Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APOYAR, CONTRIBUIR, MANEJAR, ORGANIZAR Y CONTROLAR LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS, GESTION DOCUMENTAL, CON EL FIN DE RESGUARDAR, CUSTODIAR, PRESERVAR, CONSERVAR Y DIFUNDIR LOS DOCUMENTOS, SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y EL ACCESO DE LA COMUNIDAD ACADEMICA, ADMINISTRATIVA O DE SOLICITUDES EXTERNAS, A LA INFORMACION Y DOCUMENTOS DE LA INSTITUCION; CUMPLIENDO CON LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES VIGENTES.
Entidad
Institucion Universitaria Itsa.
Requisitos de estudios
Título de FORMACION TECNICA PROFESIONAL en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNICA PROFESIONAL EN ARCHIVO ,O, Título de TECNOLOGICA en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNOLOGIA EN ARCHIVISTICA , TECNOLOGIA EN DOCUMENTACION Y ARCHIVISTICA. Certificación de 100 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG. Certificación de 100 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: HERRAMIENTAS OFIMATICAS AVANZADAS.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho(18) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- APOYAR PARA QUE LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA Y SALE DE LA INSTITUCION TENGA EL TRAMITE Y PRESENTACION CORRESPONDIENTES DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS, Y CONFORME CON LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS ESTABLECIDOS Y LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE.
- CODIFICAR, FOLIAR Y ARCHIVAR EN LAS RESPECTIVAS CARPETAS, LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA A LA DEPENDENCIA CON EL FIN DE GARANTIZAR LA RESERVA DE LA INFORMACION Y CONSERVAR EN EXCELENTE ESTADO LOS DOCUMENTOS DE LA DEPENDENCIA, VERIFICANDO QUE SE CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE APLICABLE.
- ELABORAR INFORMES PERIODICOS AL SUPERIOR INMEDIATO SOBRE LA EJECUCION DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DEL ARCHIVO, SEÑALANDO LOS LOGROS, EN LOS INDICADORES, DE PROCESOS Y DE RESULTADOS, SEGUN EL CASO E EL FORMATO QUE PARA EL EFECTO SE EXPIDAN.
- APOYAR EN LA PROPUESTA, ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS, REGLAMENTOS Y PROTOCOLOS QUE DEBEN APLICARSE EN EL PROCESO ARCHIVISTICO Y DE GESTION DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION, PARA ASEGURAR LA CONSERVACION DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL Y EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA.
- ACOMPAÑAR EN LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, Y VELAR POR SU ACTUALIZACION Y APLICACION, DE ACUERDO CON LAS MODIFICACIONES A LA INFRAESTRUCTURA ORGANICA DE LA INSTITUCION Y LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- MANTENER DEBIDAMENTE INFORMADA A LA RECTORIA Y TODOS LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA QUE TRAMITE, DE ACUERDO A LAS DIRECTRICES ESPECIFICADAS SEGUN CADA USUARIO.
- MANTENER CLASIFICADOS, CATALOGADOS Y ACTUALIZADOS LOS ARCHIVOS INACTIVOS Y ACTIVOS DE LA INSTITUCION, RESPONDER POR EL MANEJO, ENTREGA, CUSTODIA Y CONTROL DE LOS MISMOS, ASI COMO DISEÑAR MECANISMOS QUE FACILITEN LA CONSULTA Y LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS ARCHIVISTICOS.
- ACOMPAÑAR EN EL SISTEMAS DE CLASIFICACION Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y DEMAS ELEMENTOS QUE CONTENGAN INFORMACION; ACTUALIZAR LOS REGISTROS DE CORRESPONDENCIA EN LAS RESPECTIVAS PLANILLAS DE CONTROL Y EFECTUAR SEGUIMIENTO CON EL FIN DE GARANTIZAR LA RESERVA DE LA INFORMACION Y CONSERVAR EN EXCELENTE ESTADO LOS DOCUMENTOS DE LA INSTITUCION, ASI COMO VELAR POR LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION QUE MANEJE ESTA DEPENDENCIA; CUMPLIENDO CON LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES VIGENTES .
