Estado
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Descripción
COORDINAR LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y TECNICAS PARA LA ORGANIZACION DE LA DOCUMENTACION PRODUCIDA POR LA ENTIDAD, DESDE SU ORIGEN HASTA EL DESTINO FINAL, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU UTILIZACION Y CONSERVACION. IGUALMENTE CONTROLAR Y APOYAR EL PROCESO DE TRANSCRIPCION DE LAS CINTAS MAGNETICAS O MEDIOS DIGITALES PARA LA DEBIDA GESTION DE LA CORPORACION.
Entidad
Concejo Bello Abierto.
Requisitos de estudios
Título de FORMACION TECNICA PROFESIONAL en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNICA PROFESIONAL EN ARCHIVO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- COORDINAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CLASIFICACION, RADICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA DEL CONCEJO MUNICIPAL.
- CONTROLAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LA TRD CON RESPECTO AL ORDEN Y LA FORMA EN QUE DEBEN INGRESAR AL ARCHIVO CADA UNA DE LAS SERIES DOCUMENTALES QUE COMPONEN EL FONDO DEL ARCHIVO DEL CONCEJO.
- COORDINAR Y EJECUTAR LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DESCRIPCION, ORDENACION E INGRESO AL SISTEMA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL DE LA INFORMACION.
- LIDERAR EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES QUE DEBE IMPLEMENTARSE AL INTERIOR DE LA CORPORACION MUNICIPAL.
- CUMPLIR LOS OBJETIVOS Y HACER CUMPLIR LOS REQUISITOS DE LA ENCUADERNACION A LOS DOCUMENTOS TECNICOS E HISTORICOS.
- CUMPLIR Y HACER CUMPLIR LOS CONTROLES Y LA REGLAMENTACION PARA LA CONSULTA DE LA DOCUMENTACION POR PARTE DE LA ENTIDAD, DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y LA COMUNIDAD EN GENERAL Y MANTENER ESTADISTICAS DE CONSULTA
- CUMPLIR LOS PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE RECUPERACION DE TODA LA INFORMACION EXISTENTE EN EL ARCHIVO
- PROPONER A SU SUPERIOR LA ADOPCION DE NORMAS Y METODOLOGIAS TENDIENTES A LA ORGANIZACION TECNICA DEL ARCHIVO, TRATAMIENTOS ADECUADOS PARA LA DOCUMENTACION HISTORICA Y SU CONSERVACION
- PARTICIPAR COMO SECRETARIO DEL COMITE INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO INTEGRADO EL COMITE DE ARCHIVO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE BELLO
- VELAR POR LA PRESENTACION DEL ARCHIVO, EL BUEN FUNCIONAMIENTO Y CONSERVACION DE SUS INSTALACIONES
- APOYAR LA MEDICION, ANALISIS Y MEJORA DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
- RECOPILAR Y GENERAR INFORMES, REPORTES, ESTADISTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACION DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES, PROCESOS Y PROYECTOS QUE CADA FUNCIONARIO TIENE A SU CARGO.
- COORDINAR EL PROCESO DE TRANSCRIPCION DE LAS CINTAS MAGNETICAS O MEDIOS DIGITALES O SIMILARES QUE LOS REEMPLACE, TODAS LAS ACTAS CORRESPONDIENTES A LAS SESIONES PLENARIAS, COMISIONES PERMANENTES Y ACCIDENTALES, CABILDOS ABIERTOS, FOROS, Y OTROS EVENTOS QUE OFICIALMENTE PROGRAME EL CONCEJO MUNICIPAL.
- REVISAR LA TRANSCRIPCION DE LAS CINTAS MAGNETICAS, REALIZAR LAS CORRECCIONES A LAS ACTAS RESPECTIVAS E INFORMAR A LA SECRETARIA GENERAL LO QUE DEBA SER OBJETO DE MEJORA.
- ATENDER Y APOYAR EN LAS RESPUESTAS OPORTUNAS Y ADECUADAS A LAS CONSULTAS, DERECHOS DE PETICION, ACCIONES DE TUTELA, ACCIONES POPULARES Y DE GRUPO, Y DEMAS SOLICITUDES FORMULADAS POR LA CIUDADANIA, CONCEJALES Y OTRAS ENTIDADES PUBLICAS.
- PARTICIPAR EN EL PROCESO DE NORMALIZACION Y ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SU DEPENDENCIA.
- APOYAR A LA SECRETARIA GENERAL EN EL PROCESO DE CONCERTACION DE LOS OBJETIVOS, PARA EL DEBIDO SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS SERVIDORES A CARGO DEL ARCHIVO.
- ASISTIR Y PARTICIPAR, EN REPRESENTACION DE LA ENTIDAD, EN REUNIONES, CONSEJOS, JUNTAS O COMITES DE CARACTER OFICIAL, CUANDO SEA CONVOCADO O DELEGADO.
- CONTRIBUIR DESDE SU AREA EN LA ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN ESTRATEGICO Y DEL PLAN DE ACCION DE LA CORPORACION MUNICIPAL.
- COLABORAR EN EL DESARROLLO DE PLANES, PROGRAMAS Y ACTIVIDADES INHERENTES A SUS PROCESOS.
- APOYAR LA APLICACION DE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTION MIPG, VELAR POR LA CALIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS MISMOS.
- RENDIR LOS INFORMES PERIODICOS DE GESTION QUE LE SEAN SOLICITADOS POR LA MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO, LOS ENTES DE CONTROL Y DEPENDENCIAS AL INTERIOR DE LA CORPORACION MUNICIPAL O AUTORIDADES COMPETENTES.
- APOYAR EN LAS GESTIONES OPERATIVAS PARA LA SUPERVISION SOBRE CONVENIOS Y/O CONTRATOS QUE TENGA A SU CARGO LA SECRETARIA GENERAL EN MATERIA DE ARCHIVO, O PROCESOS DE TRANSCRIPCION, SUSCRITOS POR LA CORPORACION.
- EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE CONFORMIDAD CON LO ESTIPULADO EN LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SIGUIENDO LA METODOLOGIA Y RECOMENDACIONES QUE SE ESTABLEZCAN PARA EL CASO.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES CONTENIDAS EN LA CONSTITUCION NACIONAL, LA LEY, LOS DECRETOS, LAS ORDENANZAS, ACUERDOS, MANUAL DE FUNCIONES Y REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE Y QUE SEA CONCORDANTES CON LA NATURALEZA Y EL PROPOSITO DEL CARGO.