Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
TÉCNICO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Realizar actividades de tipo técnico y tecnológico requeridos en el Cumplimiento de las funciones y procedimientos de la dependencia, en apoyo a las tareas propias de los niveles superiores
Entidad
Personeria Bello.
Requisitos de estudios
Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica en: Diseño, Administración de Sistemas, Gestión Empresarial, Administración de Empresas, Sistemas, Delineantes de arquitectura, Jurídica.
Equivalencias:
- Título Profesional o cuatro (4) semestres aprobados de formación profesional, por el título de formación Técnica Profesional o Tecnológica exigido, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de Experiencia relacionada con el cargo.
Equivalencias:
- Título Profesional o cuatro (4) semestres aprobados de formación profesional por seis (6) meses de experiencia relacionada, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Elaborar y presentar informes, al jefe inmediato, sobre las actividades desarrolladas y aplicar los correctivos necesarios de acuerdo con las instrucciones impartidas.
- Digitar la información generada por la dependencia.
- Cumplir con las normas y procedimientos de la dependencia.
- Recibir, radicar y orientar la distribución de la correspondencia interna y externa.
- FUNCIONES RELACIONADAS EN RAZÓN A LA UBICACIÓN DEL CARGO
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de la respectiva dependencia.
- Prestar asistencia a sus superiores en el trámite de documentos o diligencias delegadas por ellos mismos.
- Acatar y respetar las normas de higiene y seguridad en el trabajo, para prevenir accidentes y enfermedades; al igual, que las normas y procedimientos de seguridad en general, dispuesta por la administración municipal.
- Garantizar el registro oportuno y la calidad de datos, en los sistemas la información que les sea autorizada.
- Promover, verificar y aplicar técnicas de archivo para lograr conservación, disponibilidad y respaldo de la documentación de la Entidad.
- Preparar y presentar los informes periódicos sobre las actividades desarrolladas.
- Informar y/o concertar oportunamente las llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que el Personero(a) debe cumplir.
- Emplear adecuadamente los útiles y equipos a su cargo y velar porque la oficina se mantenga en perfecto estado de orden y presentación.
- Garantizar la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico, electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y evitar pérdidas o el deterioro de los mismos.
- Proyectar actos administrativos de acuerdo a las indicaciones recibidas.
- Garantizar la excelencia en la atención a usuarios internos y externos a la Personería.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato y aquellas inherentes a las que desarrolle la Personería y la naturaleza del cargo.
- Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.
- Organizar los documentos en unidades de conservación adecuadas e identificadas.
- Colaborar en el área en que se desempeña al superior inmediato, a funcionarios de la dependencia o a quien le sea indicado.
- Colaborar con los superiores inmediatos en la formulación de políticas, fijación de métodos y procedimientos de trabajo y en la elaboración de proyectos.
- Elaborar inventarios e índices para facilitar la búsqueda de la información y el control de existencia en el archivo.
- FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS EN RAZÓN A LA UBICACIÓN DEL CARGO – TÉCNICO ADMINISTRATIVO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
- Presentar al comité de Archivo el listado de documentos que por disposición de las tablas de retención deben digitalizarse.
- Informar sobre el estado de los elementos e insumos a su cargo, y con anticipación sobre su necesidad de adquisición.
- Atender las solicitudes de conservación de documentos de la Entidad, previa autorización del jefe y registrarlas.
- Elaborar actas de conciliación, mediación, transacción, autorizadas por el jefe inmediato.
- Administrar, y mejorar los procesos técnicos en el manejo de la información y la gestión documental de la entidad.
- FUNCIONES BÁSICAS:
- Es directamente responsable ante el Personero(a) Municipal y su jefe inmediato por el desarrollo, ejecución de procesos y aplicación de tecnologías en la administración, aplicando los conocimientos técnicos requeridos en el cumplimiento de las funciones y procedimientos de la dependencia.
- Colaborar en el ingreso de la información pertinente a los procedimientos en los cuales intervenga la dependencia en la que se desempeña y colaborar en la organización, ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño.
- Colaborar con los superiores inmediatos en la elaboración de proyectos y revisar los documentos que se le encomienden, de acuerdo con la normatividad vigente.
- Realización de labores de apoyo técnico en la oficina, recibir y atender cortésmente a los usuarios de la entidad, siguiendo lineamientos de amabilidad, discreción y oportunidad.
- Emprender las tareas encomendadas con el fin de mantener al día todos lo concerniente a su cargo, generando una cultura de servicio y atención que se refleje hacia fuera y presente una imagen de la personería a la altura de la entidad.
- Controlar las comunicaciones oficiales externas.
- Cumplir las normas de reserva con respecto a la información emanada de la Personería Municipal y de su cargo.
- identificar, organizar la documentación, elaborar listados correlacionando el número de radicado, la información general del documento y la ubicación física.
- Radicación y digitalización de documentos.
- Colaborar en el ingreso de la información pertinente a los procedimientos en los cuales intervenga la dependencia en la que se desempeña.
- Participar en el diseño, organización, coordinación y ejecución de planes, programas, proyectos, actividades técnicas, administrativas, de posicionamiento y de capacitación o asesoría, organizadas por la Personería municipal o entidades externas, de acuerdo con las políticas y disposiciones vigentes sobre la materia; velando en forma especial por la óptima ejecución de los programas institucionales.
- Operar los programas asignados, ingresando los datos para el manejo de las aplicaciones y la información que se allegue a la Personería
- Apoyar la elaboración e implementación de la Tabla de Retención Documental y velar por su aprobación y aplicación de la misma en los archivos de la entidad.
- Recibir la documentación de las áreas de gestión y confrontarla con la relación adjunta.
- Informar al jefe inmediato sobre las anormalidades que se presenten en el desarrollo de su trabajo.
- Atender las solicitudes de los diferentes usuarios que se presenten para consultar los documentos existentes en el archivo y dejar registro de ello.
- Depurar la información que reposa en el archivo central e histórico de la Entidad.
- Apoyar las actividades propias de oficina (llamadas, digitación, correspondencia, etc.), en razón del desempeño de sus funciones o por atención a contingencias del sistema de información.
- Escanear y enviar por el correo electrónico las comunicaciones oficiales y archivar en el sistema la información correspondiente.
- Garantizar la utilización adecuada de los recursos tecnológicos, puestos a disposición para el desarrollo de sus actividades, bajo los parámetros de seguridad establecidos.
- Aplicar los conocimientos técnicos y tecnológicos requeridos en el cumplimiento de las funciones y procedimientos de la dependencia.
- Registrar todas las series o tipos documentales con base en el contenido del acta de recibo.
- Elaborar, transcribir y presentar los informes, documentos técnicos requeridos en el desarrollo del proceso a su cargo.
- Llevar y mantener actualizados los registros tecnológicos y/o físicos de carácter técnico, administrativo o financiero, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.
- Coordinar la distribución, la recepción y entrega de documentación.
- Revisar los documentos que se le encomienden, de acuerdo con la normatividad vigente.
- Radicar y archivar la correspondencia que ingrese y salga de la oficina.
- Hacer muestreo de la documentación a eliminar con base en las tablas de retención documental para presentarla al Comité de Archivo y proceder al cumplimiento de su disposición final.
- Cumplir con funciones de archivo, aplicando tablas de retención documental, normas legales y de archivística vigentes sobre el tema. Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la entidad, principalmente los correspondientes al desarrollo y ejecución de los programas institucionales, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.