Estado
La convocatoria Distrito 6 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
EJECUTAR ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD Y ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA, ARCHIVO, MANEJO DE DOCUMENTOS E INFORMES A FIN DE BRINDAR SOPORTE A LA ADMINISTRACION PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO.
Entidad
Instituto Distrital Gestion Riesgos Cambio Climatico Idiger.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Tres(3) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD Y REGISTRAR LA INFORMACION EN EL SISTEMA DISEÑADO PARA TAL FIN, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS Y NORMATIVA VIGENTE.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- REGISTRAR LAS DIFERENTES REUNIONES Y EVENTOS QUE DEBE ATENDER LA DEPENDENCIA PARA MANEJAR LA AGENDA DEL SUPERIOR INMEDIATO Y CONFIRMAR LOS COMPROMISOS Y NOVEDADES QUE SE PRESENTEN.
- ATENDER Y EFECTUAR LAS LLAMADAS TELEFONICAS DE LA DEPENDENCIA, PARA TRANSMITIR LOS MENSAJES QUE SE DERIVEN DE ESTAS TENIENDO EN CUENTA LAS PRIORIDADES DEFINIDAS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- REPRODUCIR MEDIANTE COPIAS Y/O FOTOCOPIAS, LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO QUE SEAN SOLICITADOS O QUE SE REQUIERAN, PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE INFORMACION DEL AREA, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD.
- GESTIONAR EL SUMINISTRO DE SERVICIOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA Y EFECTUAR EL CONTROL DE ENTREGA, CONFORME A LOS LINEAMIENTOS DE LA ENTIDAD.
- REDACTAR OFICIOS, MEMORANDOS, COMUNICACIONES, ACTAS O AYUDAS DE MEMORIA QUE LE SEAN ASIGNADAS EN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS DEPENDENCIAS, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS Y LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVA VIGENTE.
- PREPARAR, CLASIFICAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACION Y DOCUMENTACION SOPORTE, QUE SEA NECESARIA PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE LAS DEPENDENCIAS Y PARA LA ELABORACION DE INFORMES, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS Y LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVA VIGENTE
- GESTIONAR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA ATENDIENDO LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES, LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL ESTABLECIDOS Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- ORGANIZAR LAS REUNIONES O EVENTOS QUE LE SEAN SOLICITADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO EN DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE LA DEPENDENCIA
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO Y QUE CORRESPONDA A LA NATURALEZA DEL EMPLEO.