Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar y soportar tácticamente los procesos de planeacion para promover el desarrollo estratégico de la Secretaría de Educación y la asistencia técnica de los Establecimientos Educativos.
Entidad
Alcaldia Sahagun.
Requisitos de estudios
Titulo Profesional en Administracion de Empresas
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Generar los cambios necesarios en los programas y proyectos teniendo cuidado que estos garanticen el cumplimiento de las metas establecidas
- Convocar al Comité Directivo y verificar su asistencia con el Iin de analizar y verificar la consistencia del POAI generado para la Secretaria de Educación
- Recopilar la información de programas y proyectos de cada dependencia y los recursos asignados al sector, para establecer el orden de ejecución de los proyectos la vigencia para cada uno de ellos y proceder a realizar su registro
- Recibir las solicitudes de asistencia técnica (demanda) y el plan de asistencia técnica de la Secretaria aprobado, con el fin de remitirlas para el estudio de viabilidad de ejecución de las solicitudes de asistencia presentadas
- Recopilar los informes sobre la ejecución de la asistencia técnica de las áreas ejecutoras, con el fin de enviarlos para su consolidación
- construir el plan indicativo a partir de la verificacion de las metas de programas y proyectos, la definicion de las ponderaciones para los objetivos, programas y proyectos, la asignacion de recursos y responsables. Posteriormente gestionar la aprobacion del plan indicativo por parte del comite directivo y su divulgacion al Ministerio de Educacion Nacional.
- Presentar el Plan de Desarrollo Educativo ante el Comité Directivo en caso que se sugieran cambios al documento, realizarle los ajustes necesarios y gestionar nuevamente su aprobación. Posteriormente establecer los medios por los cuales se divulgará su contenido a la Comunidad Educativa
- Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo, para facilitar su seguimiento y actualización por parte de la Secretaria de Educación
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su area y funciones
- coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la formulacion y aprobacion del Plan de Desarrollo Educativo
- Convocar a los actores de la Comunidad Educativa y al Comite Directivo para la realización de una mesa de trabajo, con el fin de realizar un análisis y definición de estrategias con la información definida en el componente estratégico del plan de desarrollo educativo
- Recopilar información del Boletín Estadístico de la Secretaría el diagnóstico estratégico del sector y las lecciones aprendidas de programas y proyectos, asegurando que la información esté completa y convocar al comité directivo para realizar el estudio de los resultados conforme a la programación realizada por el Profesional universitario de Planeación.
- Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el análisis sectorial y la informacion estrategica educativa
- Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comite Directivo para la realizacion del análisis de la informacion estrategica del sector y una vez reunidos verificar que esten presentes los convocados.
- Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la Secretaria de Educación, identificando la capacidad institucional para llevarlo a cabo.
- Desarrollar las activrdades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA las características de la iniciativa a desarrollar.
- Analizar la información generada en el boletín estadístico, el diasnóstico del sector y el servicio educativo y las lecciones aprendidas generadas de programas y proyectos para generar o actualizar el componente estratégico (mision-vision-politica- objetivos-estrategias-programas y proyectos) y el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo de la Secretaría de Educación
- recopilar informacion estrategica del sector verificar que este completa garantizando que sirva de insumo para el análisis posterior y asi convocar al comite directivo, para realizar el estudio del sector educativo conforme a la programacion realizada.
- Actualizar la matriz de eficacia verificando los logros obtenidos en los programas, proyectos y generar y divulgar el informe de seguimiento al plan indicativo
- Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental
- Generar el informe de seguimiento al tablero de indicadores mediante la consolidación de los informes de resultado del tablero y el análisis del comportamiento de los indicadores; Lo anterior, para divulgarlo en la S.E utilizando los mechas de comunicación disponibles.
- Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el apoyo y fortalecimiento a la gestion de los establecimientos educativos.
- Elaborar conjuntamente con el funcionario asignado el plan de acción del area estableciendo los proyectos, las actividades, las metas, los recursos y los indicadores del mismo, asegurándose que cumpla con las directrices del Plan de Desarrollo Educativo y el Plan Indicativo de la S.E.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel la naturaleza y el área de desempeño del cargo
- Generar el informe de seguimiento de programas y proyectos el cual es enviado al comité directivo para su revisión. Asi mismo estudia la disponibilidad de la información, para realizar el seguimiento del plan indicativo
- Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar y sugerir ajustes en la consolidación del tablero de indicadores y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.
- Recibir las solicitudes y la correspondencia de la dependencia encargada para ello o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos recopilar las respuestas y enviar a la dependencia encargada de la distribución para su respectivo envío al destinatario
- Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaría de Educación para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo
- Realizar el seguimiento la ejecución de la asistencia técnica, a partir de la consolidación de los informes de ejecución de cada una de las áreas y la definición de las desviaciones presentadas respecto a los objetivos propuestos
- Estructurar una Matriz DOFA con los aspectos identificadosy que incluyan todos los ejes de la policita educativa para complementar el diagnostico estrategico del sector definiendo áreasprioritarias de desarrollo, áreas geograficas y grupos sociales con prioridad para intervenir, ademas realizar los ajustes y complementar los resultados preliminares generados por el Comite Directivo
- Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaria de Educación para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo aprobado.
- Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada área, con el fin de verificar y aprobar los componentes del plan de acción por área
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador
- y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia efectiva en el proceso
- Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental
- consolidar y construir el plan de desarrollo educativo en su componente estratégico y/o programatico, el componente de inversiones, el sistema de evaluación, seguimiento y verificar su nivel de formulación.
- Convocar al Comité Directivo y a los funcionanos asignados de cada de area, para dar a conocer el plan indicativo definido.
- Estudiar la capacidad de brindar asistencia técnica a partir del estudio de las solicitudes para asistencia tecnica presentadas por los Establecimienntos Educativos
- Consolidar los informes generados en el proceso de evaluación de resultados así:
- * Informe de Gestión del tablero de indicadores.
- * Informe a seguimiento de programas y proyectos,
- * Informe de seguimiento al plan indicativo y el informe del SGC.
- Establecer criterios para la priorizacion de los programas y proyectos de inversion asi como las vigencias necesarias para la ejecucion de los mismos. Registrar los programas y subprogramas, metas y proyectos que se van a ejecutar durante la vigencia fiscal por área, para la consolidadcion y generar el Plan Operativo Anual de Inversiónes POAI.
- Convocar al funcionario asignado y al equipo de trabajo de cada area de la Secretaría con el fin de analizar y definir el plan de acción para cada área
- Enviar la agenda coordinada de asistencia tecnica al Comité Directivo para su aprobación.
- Definir los indicadores que permitan medir las metas de resultado y producto
- Analizar el contexto de la política nacional y territorial, identificando elementos claves de interés para la Secretaria, analizar la información e identificar oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades del sector y servicio educativo
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones
- Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de asistencia técnica y en caso de generarse recomendaciones de ajustes, actualizar el documento consolidado y el Portafolio de Servicios de la Secretaria de Educación
- Recopilar los informes de avance de programas y proyectos con el fin de enviar al Profesional universitario para la revisión del nivel de ejecución de los programas y proyectos
- Identificar y recopilar la informacion financiera de la Secretana de Educación y las estrategias para el sector donde se definen los programas y proyectos generales. para definir la capacidad de inversión de la Secretaria,
- Evaluar el estado de programas y proyectos, a partir de la identificacion de los retrasos y los ajustes realizados para cumplir con los objetivos.
- Definir, analizar y generar el plan de inversion del plan de desarrollo educativo, junto con la secretaria de Hacienda del Ente territorial, con el fin de definir la inversion necesaria para cubri todos los programas y proyectos de la secretaria de educacion, analizar y definir las fuentes de financiamiento contemplando recursos externos y establecer la capacidad de endeudamiento del territorio; definir el presupuesto disponible para la secretaria de educacion, definir programas y proyectos a ejecutar segun prioridad y presupuesto, verificar que sus metas esten incluidas en el plan plurianual de inversiones.
- Identificar y calcular los indicadores, que hagan faltan, por cada eje de política, a partir de resultados históricos y actuales, identificando la tendencia de los mismos, con lo que construye el Boletín estadistico de la Secretaría ele Educación asegurando la consistencia de la información solicitada en el formato asignado para tal fin.
- Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.
- Consolidar, coordinar y realizar seguimiento al plan de asistencia tecnica elaborado por cada área de la secretaria para el fortalecimiento de la gestión de los Establecimientos Educativos
- Gestionar ante el Comité Directivo la aprobación de los planes de acción por área, y luego comunicar los resultados del análisis del cumplimiento de los mismos a partir de su seguimiento.
- Entregar a cada area el plan de accion para su ejecución
- Generar el informe de Gestión de la SE, ajustarlo en caso necesario y gestionar su aprobación y divulgación a la Comunidad Educativa.
- Convocar al Comité Directivo con el fin de revisar y analizar los seguimientos de programas y proyectos y el de eficacia y una vez reunidos verificar que esten todos presentes.
- Recibir el plan de asistencia técnica e íncluir o ajustar los aspectos solicitados por el Comité directivo, para generar la agenda de asistencia técnica y luego distribuir entre las áreas de la Secretaria de Educación
- Clasificar y analizar la información estrategica educativa para generar el boletín estadístico de la Secretaria de Educación y el diagnostico estratégico del sector.
- Recopilar la información del plan de desarrollo educativo para consolidarlo y enviarlo a revisión y aprobación.
- Garantizar que la programación de la asistencia técnica sea viable y consistente, previniendo posibles cruces a partir de la retroalimentación efectiva con las distintas áreas de la Secretaría de Educación y el Comité Directivo
- Gestionar la aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones, teniendo en cuenta la necesidad de coordinar su ajuste en caso necesario.