Estado
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Descripción
GARANTIZAR EL PROCESO PARA LA GESTION DE LA DOCUMENTACION QUE EMERGE Y SOPORTA LA OPERACION DEL INSTITUTO Y DEL PROCESO DE GESTION DE LA CORRESPONDENCIA, QUE INVOLUCRAN LA PLANEACION, PRODUCCION DOCUMENTAL, GESTION Y TRAMITE, ORGANIZACION, TRANSFERENCIA, DISPOSICION, PRESERVACION Y VALORACION DE LOS DOCUMENTOS.
Entidad
Instituto Cultura Patrimonio Antioquia Abierto.
Requisitos de estudios
Título de TECNOLOGICA en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNOLOGIA EN ARCHIVISTICA , TECNOLOGIA EN DOCUMENTACION Y ARCHIVISTICA , TECNOLOGIA EN GESTION DOCUMENTAL , TECNOLOGIA EN GESTION BIBLIOTECARIA.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho(18) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- ACOMPAÑAR Y APOYAR EN LOS PROCESOS DE ADMINISTRACION Y AUTOMATIZACION DE DOCUMENTOS
- ORGANIZAR Y CONTROLAR LAS LABORES DE RADICACION Y DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y
- EXTERNAS
- DETERMINAR LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA UTILIZACION DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LOS ARCHIVOS,
- DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- ASESORAR A LAS DEPENDENCIAS DEL INSTITUTO EN LO RELACIONADO CON LA ORGANIZACION, FUNCIONAMIENTO Y
- CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
- VELAR POR LA ORGANIZACION Y ACTUALIZACION DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS TECNICAS
- MODERNAS.
- RECIBIR Y REVISAR LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTACION QUE SE ORIGINE O LLEGUE AL INSTITUTO, PARA
- EL TRAMITE CORRESPONDIENTE: RECEPCION, ORDENACION, CLASIFICACION, DIGITALIZACION, REGISTRO, Y DISTRIBUCION
- DE LA CORRESPONDENCIA TANTO FISICA COMO ELECTRONICA, ESTABLECIENDO CONTROLES PARA SU
- ARCHIVO Y APLICANDO LA NORMATIVIDAD VIGENTE
- CLASIFICAR, ORDENAR, ENCARPETAR, LEGAJAR Y ARCHIVAR LA DOCUMENTACION QUE INGRESA Y QUE SALE DEL AREA
- DE RECEPCION DE ARCHIVO
- CUSTODIAR LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO Y VELAR POR LA BUENA CONSERVACION Y ESTADO DE
- LA DOCUMENTACION DEL INSTITUTO
- REALIZAR LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE LOS DOCUMENTOS, DESPUES DE HABER CUMPLIDO EL TIEMPO DE
- RETENCION, CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
- SELECCIONAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS, CONFORME A LO DISPUESTO EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL,
- CON EL FIN DE DETERMINAR SU DISPOSICION FINAL.
- DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES TENDIENTES A GARANTIZAR LA CORRECTA DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS,
- ENVIADOS Y EXTERNOS, CON EL FIN DE ASEGURAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO.
- TRAMITAR DOCUMENTOS DEFINIENDO EL CURSO, RECEPCIONANDO LA SOLICITUD O TRAMITE Y REMITIENDO A QUIEN
- DA LA RESPUESTA, CON EL FIN DE QUE SEA REALIZADO CONFORME A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
- DAR APOYO A LAS AREAS ADMINISTRATIVAS EN EL CONTROL DE LA INFORMACION.
- APLICAR LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN LA REALIZACION DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS
- APOYAR EL PROCESO DE IMPLEMENTACION O MANTENIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEL
- INSTITUTO
- PARTICIPAR EN EL COMITE DE ARCHIVO DEL INSTITUTO COMO SECRETARIO (A), REALIZANDO LAS ACTAS Y GESTIONES
- ENCOMENDADAS EN EL COMITE
- GENERAR Y DILIGENCIAR PLANILLAS PARA EL CONTROL DE INGRESO Y EGRESO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO.
