Estado
La convocatoria Territorial 8 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DESARROLLAR FUNCIONES DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ORIENTADAS A FACILITAR EL DESARROLLO DE LAS LABORES DE APOYO, MEDIANTE LA ATENCION AGIL Y OPORTUNA, LA ELABORACION Y TRASCRIPCION DE DOCUMENTOS E INFORMES, EL MANEJO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPENO.
ADMINISTRAR INFORMACION DEL AREA, PARA PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, APLICANDO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
Entidad
Asamblea Departamental Amazonas.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Dos(2) años de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- REALIZAR LAS SUPERVISIONES DE LOS CONTRATOS DE SELECCION DE MINIMA CUANTIA CUANDO SE REQUIERA.
- VELAR POR LA BUENA PRESENTACION DE LA OFICINA Y LA CONSERVACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO.
- RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA PLATA FORMA DEL SISTEMA DE CERTIFICACION ELECTRONICA DE TIEMPOS LABORADOS-CETIL, DESARROLLADO POR LA OFICINA DE BONOS PENSIONALES DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y EL MINISTERIO DE TRABAJO Y TIEMPOS DE SERVICIO, SOLICITADAS POR FUNCIONARIOS, EX FUNCIONARIOS, UNIDADES DE APOYO Y DERECHOS DE PETICION.
- SUMINISTRAR INFORMACION VERAZ Y OPORTUNA PARA LA RENDICION DE CUENTA ANUAL, EN CUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 45 DE LA LEY 2200 DE 2022.
- APLICAR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE CONFORMIDAD CON LA LEY 594 DEL 2000
- PREPARAR ACTOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON EL PAGO DE OBLIGACIONES CONTRAIDAS POR LA CORPORACION.
- LIQUIDAR MENSUALMENTE LA SEGURIDAD SOCIAL DE DIPUTADOS Y FUNCIONARIAS DE LA CORPORACION ELABORANDO LA PLANILLA DE PAGO EN EL SISTEMA.
- REALIZAR EL TRAMITE DE INCAPACIDADES DE DIPUTADOS Y FUNCIONARIOS ANTE LAS DIFERENTES EPS EN EL CUAL SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE AFILIADO.
- MANTENER EN ORDEN TODO LO CONCERNIENTE A LA SECRETARIA, EN PARTICULAR LAS ACTAS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS MAGNETOFONICOS, VELAR POR LA ADECUADA SEGURIDAD DEL ARCHIVO GENERAL.
- MANTENER ACTUALIZADO EL MANUAL DE ATENCION DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS (PQESD) CARGADO EN LA PAGINA WEB INSTITUCIONAL DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE AMAZONAS.
- RESPONSABLE DEL CARGUE DE LA INFORMACION GENERADA POR LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE AMAZONAS EN LA PAGINA INSTITUCIONAL HTTP://WWW.ASAMBLEA-AMAZONAS.GOV.CO/
- ELABORACION PONENCIAS DE PROYECTOS DE ORDENANZAS, CON EL ACOMPAÑAMIENTO DEL ASESOR JURIDICO.
- RECIBIR, CLASIFICAR Y ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA.
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE AL PUBLICO Y FIJAR LAS CITAS QUE SEAN AUTORIZADAS POR EL SECRETARIO GENERAL.
- ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE SECOP, PARA LA PUBLICACION DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION QUE REALICE LA CORPORACION.
- ATENDER LAS ACTIVIDADES DE MECANOGRAFIA, COMPUTACION, TRANSCRIPCION, REGISTRO Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS OFICIALES.
- REVISAR Y ACTUALIZAR LA INFORMACION DE LAS HOJAS DE VIDA DE DIPUTADOS Y EMPLEADOS.
- COORDINAR Y PRESTAR LOS SERVICIOS DE SECRETARIADO GENERAL Y/O LA PRESIDENCIA CUANDO SEA NECESARIO O LAS CIRCUNSTANCIAS LO EXIJAN.
- LLEVAR LA AGENDA Y RECORDAR LOS COMPROMISOS DE DIPUTADOS Y PRESIDENCIA.
- MANTENER UN REGISTRO PERIODICO DE LOS DIFERENTES ACTOS INSTITUCIONALES Y ACCIONES DIVULGATIVAS QUE SE REALICEN AL INTERIOR DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL
- APOYAR, RESPALDAR Y ESTABLECER LOS MECANISMOS DE PROTECCION AL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL CUMPLIENDO CON LOS LINEAMIENTOS JURIDICOS QUE REGULAN LA PROTECCION DEL DERECHO DEL AUTOR, SOFWARE LEGAL, POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, LA NORMATIVIDAD VIGENTE SOBRE EL AREA, Y LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA CORPORACION
- TRANSCRIBIR ACTOS ADMINISTRATIVOS, RESOLUCIONES, OFICIOS Y DOCUMENTOS QUE LE SEÑALE POR SECRETARIA GENERAL.
- ENVIAR OPORTUNAMENTE AL SECRETARIO GENERAL, EL MATERIAL GRABADO EN LAS SESIONES Y EVENTOS QUE SE REALIZAN EN EL RECINTO DE LA ASAMBLEA.
- VELAR POR EL OPTIMO AUDIO EN LAS SESIONES Y EVENTOS QUE SE REALICEN EN EL RECINTO O FUERA DE ELLA.
- MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DE LA CORPORACION, SOBRE EL ESTADO Y UBICACION DE LOS MISMOS, PARA GARANTIZAR EL CORRECTO SEGUIMIENTO DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA CORPORACION
- ARCHIVAR, NUMERAR Y RADICAR TECNICAMENTE DECRETOS, RESOLUCIONES, ORDENANZAS, CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y DOCUMENTOS QUE EXPIDA LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL AMAZONAS.
- ESTABLECER MECANISMOS DE ASEGURAMIENTO FISICO Y DIGITAL, PARA FORTALECER LA CONFIDENCIALIDAD, INTEGRIDAD, DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE AMAZONAS.
- PREPARAR LA CORRESPONDENCIA DE LA SECRETARIA GENERAL Y PRESIDENCIA DE LA CORPORACION, CLASIFICARLA Y PROYECTAR LAS RESPUESTAS QUE SE SOLICITAN Y SEAN NECESARIAS.
- APOYAR EN TODO EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE AMAZONAS.
- MANEJO DE LA PLATAFORMA DEL SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIA (SIA).
- RESPONSABLE DE LA FORMULACION E IMPLEMENTACION DE LOS LINEAMIENTOS ARCHIVISTICOS PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS-PINAR,
- TRAMITAR LOS PEDIDOS DE UTILES, MATERIALES Y PAPELERIA DE LAS OFICINAS QUE LO REQUIERAN.
- REVISION DIARIA DEL CORREO ELECTRONICO [email protected] Y HTTP://WWW.ASAMBLEA-AMAZONAS.GOV.CO/, PARA LA VERIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA.
- ELABORACION DE LOS INFORMES QUE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEBE PRESENTAR A LOS ENTES DE CONTROL.
- NOTIFICAR CON TIEMPO, LAS CITACIONES Y/O INVITACIONES APROBADAS POR LA PLENARIA.