Estado
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Descripción
BRINDAR ASISTENCIA TECNICA ADMINISTRATIVA EN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE GESTION DOCUMENTAL DEL IDIGER, DE ACUERDO CON INSTRUCCIONES RECIBIDAS, Y COMPROBAR LA EFICACIA DE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN EL DESARROLLO DE PLANES Y PROGRAMAS.
Entidad
Instituto Distrital Gestion Riesgos Cambio Climatico Idiger.
Requisitos de estudios
Título de FORMACION TECNICA PROFESIONAL en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNICA PROFESIONAL EN DOCUMENTOLOGIA ,O, Título de TECNOLOGICA en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNOLOGIA EN ARCHIVISTICA , TECNOLOGIA EN DOCUMENTACION Y ARCHIVISTICA ,O, Terminación y aprobación del pensum académico de educación superior de PROFESIONAL en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: BIBLIOTECOLOGIA , ARCHIVISTICA , CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION , CIENCIA DE LA INFORMACION – BIBLIOTECOLOGIA.
Requisitos de experiencia
NO REQUIERE EXPERIENCIA
Funciones del cargo
- ASISTIR TECNICAMENTE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL, PARA GARANTIZAR EL ADECUADO MANEJO DE LA INFORMACION DE LA ENTIDAD, CON BASE EN LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- PARTICIPAR EN EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD ASI COMO EN LOS PROCEDIMIENTOS, CON EL FIN DE GARANTIZAR LA CALIDAD EN EL MANEJO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y EL CUMPLIMIENTO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, SEGUN LOS REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- BRINDAR SOPORTE A LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS EN RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS DE LA GESTION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD A FIN DE GARANTIZAR SU APLICACION, SEGUN LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD Y REGISTRAR LA INFORMACION EN EL SISTEMA DISEÑADO PARA TAL FIN, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS Y NORMATIVA VIGENTE
- DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS PROCESOS DE CUSTODIA Y ORGANIZACION DE LA DOCUMENTACION DEL ARCHIVO CON EL FIN DE GARANTIZAR SU RECUPERACION Y CONSERVACION, CONFORME LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- PARTICIPAR EN LA ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TDR, TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL Y DEMAS HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- APOYAR LOS PROCESOS DE CATALOGACION Y CLASIFICACION DOCUMENTAL DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD, CON MIRAS A FACILITAR LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA, DE CONFORMIDAD CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- REALIZAR LA ACTUALIZACION DE LOS EXPEDIENTES QUE SON CUSTODIADOS EN EL CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL – CAD, INCORPORANDO LOS DOCUMENTOS QUE SEAN ENTREGADOS, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA ENTIDAD.
- REALIZAR EL PRESTAMO DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL CAD Y EFECTUAR EL SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE PARA SU DEVOLUCION
- ELABORAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA INFORMACION CUSTODIADA EN EL CAD, ASI COMO IDENTIFICAR LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR DE ACUERDO A LO ESTIPULADO EN LA TRD VIGENTE.
- REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON LAS TRD VIGENTES Y EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA TAL FIN.
- ORGANIZAR Y CATALOGAR LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL CENTRO DE DOCUMENTACION E INFORMACION – CDI, ASI COMO DOCUMENTAR EN LA FICHAS DE METADATOS LAS COLECCIONES QUE ESTEN EN CUSTODIA Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL PROCESO DE DIGITALIZACION.
- REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ACTUALIZACION DE LOS INVENTARIOS DE DOCUMENTOS MISIONALES Y TEMATICOS, CONTRASTANDO BASES DE DATOS, DOCUMENTO ANALOGO, SOPORTE DIGITAL.
- REALIZAR EL PRESTAMO DE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LOS USUARIOS INTERNOS O EXTERNOS DEL CDI, ASI COMO EFECTUAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- PARTICIPAR EN EL DISEÑO, DEFINICION DE LOS CONTENIDOS Y PROTOCOLOS DE USO DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL DE LA ENTIDAD, ASI COMO DE LAS PIEZAS INFORMATIVAS DEL MATERIAL QUE REPOSA EN EL CDI.
- MANTENER, ADMINISTRAR, GESTIONAR E IMPLEMENTAR EN LOS DOCUMENTOS ANALOGOS Y DIGITALES, EL SISTEMA DE CONSERVACION DOCUMENTAL INTEGRAL, PARA ASEGURAR LA CONSERVACION Y RECUPERACION DE LA INFORMACION DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- MANTENER ACTUALIZADOS Y CONSOLIDADOS LOS INVENTARIOS DEL ACERVO DOCUMENTAL Y BIBLIOGRAFICO DE LA ENTIDAD, SEGUN LOS LINEAMIENTOS, POLITICAS DE OPERACION, PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVA VIGENTE
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO Y QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DEL EMPLEO.