Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
GESTIONAR LAS LABORES SECRETARIALES DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, CON EFICIENCIA, PRONTITUD, DISCRECION Y OPORTUNIDAD. LLEVAR LA AGENDA DE LA OFICINA Y DEL SUPERIOR CON CUIDADO Y ORDEN PARA ASEGURAR ANTICIPADAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS Y DEMAS ACTIVIDADES. ELABORAR LAS COMUNICACIONES, LOS REGISTROS Y DEMAS MATERIAL A CARGO DE LA OFICINA, ASI COMO ASEGURAR SU TRAMITE, CONSERVACION EN EL ARCHIVO.
Entidad
Concejo Sabaneta Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: RELACIONES HUMANAS. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: INFORMATICA.
Requisitos de experiencia
Veinte(20) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- APLICAR TECNICAS MODERNAS DE SECRETARIADO QUE PERMITAN EL MANEJO EFICIENTE DE LA INFORMACION Y DE LA GESTION SECRETARIAL
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE AL PUBLICO DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- LLEVAR CON CUIDADO Y ATENCION ESPECIAL LA AGENDA DE ACTIVIDADES Y COMPROMISOS DE LA OFICINA PARA AVISAR Y ASEGURARSE ANTICIPADAMENTE DEL CUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS.
- APLICAR EN FORMA CONFIABLE Y OPORTUNA EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- REDACTAR Y. DIGITAR LAS COMUNICACIONES Y- DEMAS DOCUMENTOS QUE LE DELEGUE EL SUPERIOR CON PERFECTA ORTOGRAFIA Y CONOCIMIENTO DE REDACCION.
- DILIGENCIAR LAS ORDENES DE PEDIDO Y MANTENER ACTUALIZADAS Y ORGANIZADAS LAS EXISTENCIAS DE UTILES Y MATERIALES DE OFICINA, ENTREGARLOS AL PERSONAL DE LA DEPENDENCIA QUE LO REQUIERA E INFORMAR OPORTUNAMENTE A AL SUPERIOR SOBRE LAS NECESIDADES DE ESTOS Y LAS ANORMALIDADES QUE SE PRESENTEN.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y PREVENCION DE ACCIDENTES, ASI COMO CON LAS DEL SISTEMA DE CALIDAD Y LAS RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO
- DESEMPEÑAR OTRAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL CARGO ENCOMENDADAS POR EL SUPERIOR.
- ASEGURAR LA CUSTODIA DE LOS BIENES Y DE LA DOCUMENTACION E INFORMACION QUE POR RAZON DE SUS FUNCIONES TENGA BAJO SU CUIDADO Y GUARDAR LA RESERVA DE LA MISMA.
- ELABORAR, CONSEGUIR FIRMAS Y DISTRIBUIR CON ANTICIPACION A LA FECHA FIJADA, EL ORDEN DEL DIA PARA CADA UNA DE LAS SESIONES DE COMISIONES PERMANENTES
- APOYAR TODAS LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL DEBATE TEMATICO PUBLICO.
- MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACION SOBRE PROYECTOS DE ACUERDO Y COMISIONES
- ACCIDENTALES EN LA PAGINA WEB.
- MANTENER DISPONIBLE DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO PREVISTO, LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE DE CADA EXPEDIENTE
- LLEVAR DE MANERA PERMANENTE LOS REGISTROS EN EL FORMATO DE CONSULTAS
- ENVIAR AL ABOGADO CORRESPONDIENTE LA DOCUMENTACION PERTINENTE PARA LA REVISION Y VERIFICACION DEL PAGO DE PENSIONES, SALUD Y CESANTIAS Y DEMAS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS CONTRATISTAS Y LAS UNIDADES DE APOYO.
- ELABORAR LAS RESOLUCIONES Y NOVEDADES DE PERSONAL.
- ENVIAR LA INFORMACION NECESARIA AL ABOGADO ENCARGADO DE LA CONTRATACION PARA QUE ELABORE MENSUALMENTE LOS INFORMES DE NOVEDADES DE CONTRATOS Y PROVISIONALIDADES QUE DEBAN SER ENVIADOS A LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y AL DAFP.
- ELABORAR DE ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS LOS CONTRATOS DE UNIDADES DE APOYO Y CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS.
- 9. ACTUALIZAR LA DOCUMENTACION DE LAS HOJAS DE VIDA DE LOS FUNCIONARIOS EN LA MEDIDA QUE LE ALLEGUEN LA INFORMACION.
- RADICAR LOS PROYECTOS DE ACUERDO CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL PROCESO Y EL REGLAMENTO INTERNO.
- ELABORAR Y ENVIAR EL OFICIO DE REMISION DE PROYECTOS DE ACUERDO APROBADOS, PARA LA SANCION DEL ALCALDE.
- ELABORAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS PROPIOS DE LA MESA DIRECTIVA Y LA SECRETARIA GENERAL
- ELABORAR LOS FORMATOS PARA REGISTRO DE INTERVENCIONES EN LA PLENARIA.
- SELECCIONAR Y DAR TRAMITE A LAS SOLICITUDES DE LA COMUNIDAD ALLEGADAS A ESE DESPACHO
- LOS DOCUMENTOS E INFORMES SE ELABORAN CON LAS INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- LA AGENDA DE ACTIVIDADES SE LLEVA CON ORDEN Y CUIDADO.
- EL PUBLICO QUE LLAMA O VISITA LAS INSTALACIONES DEL CONCEJO SE ATIENDE EN FORMA AGIL Y OPORTUNA.
- EL ARCHIVO DE LA OFICINA SE ACTUALIZA CONFORME CON LAS TECNOLOGIAS DE AVANZADA SOBRE EL TEMA Y COMO LO DISPONEN LOS INSTRUCTIVOS DEL PROCESO.
- EL TRAMITE DE LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS SE EJECUTA SEGUN EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO.
- LAS LLAMADAS, CONVOCATORIAS, JUNTAS, REUNIONES Y DEMAS COMPROMISOS SE ATIENDEN Y TRAMITAN DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS.
- LOS CONTRATOS, RESOLUCIONES Y NOVEDADES DE PERSONAL SE REALIZAN SIGUIENDO LAS DISPOSICIONES EXISTENTES.
- EL APOYO AL DEBATE TEMATICO PUBLICO Y AL PROCESO DE ANALISIS PROYECCION JURIDICA SE REALIZA DE ACUERDO CON LAS DISPOSICIONES VIGENTES
- EL APOYO AL DEBATE TEMATICO PUBLICO Y LA ELABORACION DE LAS RESOLUCIONES SE REALIZA SIGUIENDO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS