Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar y organizar los documentos recibidos y producidos por la Alcaldía Municipal desde su origen, distribución, trámite, consulta, transferencia hasta su disposición final, que garantice la consulta y el uso adecuado de los documentos por usuarios internos y externos así como la conservación y preservación de la memoria institucional.
Entidad
Alcaldia Totoro.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller
Requisitos de experiencia
Veinte (20) meses de experiencia relacionada o laboral
Funciones del cargo
- Adelantar actividades de numeraci�n, clasificaci�n, restauraci�n y guardia t�cnica de los documentos dados a su custodia.
- Realizar actividades de reproducci�n y fotocopiado de los documentos oficiales llevando un registro y control de los mismos.
- Propender y gestionar actividades de restauraci�n, limpieza y conservaci�n preventiva de la documentaci�n que es de inter�s para el ente Territorial.
- Expedir las copias solicitadas sobre los documentos que reposan en el archivo municipal, previa autorizaci�n del alcalde.
- Recibir la documentaci�n de las dependencias municipales seg�n cronograma anual de transferencia y hacer el inventario de los mismos.
- Realizar inventario de archivos, para la evaluaci�n de expedientes inactivos y documentos que han caducado seg�n la normatividad vigente.
- Elaborar el inventario documental del archivo central e hist�rico del municipio.
- Recepcionar, radicar y organizar la correspondencia interna y externa tanto recibida como despachada, de la administraci�n municipal para su distribuci�n a las diferentes dependencias seg�n la competencia de manera oportuna.
- Llevar el control de pr�stamo de expedientes y/o documentos.
- Mantener absoluta reserva de las comunicaciones y documentos puestos bajo su cuidado.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Archivar en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.
- Elaborar, adoptar aplicar, actualizar y verificar las tablas de retenci�n documental.
- Organizar, administrar y custodiar el archivo central e hist�rico de la entidad territorial.
- Promover la organizaci�n y el fortalecimiento del archivo municipal, para garantizar la eficacia de la gesti�n archiv�stica del Estado y la conservaci�n del patrimonio documental.
- Las dem�s que les sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el �rea de desempe�o y la naturaleza del empleo.
- Atender las solicitudes de informaci�n que los servidores p�blicos requieran para el cumplimiento de las funciones administrativas.
- Manejar con discreci�n la informaci�n y correspondencia de la entidad territorial.
- Capacitar a los funcionarios en la implementaci�n del sistema de gesti�n documental.
- Apoyar la recopilaci�n de informaci�n para responder oportunamente los derechos de petici�n y dem�s solicitudes presentadas de car�cter interno o externo.
- Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos y efectuar los controles peri�dicos necesarios.
- Asesorar y apoyar a las diferentes dependencias de la Alcald�a en la organizaci�n de los archivos de gesti�n.
- Apoyar las actividades de adecuaci�n y utilizaci�n de la papeler�a, formatos y documentos producidos por la administraci�n municipal, relacionado a sus caracter�sticas f�sicas y vol�menes de producci�n.
- Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad de correspondencia.
- Apoyar en la comprensi�n y la ejecuci�n de los procesos auxiliares e instrumentales del �rea de desempe�o y sugerir las alternativas de tratamiento y generaci�n de nuevos procesos.
- Adelantar las actividades de indexaci�n y expurgo de la documentaci�n del archivo General del municipio.