INTERNAS O EXTERNAS, COMUNICACIONES POR FAX, ANOTAR LAS QUE SE LLEVEN A CABO EN AUSENCIA DEL SUPERIOR INMEDIATO Y REALIZAR LAS QUE LE SEAN SOLICITADAS, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ORGANIZAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO INTERNO, LOS AUDIOVISUALES, DOCUMENTOS GENERADOS Y RECIBIDOS EN LA DEPENDENCIA, PARA GARANTIZAR SU BUSQUEDA OPORTUNA
- MANTENER DISCRECION Y RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS CONFIDENCIALES TRAMITADOS EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA Y LOS QUE CONOZCA POR RAZON DE SUS FUNCIONES.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- TOMAR APUNTES, PROYECTAR LAS RESPUESTAS DE LA CORRESPONDENCIA QUE LE SEA ASIGNADA, Y EFECTUAR EL ENVIO DE LOS DOCUMENTOS, OFICIOS, INFORMES, COMUNICACIONES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS VIA FAX, E-MAIL O CORREO TRADICIONAL.
- ELABORAR, DIGITAR O SISTEMATIZAR LOS DOCUMENTOS, CARTAS, OFICIOS, MEMORANDOS, CIRCULARES, RESOLUCIONES, DECRETOS, CERTIFICACIONES, INFORMES, COMUNICACIONES, ACTOS ADMINISTRATIVOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE LE SEAN ASIGNADOS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- ATENDER A FUNCIONARIOS Y PUBLICO EN GENERAL Y PROPORCIONAR INFORMACION Y ORIENTACION, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- COORDINAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E INSUMOS QUE SE REQUIERAN EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA Y LLEVAR CONTROL PERIODICO DE LAS NECESIDADES DE PAPELERIA, UTILES Y DEMAS ELEMENTOS DE TRABAJO.