Estado
La convocatoria Empresas Sociales del Estado está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
PLANEAR, SUPERVISAR, COORDINAR Y CONTROLAR LA METODOLOGIA DE ORGANIZACION DOCUMENTAL UTILIZADA EN LA EJECUCION DE ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION Y MANEJO DEL ARCHIVO, EL EFECTIVO CONTROL, REGISTRO, DISTRIBUCION Y CONSERVACION DE LA CORRESPONDENCIA QUE SE ORIGINE Y LLEGUE A LA ENTIDAD, LA SALVAGUARDA DEL ACERVO DOCUMENTAL ADMINISTRATIVO DE LA ENTIDAD, ASI COMO PARTICIPAR EN EL DISENO Y DESARROLLO DE LOS PLANES Y PROGRAMAS A DESARROLLAR EN EL AREA DE TRABAJO.
Entidad
Ese Hospital Universitario Hernando Moncaleano Perdomo Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION ,O, NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS ,O, NBC: CONTADURIA PUBLICA ,O, NBC: ECONOMIA.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA PROFESIONAL
Funciones del cargo
- DIRIGIR, SUPERVISAR, PROMOVER Y PARTICIPAR EN LOS ESTUDIOS QUE PERMITAN MEJORAR LA CONSERVACION Y DESARROLLO DEL SERVICIO.
- PARTICIPAR EN LA ELABORACION DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, EN PLAN OPERATIVO ANUAL, PLAN DE ACCION ENTRE OTROS PLANES QUE LA ENTIDAD REQUIERA DEFINIR Y ESTABLECER.
- DISEÑAR EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR ALINEADO CON EL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y NORMATIVIDAD VIGENTE.
- DISEÑAR Y DESARROLLAR PROCESOS DE CONSERVACION Y CLASIFICACION, ACTUALIZACION, MANEJO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS CONFORME CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ESTRUCTURAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y METODOLOGIAS ESTABLECIDAS
- ORGANIZAR Y SUPERVISAR EL SISTEMA DE RECEPCION, RADICACION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA GARANTIZANDO LA RESERVA DE LA MISMA.
- PRESTAR ASESORIA TECNICA A LAS DIFERENTES AREAS Y DETERMINAR LAS DIRECTRICES DE CARACTER OPERATIVO EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON EL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y LA RECEPCION, DISTRIBUCION Y CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL.
- ASEGURAR LA ORGANIZACION CONSERVACION Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE LA ENTIDAD.
- ACTUALIZAR EL INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO Y CONTROLAR SU CONSERVACION Y ADECUADO MANEJO.
- APLICAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA EL DESARROLLO DEL AREA A SU CARGO.
- RESPONDER POR LA RECEPCION, REGISTRO, DISTRIBUCION ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA QUE SE ORIGINE O INGRESE AL AREA.
- ATENDER LAS CONSULTAS QUE EL PERSONAL A SU CARGO Y CONTROLAR EL CORRECTO CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES Y PROGRAMAS DE TRABAJO ASIGNADOS.
- VELAR POR LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD, VERACIDAD Y FIDELIDAD DE LA INFORMACION DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
- PLANEA, PROGRAMAR Y CONTROLAR LAS LABORES DE LOS AUXILIARES DEL PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA EL REPARTO DE LA CORRESPONDENCIA, CONFORME A LOS PROGRAMAS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS.
- PROPONER AL SUPERIOR INMEDIATO, LOS CAMBIOS Y MEDIDAS QUE SE CONSIDERE CONVENIENTES PARA EL MEJORAMIENTO DE METODOS Y SISTEMAS QUE PERMITAN OPTIMIZAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- ELABORAR COMUNICACIONES OFICIALES COMO COMPROBANTES DE ENTREGA DE CORREO, NOVEDADES DE PERSONAL DE ARCHIVO, CERTIFICACIONES, MEMORANDOS, RECORDATORIOS, ACTAS, Y CONSOLIDADOS DE CONTRATOS CON EMPRESAS DE CORREO ENTRE OTRAS COMUNICACIONES.
