Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores de apoyo administrativo y asistencial, en lo referente a los asuntos propios y atención al público en las secretarias privada y despacho del alcalde para el desarrollo de aquellos trámites administrativos inherentes a los objetivos del área de su competencia
Entidad
Convocatoria Municipios Priorizados Alcaldia Puerto Rico.
Requisitos de estudios
•Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. •Máximo:Título de formación técnica, base de datos y manejo de las mismas
Requisitos de experiencia
• Dieciocho (18) meses de experiencia laboral afines al cargo debidamente certificada • Seis (06) meses de experiencia laboral afines al cargo debidamente certificada.
Funciones del cargo
- Atender la comunidad que requiera los servicios de la secretaria privada
- Cumplir las demás funciones asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo para lograr los objetivos misionales
- Efectuar los procesos requeridos para consolidar en el sistema la información de la dependencia
- Revisar el correo electrónico y darle trámite correspondiente, direccionando a cada oficina de acuerdo a la competencia
- Organizar y tabular la información necesaria para abordar asuntos del área de desempeño
- mantener actualizado y organizado el inventario de los elementos de consumo que requiere la oficina, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecución de los procesos.
- Orientar al cliente interno y externo suministrándole información, documentos o elementos, de conformidad con los trámites, procedimientos y autorizaciones establecidos.
- Informar a su jefe inmediato sobre llamadas telefónicas, correos electrónicos, programación de reuniones y demás actividades que se presenten, para garantizar el cumplimiento oportuno a las mismas.
- Organizar y foliar los expedientes y demás documentos del área de desempeño, mantenerlos actualizados y responder por su custodia y cuidado
- Proyectar informes de supervisión, pago de servicios públicos, transferencias y subsidios.
- Desarrollar las medas funciones asignadas por autoridad de competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo para lograr los objetivos misionales
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del modelo de evaluación de control interno MECI y los criterios adoptados por el sistema de calidad de la alcaldía
- Proyectar resoluciones, constancias secretariales y demás actos administrativos propios de la secretaria donde está asignada para la aprobación de su jefe inmediato y notificarle al interesado.
- Programar y organizar con su jefe inmediato la ejecución de las diferentes actividades, de acuerdo con os procedimientos y prioridades de la dependencia
- Entregar los documentos, encargos y demás diligencias y colaborar en la tramitación de los asuntos que sean asignados a la secretaria.
- Proyectar la información que le asigne el jefe inmediato de acuerdo con los procedimientos establecidos
- Coordinar y proyectar la elaboración de los estudios previos de oportunidad y conveniencia, de los procesos a cargo de la Secretaría Privada, en coordinación con el secretario de despacho
- Apoyar y brindar las capacitaciones que le sean solicitadas de acuerdo a su formación académica
- Colaborar con el diseño, organización, ejecución y control de todos los proyectos y programas relacionados con la misión y objetivos de la dependencia