Estado
La convocatoria Territorial 12 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
APLICAR LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL DIRECTOR EJECUTIVO Y SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO POR MEDIO DE ACTIVIDADES SECRETARIALES Y BRINDAR SOPORTE Y APOYO A LAS DEMAS DEPENDENCIAS EN TAREAS RELACIONADAS CON EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES.
Entidad
Proceso Seleccion Modalidad Abierto Territorial 12 Instituto Municipal Recreacion Deportes Villa Rosario Imrd.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Quince(15) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- APOYAR LAS ACTIVIDADES DE ATENCION AL CLIENTE Y USUARIOS Y VELAR PORQUE SE TRAMITEN DEBIDA Y OPORTUNAMENTE LAS QUEJAS, PETICIONES, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS PRESENTADAS ANTE EL IMRD.
- ASISTIR A LA DIRECCION EJECUTIVA EN LA ORIENTACION Y CONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS DEPENDENCIAS DEL IMRD PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS MISIONALES Y DE APOYO.
- REALIZAR LAS FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- APOYAR LAS ACTIVIDADES AL INTERIOR DEL IMRD CON EL FIN DE LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA ENTIDAD.
- APOYAR LA ELABORACION DE LOS PROYECTOS DE ACUERDOS, RESOLUCIONES Y DEMAS DOCUMENTOS QUE DEBAN EXPEDIRSE PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD.
- APOYAR LA GESTION DOCUMENTAL RELACIONADA CON LOS PROCESOS DE CONTRATACION QUE ADELANTE LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL IMRD.
- LLEVAR EL SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES A REALIZARSE POR EL JEFE DEL AREA, A FIN DE CUMPLIR EFICAZMENTE LOS COMPROMISOS INSTITUCIONALES
- VERIFICAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE ESTOS.
- CUSTODIAR EL ARCHIVO DEL IMRD Y CONSERVARLO ACTUALIZADO.
- GARANTIZAR EL BUEN MANEJO, CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL IMRD.
- ATENDER A, LOS USUARIOS DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LA NECESIDAD PRESENTADA Y ORIENTARIO HACIA OTRA AREA ADMINISTRATIVA EN CASO DE SER NECESARIO.
- APOYAR LAS ACCIONES DE PUBLICACION, NOTIFICACION Y COMUNICACION DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDIDOS POR LA ENTIDAD.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR. DISTRIBUIR Y CONTROLAR FACTURAS, DOCUMENTOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DEL IMRD.
- COORDINAR EN FORMA DIARIA LA AGENDA DEL DIRECTOR EJECUTIVO Y EL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SOBRE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES A REALIZAR.
- ELABORAR DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES DADAS POR LA JE INMEDIATO, LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS REQUERIDOS, DANDO APLICACION A LAS TECNICAS INSTITUCIONALES Y DE OFICINA.
- MANEJAR LA CAJA MENOR CUANDO FORMALMENTE ASI SE LO SOLICITE EL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL IMRD.
- TRANSCRIBIR CORRESPONDENCIA, PROYECTOS DE ACUERDO. CONTRATOS. ACTAS, OFICIOS, ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA. DOCUMENTOS E INFORMACION GENERAL QUE LE SEAN ASIGNADAS.
- APLICAR OPERACIONES TECNICAS RELACIONADAS CON LA ORGANIZACION DE TODOS LOS ARCHIVOS DEL IMRD.
- CONTROLAR Y PRESERVAR LAS SERIES DOCUMENTALES MEDIANTE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
- APOYAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES QUE LE HAN DE REALIZAR LOS DESPACHOS U OFICINAS.
- ORGANIZAR Y CUIDAR LA BUENA PRESENTACION Y CONSERVACION DEL ARCHIVO Y SUMINISTRAR INFORMACION CUANDO SEA REQUERIDA.
- ATENDER LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y VELAR POR LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD, VERACIDAD,FIDELIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACION CONTENIDA EN LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO EN LOS CASOS SEÑALADOS POR LA LEY Y POR LA ADECUACION DE ESTOS.
- ASEGURARSE DE LA CORRECTA FOLIACION DE LA DOCUMENTACION EMITIDA POR CADA DEPENDENCIA.
- COLABORAR EN EL MOMENTO QUE SE LE SOLICITE EN ASUNTOS DE DOCUMENTOS O CORRESPONDENCIA, CHEQUES.
- ENTREGA DE RECIBOS O PEDIDOS DE INFORMACION EN LA SUBDIRECCIONES DEL IMRD Y LAS DEMAS QUE CONSIDERE EL JEFE INMEDIATO DE ACUERDO CON SU NIVEL.
- ADMINISTRAR Y GESTIONAR EL TRAMITE DOCUMENTAL OPORTUNO DE ENTREGA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA GENERAL Y ESPECIFICA DEL DESPACHO DEL AREA DE DESEMPEÑO, A FIN DE DEPURAR Y AGILIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
- APORTAR AL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DESDE EL PROCESO AL CUAL PERTENECE.
- APOYAR LA REALIZACION DE LAS LABORES DE AUDITORIA DE LAS ESTAMPILLAS, TASA E IMPUESTOS A FAVOR DEL DEPORTE Y CON CARGO AL IMRD SEGUN EL MANUAL ESTABLECIDO PARA TAL FIN.
- Y. LAS DEMAS FUNCIONES INHERENTES AL CARGO, QUE DE UNA PARTE LE ATRIBUYA EL ORDENAMIENTO LEGAL POR MANDATO DE LA CONSTITUCION POLITICA, LA LEY, LAS ORDENANZAS, LOS ACUERDOS MUNICIPALES, LOS DECRETOS. LAS RESOLUCIONES, LOS ESTATUTOS, REGLAMENTOS Y MANUALES Y, DE OTRA PARTE, LAS QUE LE SEAN ASIGNADAS O DELEGADAS POR EL SUPERIOR JERARQUICO COMPETENTE DE ACUERDO CON EL NIVEL Y LA NATURALEZA DEL CARGO Y EL AREA FUNCIONAL DEL EMPLEO.