Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
SUPERVISAR LOS PROCEDIMIENTOS VERIFICANDO QUE LOS TRAMITES SE DESARROLLEN ATENDIENDO LAS DISPOSICIONES VIGENTES, CUSTODIAR Y RESPONDER POR EL ADECUADO USO Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO.
Entidad
Instituto Transito Transporte Pitalito.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación del pensum académico de educación superior de PROFESIONAL en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: BIBLIOTECOLOGIA ,O, Terminación y aprobación del pensum académico de educación superior de PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION Disciplina Académica: ADMINISTRACION PUBLICA , ADMINISTRACION DE EMPRESAS ,O, Terminación y aprobación del pensum académico de educación superior de PROFESIONAL en NBC: DERECHO Y AFINES Disciplina Académica: DERECHO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- LLEVAR A CABO LA RECEPCION, DISTRIBUCION, ORGANIZACION, CLASIFICACION, DIGITACION Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LOS EXPEDIENTES.
- CUSTODIAR LAS CARPETAS DE LOS VEHICULOS REGISTRADOS EN EL ORGANISMO DE TRANSITO.
- VELAR POR LA CUSTODIA Y ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE CONTROL DE PRESTAMOS Y DEVOLUCION DE LOS MISMOS.
- PROPICIAR UNA ORGANIZACION ARCHIVISTICA QUE PERMITA CONSERVAR PERMANENTEMENTE LOCALIZABLES LOS DOCUMENTOS GESTIONADOS, A TRAVES DEL ORDEN LOGICO DE LOS ANTECEDENTES PARA GARANTIZAR SU FACIL LOCALIZACION Y CONSULTA.
- PLANIFICAR E IMPARTIR CAPACITACIONES Y ASESORIAS AL PERSONAL DEL INSTITUTO, SOBRE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO.
- SUPERVISAR Y VERIFICAR QUE EL PERSONAL A CARGO, SI APLIQUE LAS METODOLOGIAS, PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS APROBADOS POR LA ENTIDAD Y ADOPTAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO.
- APOYAR TODOS LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA IMPLEMENTACION Y ADMINISTRACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL INSTITUTO.
- CONTROLAR EL PROCESO DE PRODUCCION DOCUMENTAL DESDE LA PRODUCCION HASTA EL DESTINO FINAL.
- LLEVAR UN INVENTARIO SISTEMATIZADO DE TODAS LAS CARPETAS QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO CENTRAL.
- PARTICIPAR EN EL DISEÑO Y EJECUCION DE INSTRUMENTOS TECNICOS.
- PRESENTAR AL COMITE DE ARCHIVO DEL INSTITUTO LAS ACTUALIZACIONES O MODIFICACIONES DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, MANUALES, POLITICAS, PLANES Y PROGRAMAS NECESARIOS PARA NORMALIZAR LA GESTION DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD.
- APOYAR, ASISTIR Y COLABORAR CON SU JEFE INMEDIATO EN LA ATENCION Y RESPUESTA A LAS INQUIETUDES, CONSULTAS Y REQUERIMIENTOS VERBALES O ESCRITOS RELACIONADOS CON SUS FUNCIONES Y QUE SON FORMULADOS POR LOS CIUDADANOS, AUTORIDADES Y PUBLICO EN GENERAL DENTRO DE LOS TERMINOS Y LIMITES LEGALES VIGENTES.
- CAPACITAR AL PERSONAL DEL INSTITUTO, EN LO RELACIONADO CON LAS NORMAS DE ARCHIVO.
- ELABORAR CON EL APOYO DE LAS DIFERENTES AREAS DEL INSTITUTO, LA CONFORMACION DE LOS RESPECTIVOS EXPEDIENTES, TRASFERENCIAS PRIMARIAS Y SOPORTE DOCUMENTAL.
- ESTAR EN CONTACTO PERMANENTE CON LAS INSTITUCIONES DEL ORDEN DEPARTAMENTAL Y NACIONAL QUE REGLAMENTAN LA FUNCION ARCHIVISTICA PARA EL SECTOR PUBLICO.
- MANTENER ACTUALIZADO LOS SISTEMAS QUE SE IMPLEMENTEN PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
- BRINDAR ASESORIA A LOS EMPLEADOS PUBLICOS DEL INSTITUTO, PARA IMPLEMENTAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL DE ACUERDO LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA ELLO.
- VELAR PORQUE SE HAGA LA ADECUADA APLICACION Y SEGUIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, ATENDIENDO LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR LA INSTITUCION.
- INFORMAR AL JEFE INMEDIATO SOBRE EL RESULTADO DE LA GESTION REALIZADA.
- PROPONER Y EVALUAR PROCESOS, PERSONAS Y HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL ARCHIVO.
- ASESORAR A LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS ARCHIVISTICAS.
- ELABORAR O PROYECTAR LOS CERTIFICADOS DE LIBERTAD Y TRADICION DE LOS VEHICULOS REGISTRADOS EN EL INSTITUTO.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO
- APOYAR LA IMPLEMENTACION, DESARROLLO Y SOSTENIMIENTO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION INSTITUCIONAL EN OBSERVANCIA DE LAS RECOMENDACIONES REALIZADAS EN EL AMBITO DE SU COMPETENCIA.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LA IMPLEMENTACION Y SOSTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, CALIDAD, DESARROLLO ORGANIZACIONAL O SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS QUE SE DESARROLLEN EN EL INSTITUTO, EN LO QUE LE COMPETA DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL CARGO Y NIVEL.
- ADOPTAR LOS MECANISMOS Y CONTROLES REQUERIDOS PARA EL MANEJO DOCUMENTAL.
- MANTENER EL RESPETO Y LA CORDIALIDAD EN TODAS LAS RELACIONES INTERPERSONALES QUE LES SIGNIFIQUE SUS FUNCIONES TANTO EN LAS INSTALACIONES DEL INSTITUTO COMO EN LA VIDA PUBLICA
- FIJAR Y O DISTRIBUIR CIRCULARES, OFICIOS Y DEMAS AYUDAS VISUALES EN LOS PUNTOS O DEPENDENCIAS QUE LA ADMINISTRACION AUTORICE U ORDENE.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE Y QUE TENGAN RELACION CON LA NATURALEZA DEL CARGO QUE DESEMPEÑA.
- GUARGUAR ABSOLUTA RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD EN RELACION CON TODA LA INFORMACION QUE MANEJE CON OCASION DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROYECTO Y DE LA ENTIDAD EN GENERAL. ASI MISMO, LE ESTA PROHIBIDO DAR ACCESO O EXHIBIR EXPEDIENTES, DOCUMENTOS O ARCHIVOS A PERSONAS NO AUTORIZADAS.