- FACILITAR LA CONSULTA DE LA DOCUMENTACION A PERSONAL INTERNO, GARANTIZANDO LAS LIBERTADES DE
- ENSEÑANZA, APRENDIZAJE Y CATEDRA, CON EL FIN DE QUE SE PUEDA ACCEDER A ELLA
- VIGILAR QUE LOS USUARIOS MANIPULEN Y TRATEN BIEN EL MATERIAL CONSULTADO Y EN GENERAL QUE CUMPLAN
- CON EL REGLAMENTO ESTABLECIDO PARA EL ARCHIVO.
- LLEVAR LOS CONTROLES DE CONSULTA Y USO DE LA DOCUMENTACION EN EL ARCHIVO Y PRESENTAR INFORMES
- CUANDO LE SEAN SOLICITADOS
- ESTABLECER MEDIDAS DE CONTROL PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ADOPTADAS CON EL FIN DE GARANTIZAR LA
- INTEGRIDAD FISICA Y FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS.
- COLABORAR EN LA REALIZACION DE LOS PROYECTOS Y PROGRAMAS QUE EN MATERIA DOCUMENTAL ADELANTE EL
- INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA
- MANEJAR LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS Y ADMINISTRATIVAS QUE SOPORTAN LA EJECUCION DE LAS
- ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES DE LA DEPENDENCIA
- ELABORAR Y MANTENER ACTUALIZADA LA BASE DE DATOS DE TODOS LOS ASUNTOS Y DE LA INFORMACION DE LA
- DEPENDENCIA
- ORIENTAR A LOS USUARIOS, SUMINISTRANDO LA INFORMACION QUE LE SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LAS
- POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS A NIVEL INSTITUCIONAL.
- DESPLAZARSE HACIA LOS DIFERENTES MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO PARA REALIZAR ASESORIA Y
- ACOMPAÑAMIENTO A DIFERENTES PROGRAMAS Y PROYECTOS CULTURALES QUE SE ESTEN EJECUTANDO POR EL
- INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA, POR LOS MUNICIPIOS O POR OTROS ACTORES
- RENDIR CUENTAS DE SU GESTION, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS CON EL
- OBJETO DE HACER SEGUIMIENTO A PRODUCTOS
- PRESENTAR LOS INFORMES QUE SEAN REQUERIDOS DE ACUERDO CON SU GESTION Y COMPETENCIA, A SU
- SUPERIOR INMEDIATO O A LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y LAS DEMAS ENTIDADES QUE LO REQUIERAN
- REGISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL SISTEMA DE INFORMACION DEL INSTITUTO, PROMOVIENDO LA
- SISTEMATIZACION, ANALISIS Y UTILIZACION DE LA INFORMACION RELACIONADA CON LOS PROCESOS Y PROYECTOS
- DE SU COMPETENCIA.
- EJECUTAR LAS ACTIVIDADES TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LAS ETAPAS PRE CONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POST
- CONTRACTUAL, QUE RESPONDAN A LAS NECESIDADES DEL INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA, DE
- ACUERDO CON SUS COMPETENCIAS Y REALIZAR LA INTERVENTORIA Y/O SUPERVISION QUE LE SEAN ASIGNADAS, DE
- ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE, EN EL MARCO DE PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA Y EFICACIA DE LA
- GESTION PUBLICA
- CONTRIBUIR ACTIVAMENTE CON LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
- INTEGRADO DE GESTION, A TRAVES DE LA GESTION POR PROCESOS Y LA PARTICIPACION ACTIVA Y DESARROLLO DE
- TODAS LAS ACTIVIDADES DEFINIDAS POR EL INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA.
- PARTICIPAR EN LAS REUNIONES CON LAS INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS QUE LE SEAN SOLICITADAS CON EL FIN
- DE PROMOVER LA ACCION SINERGICA DE LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CON LAS DEMAS
- AREAS E INSTANCIAS
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE SEÑALE EL JEFE INMEDIATO EN RELACION CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA
- DE DESEMPEÑO DEL CARGO.