Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar a la Secretaria de Gobierno y Administración en el manejo Integral del Archivo Central y Gestión Documental de la Gobernación del Guainía
Entidad
Gobernacion Guainia.
Requisitos de estudios
Título de formación tecnológica o técnica profesional o tres años de educación superior o diploma de bachiller.
Requisitos de experiencia
doce meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Concertar, en coordinación con el Secretario de Despacho, con instituciones interesadas en los archivos al desarrollo de programas y políticas que tengan que ver con la cualificación de los servicios de archivo.
- Brindar asesoría de acuerdo con los parámetros normalizados a partir de la Tabla de Retención Documental, en cuanto a la conformación de series, subseries y tipos documentales, así como en los aspectos relacionados con el proceso de transferencia documental al Archivo Central.
- Informar por escrito a la Secretaria de Gobierno y Administración Departamental, las inconsistencias detectadas en la aplicación de los procesos archivísticos, con copia al Comité de Archivo del Departamento.
- Comunicar por escrito, en coordinación con el Secretario del Despacho, de la Oficina de Control Interno, sobre la no aplicación de los procesos archivísticos y/o presentar sugerencias relacionadas con la gestión documental si fuere el caso.
- Evaluar y recomendar al Secretario de Despacho, la obligación en el cumplimiento de la norma en archivo, estableciendo compromisos y responsabilidades dentro de un plan de mejoramiento archivístico.
- Realizar trimestralmente visita de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas, en caso de no haber sido atendidas las recomendaciones, programar visita con el Jefe de la Dependencia a fin de corregir las inconsistencias en dichos procesos.
- Las demás a fines con el ejercicio del cargo y las que por disposición del Archivo General de la Nación sean pertinentes a la actividad.
- Acopiar la documentación producida por la entidad en su gestión.
- Conservar, organizar y describir dicha documentación para facilitar el acceso de los usuarios.
- Facilitar el acceso a la documentación a los usuarios: Dependencias de la Gobernación, Entes de Control, Comunidad en general e Investigadores.
- Seleccionar anualmente la documentación que haya cumplido su vigencia y plazo precautelativo para su expurgo o conservación definitiva, según las tablas de retención documental previamente establecidas y aprobadas por la autoridades del archivo General de la Nación.
- Acoger las políticas y directrices que señale el Sistema Nacional de Archivos, a través del Comité de Normalización de Técnicas Archivísticas.
- Acoplar las colecciones bibliográficas que requiera el buen desempeño de las funciones y servicios de la administración en general y de la unidad de Archivo en particular.
- Solicitar en forma verbal o escrita asesoría en materia archivística a la al archivo General de la Nación.