- DEFINIR Y PRESENTAR AL SUPERIOR INMEDIATO LAS NECESIDADES DE CONTRATACION REQUERIDAS POR EL AREA PARA MANTENER EN OPERACION EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUCIONAL.
- REALIZAR EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS REALIZADOS POR LA ENTIDAD CUANDO SE DESIGNE COMO INTERVENTOR YO SUPERVISOR, CUMPLIENDO LAS NORMAS INTERNAS DEFINIDAS PARA ELLO.
- PRESENTAR INFORMES PERIODICOS O CUANDO EL SUPERIOR INMEDIATO LO REQUIERA, SOBRE LAS LABORES REALIZADAS O POR REALIZAR EN EL AREA A SU CARGO.
- INSTRUIR Y ASESORAR AL PERSONAL A SU CARGO SOBRE LA FORMA COMO DEBEN LLEVAR A CABO SUS FUNCIONES DE ACUERDO A LOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE FUNCIONES.
- PROPENDER POR EL EMPLEO ADECUADO DE LOS UTILES Y EQUIPOS DE OFICINA A SU CARGO.
- REALIZAR LA EVALUACION DE DESEMPEÑO, LA CONCERTACION DE OBJETIVOS Y HACER EL SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE ESTOS, DEL PERSONAL A SU CARGO.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LOS PROCESOS DE DESARROLLO Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD, ESPECIALMENTE EN LO QUE CONCIERNE A PROCESOS, RIESGOS, CONTROLES, INDICADORES DE GESTION Y RESULTADO, CALIDAD DE MEMORIA INSTITUCIONAL DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES Y PARAMETROS IMPARTIDOS POR LA ALTA DIRECCION.
- ATENDER LAS SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS QUE SOLICITAN INFORMACION AL AREA DE GESTION DOCUMENTAL.
- HACER LAS PROPUESTAS OPORTUNAS PARA LLEVAR A CABO UNA BUENA GESTION DEL CENTRO ARCHIVISTICO Y, AL MISMO TIEMPO, POTENCIAR UNA FLUIDA COMUNICACION INTERDEPARTAMENTAL CON EL OBJETO DE FACILITAR EL SISTEMA DE ORGANIZACION DOCUMENTAL DEL ORGANISMO O ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO.
- ORGANIZAR, DIRIGIR Y SUPERVISAR LOS TRABAJOS RELACIONADOS CON LAS COPIAS DE SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACION PARA LA CONSERVACION O CONSULTA.
- ORGANIZAR Y DIRIGIR LAS TECNICAS DE RESTAURACION MAS APROPIADAS PARA CADA TIPO DE SOPORTE DOCUMENTAL Y, AL MISMO TIEMPO, EJECUTAR AQUELLAS TECNICAS QUE REQUIERAN UNA MANIPULACION MAS ESPECIALIZADA.
- PROMOVER TAMBIEN UN BUEN METODO DE TRABAJO ENTRE EL PERSONAL DEL ARCHIVO PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE CORRESPONSABILIZACION FUNCIONAL DE ACUERDO CON LA FORMACION Y LOS OBJETIVOS QUE SE LES HAYA ASIGNADO.
- ORIENTAR LA PRODUCCION DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD ACORDE CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
- IMPLEMENTAR LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS CON BASE A LA NORMATIVIDAD.
- DETERMINAR LOS CRITERIOS DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y ESTANDARES.
- FORMULAR ESTRATEGIAS DE ACCESIBILIDAD DE LA INFORMACION INSTITUCIONAL CON BASE EN NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LAS INSTITUCIONES Y CIUDADANOS
- DIVULGAR LA INFORMACION ACERCA DE LA DOCUMENTACION QUE SE ADMINISTRA EN LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD
- PRESERVAR LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y PLANES DEFINIDOS.
- LAS DEMAS QUE SE LE ASIGNEN Y QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DEL EMPLEO.