Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Orientar a los usuarios que requieran de los servicios de la entidad territorial dentro de los parámetros de eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios mejorando la efectividad en la prestación de los servicios
Entidad
Alcaldia Yopal.
Requisitos de estudios
Título de formación técnica, o técnica profesional o Tecnológica en áreas relacionadas con las funciones del empleo.
Requisitos de experiencia
Veintidós (22) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.
Funciones del cargo
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Llevar el registro de los usuarios que diariamente visitan a la Alcaldía de Yopal en la sede central, con el fin de mantener estadísticas sobre los usuarios que deben atender las diferentes dependencias, que le permita a la Alcaldía hacer análisis de datos.
- Recepcionar las quejas en forma personal y telefónica con el fin de direccionarlas a las dependencias competentes para atenderlas.
- Resolver las inquietudes de los usuarios con el fin de darles inmediata respuesta conforme a la naturaleza y gravedad del asunto.
- Direccionar en forma personal al usuario, cuando no se le pueda resolver de inmediato sus inquietudes formalizando las alternativas necesarias para su solución posterior, en procura de la aplicación de la ley antitrámites.
- Atender las consultas escritas o telefónicas relacionadas con las funciones de las diferentes dependencias de la Alcaldía.
- Coordinar la recepción, clasificación, registro, reparto y trámite que corresponda a las quejas, reclamos, peticiones y sugerencias, con el fin de dar atención pronta y oportuna de las mismas.
- Elaborar y presentar los cuadros de análisis de la atención al usuario por dependencia en forma semanal con destino a la Secretaría General.
- Brindar una acertada orientación, así como una amplia y oportuna información utilizando canales efectivos de recepción y trámite de quejas y reclamos que estarán al servicio de los servidores públicos.
- Conocer la importancia de la calidad en el servicio y las exigencias del cliente, aplicando las estrategias de los diferentes tipos de servicio.
- Aprender la importancia de la comunicación en el servicio de cara a la satisfacción al Usuario y de los funcionarios que brindan el servicio.
- Conocer todas las técnicas de servicio al Usuario que puedan resultar útiles en su desempeño profesional.
- Conseguir la motivación para desarrollar el trabajo, ofreciendo un sistema de calidad en el servicio y convencer de la buena atención que se ofrece.
- Aplicar el procedimiento “Atención al Usuario”, establecido en desarrollo del Modelo Integrado de Planeación y Gestion en la Alcaldía.
- Apoyar en la atención de la línea gratuita como un mecanismo de registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
- Informar a los ciudadanos sobre las siguientes temas de la Alcaldía de Yopal: Organización, Misión, Funciones, procesos y procedimientos, Normatividad interna.
- Brindar atención óptima al ciudadano proporcionando información oportuna, dentro de los términos de amabilidad, confiabilidad y respeto.
- Resolver las inquietudes de los usuarios, dirigiendo las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e interés de los usuarios internos y externos de conformidad con las responsabilidades públicas de la Alcaldía.
- Recepcionar las encuestas de prestación de servicios tanto al cliente interno como externo, llevar el registro archivo y hace el seguimiento de las mismas.
- Desarrollar los procedimientos acogiendo el Modelo Integrado de Planeación y Gestion, implementado en la Administración Municipal.
- Apoyar el control de los procesos Gestión de la Información y Comunicación Pública a través de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, con el fin de tomar acciones preventivas, correctivas y/o de mejora, con el apoyo de los servidores públicos que intervienen en el mismo.
- Apoyar la administración del riesgo de los procesos Gestión de la Información y Comunicación Pública con el fin de aplicar en sus actividades los controles a que haya lugar.
- Desarrollar la gestión documental de todos los registros inherentes a los documentos en el marco de las funciones, de conformidad con la ley general de archivos.
- Aplicar la implementación de la Estrategia de Gobierno Digital en los procedimientos inherentes a los procesos Gestión de la Información y Comunicación Pública, con el fin de modernizar la gestión pública y simplificar los trámites para los usuarios.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo, de conformidad con la ley vigente o las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.