- PARTICIPAR EN LA PLANEACION, IMPLEMENTACION, CONTROL Y MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTION MANEJADOS POR EL PROCESO O AREA AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO EN LA INSTITUCION, DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD INTERNA APLICABLE.
- ACOMPAÑAR EN EL ESTABLECIMIENTO DE NORMAS ESPECIFICAS SOBRE PRESTAMOS, RECUPERACION, LOCALIZACION, CONSULTA, REMISION, TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS CON EL FIN DE GARANTIZAR UN SERVICIO OPORTUNO CON CALIDAD Y EFECTIVIDAD, VERIFICANDO QUE ESTAS ESTEN ALINEADAS LAS POLITICAS INSTITUCIONALES Y LEGALES VIGENTES.
- ELABORAR Y PRESENTAR ANUALMENTE LOS SOPORTES E INFORMES NECESARIOS PARA EVIDENCIAR EL DESEMPEÑO DE LAS FUNCIONES CON EL PROPOSITO DE CUMPLIR LAS METAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LAS INSTITUCIONALES.
- PLANEAR Y DESARROLLAR LA IMPLEMENTACION DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MLPG QUE APLICA AL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO, CONFORME CON LO REGLAMENTADO INSTITUCIONALMENTE Y EN LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE.
- EJERCER LAS DEMAS FUNCIONES ESTABLECIDAS POR LA LEY, LOS ESTATUTOS O REGLAMENTACIONES INTERNAS O LAS QUE LE SEAN ASIGNADAS, ENCARGADAS O DELEGADAS POR INSTANCIA COMPETENTE PARA ELLO Y QUE SEAN ACORDE CON EL NIVEL, TIPO Y GRADO DEL EMPLEO DESEMPEÑADO.
- ACOMPAÑAR A TODAS LAS DEPENDENCIAS Y PERSONAL RESPONSABLE DE PROCESOS, EN LA APLICACION DE LOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS CONSAGRADOS EN LA LEY Y EN EL DESARROLLO DE LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS TRAZADOS POR LA INSTITUCION EN CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD Y POLITICAS DE ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- DESARROLLAR LOS EJES O ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCION QUE ASIGNA SU JEFE INMEDIATO DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO, VERIFICANDO QUE SE CUMPLA CON LAS METAS, OBJETIVOS, LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES.
- REALIZAR Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE AUDITORIAS PROGRAMADAS DEL SGC BAJO LA NTC ISO 9001 U OTRAS NORMAS APLICABLES AL PROCESO A CARGO O AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y PARTICIPAR COMO AUDITOR INTERNO EN LA INSTITUCION EN EL PROCESO QUE LE ASIGNEN, CONFORME A LA NORMATIVIDAD INTERNA Y EXTERNA APLICABLE EN TEMAS DE CALIDAD.
- ACOMPAÑAR EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE MODERNIZACION, ACTUALIZACION Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACION PARA EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION, MEJORAMIENTO DE METODOS Y SISTEMAS QUE PERMITAN CUALIFICAR Y PERFECCIONAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DEL ARCHIVO Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS; CUMPLIENDO CON LAS POLITICAS INSTITUCIONALES ESTABLECIDAS.
- IDENTIFICAR PROCEDENCIA, CONTENIDO Y PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS TRAMITADOS POR EL ARCHIVO, CLASIFICARLOS Y DISTRIBUIRLOS, ATENDER CONSULTAS, EXPEDIR COPIAS, ESCANER Y CERTIFICACIONES RELATIVAS A DOCUMENTOS DE ACUERDO A LAS NORMAS, OBSERVANDO LA NATURALEZA Y NECESIDADES DE LAS AREAS Y/O PROCESOS.