Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
BRINDAR ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA DEPENDENCIA O PROCESO CON RESPECTO A LA ORGANIZACION, ATENCION Y MANEJO DE INFORMACION, DE ACUERDO CON LAS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES RECIBIDAS PARA APOYAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO EL CARGO.
Entidad
Institucion Universitaria Itsa.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 100 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: HERRAMIENTAS OFIMATICAS AVANZADAS. Certificación de 10 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: MANEJO DE LA PLATAFORMA DE SECOP II. Certificación de 100 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG.
Requisitos de experiencia
Setenta y dos(72) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- DESARROLLAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS Y/O ADMINISTRATIVOS EN QUE SU PUESTO DE TRABAJO HAGA PARTE, DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- APOYAR EN LA ELABORACION DE DOCUMENTOS INHERENTES A LA DEPENDENCIA, TRABAJOS EN MEDIO ESCRITO, ELECTRONICO U OTROS DIFERENTES, DILIGENCIAR LIBROS, FORMAS, FORMATOS, MANEJO DE LA AGENDA, LLAMADAS, JUNTAS, REUNIONES Y DEMAS COMPROMISOS QUE EL JEFE INMEDIATO DEBA ATENDER Y DEMAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS QUE SE LE ASIGNEN DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS, NECESIDADES DE RECTORIA Y PROTOCOLOS ESTABLECIDOS, GARANTIZANDO EL SUMINISTRO DE LA INFORMACION NECESARIA PARA TAL FIN.
- PRESENTAR ANUALMENTE LOS SOPORTES E INFORMES NECESARIOS PARA EVIDENCIAR EL DESEMPEÑO DE LAS FUNCIONES CON EL PROPOSITO DE CUMPLIR LAS METAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LAS INSTITUCIONALES.
- ASISTIR EN LAS ACTIVIDADES ACADEMICAS DE EXTENSION ACADEMICA Y PROYECCION SOCIAL, DE ACUERDO A LO ESPECIFICADO Y A LO ESTABLECIDO EN LOS PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTO Y POLITICAS INTERNAS.
- APOYO Y REDACCION DE DOCUMENTOS PARA PARTICIPAR EN LICITACIONES PUBLICAS, CUMPLIENDO CON LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES APLICABLES.
- APOYAR AL JEFE INMEDIATO EN ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS PROGRAMAS DE EDUCACION CONTINUADA Y/O FORMACION DEL TRABAJO, CONFORME CON LO ESTABLECIDO EN LOS PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON ESTE PROCESO.
- REALIZAR LA EXPEDICION, IMPRESION Y VELAR POR QUE SE FIRMEN LAS CERTIFICACIONES, CURSOS, SEMINARIOS, TALLERES, DIPLOMADOS, CONGRESOS, ENCUENTROS, FOROS, CONFERENCIAS ORGANIZADOS Y DESARROLLADOS POR EL PROCESO DE EXTENSION ACADEMICA Y PROYECCION SOCIAL, EN EL TIEMPO REQUERIDO POR SU JEFE INMEDIATO Y CONFORME CON LOS PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTOS Y POLITICAS INTERNAS DEL PROCESO Y LA INSTITUCION.
- EJERCER LAS DEMAS FUNCIONES ESTABLECIDAS POR LA LEY, LOS ESTATUTOS O REGLAMENTACIONES INTERNAS O LAS QUE LE SEAN ASIGNADAS, ENCARGADAS O DELEGADAS POR INSTANCIA COMPETENTE PARA ELLO Y QUE SEAN ACORDE CON EL NIVEL, TIPO Y GRADO DEL EMPLEO DESEMPEÑADO.
- OPERAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE LA PLATAFORMA DE SECOP II CON EL ROLL PROVEEDOR Y COMPRADOR; DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LOS LINEAMIENTOS GENERALES INSTITUCIONALES Y LEGALES APLICABLES.
- REALIZAR Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE AUDITORIAS PROGRAMADAS DEL SGC BAJO LA NTC ISO 9001 U OTRAS NORMAS APLICABLES AL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y PARTICIPAR COMO AUDITOR INTERNO EN LA INSTITUCION EN EL PROCESO QUE LE ASIGNEN, CONFORME A LA NORMATIVIDAD INTERNA Y EXTERNA APLICABLE EN TEMAS DE CALIDAD.
- OPERAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE APOYO A LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO A LAS DIRECTRICES DEL JEFE INMEDIATO.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA RELACIONADOS CON EL AREA DE DESEMPEÑO.
- EFECTUAR LOS EJES DEL PLAN DE ACCION QUE ASIGNA SU JEFE INMEDIATO DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO, VERIFICANDO QUE SE CUMPLA CON LAS METAS, OBJETIVOS, LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES
- APOYAR CONTINUAMENTE TRABAJOS DE OTROS AUXILIARES CON INCREMENTOS COYUNTURALES DE LABORES, PROCURANDO UNA DISTRIBUCION EQUITATIVA DEL TRABAJO, DE ACUERDO A LAS DIRECTRICES QUE SE LE ASIGNEN.
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE AL PUBLICO QUE ACUDA A LA INSTITUCION Y A LA DEPENDENCIA O PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO EL CARGO, EN INFORMACION Y SERVICIOS DE MANERA EFICAZ Y EFICIENTE, GARANTIZANDO LA CORRECTA INFORMACION SOBRE LOS SERVICIOS SOLICITADOS Y QUE ESTA SE ENTREGUE DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y A LOS REQUERIMIENTOS DEL USUARIO.
- MANTENER ORDENADA Y ACTUALIZADA LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE A SU PUESTO DE TRABAJO Y EFECTUAR LA ENTREGA DE LA MISMA, ACORDE CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- CUMPLIR CON LA SEGURIDAD, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION DE LOS ARCHIVOS DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO EL CARGO, ENVIAR LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN EN EL AREA A LA OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL Y CONTROLAR EL RECIBO CORRECTO POR PARTE DEL DESTINATARIO; VERIFICANDO QUE SE EFECTUEN EN EL TIEMPO Y CON LAS DIRECTRICES DEFINIDAS EN LOS PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES.
- ASISTIR EN LA PROGRAMACION ADMINISTRATIVA, LOGISTICA, CONSECUCION DE PERSONAL COMPETENTE Y LOS RECURSOS PERTINENTES Y NECESARIO PARA EL DESARROLLO DE LOS CURSOS, SEMINARIOS, TALLERES, DIPLOMADOS, CONGRESOS, ENCUENTROS, FOROS, CONFERENCIAS ORGANIZADOS Y DESARROLLADOS POR EL PROCESO DE EXTENSION ACADEMICA Y PROYECCION SOCIAL, CONFORME LO ASIGNADO POR SU JEFE INMEDIATO, DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LOS PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTO Y POLITICAS INTERNAS APLICABLES.
- MANTENER ORGANIZADAS LAS EXISTENCIAS DE UTILES Y MATERIALES DE CONSUMO EN LA OFICINA E INFORMAR SOBRE LAS NECESIDADES DE ESTOS, GARANTIZANDO EL CONSUMO RACIONAL DE LOS MISMOS.
- RECOPILAR Y PROCESAR INFORMACION ESTADISTICA RELATIVA A LA DEPENDENCIA, PRESENTAR INFORMES Y MANTENER ACTUALIZADAS LAS BASES DE DATOS DEL PROCESO AL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO EL CARGO DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS DEL JEFE INMEDIATO.