Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollo de actividades de informáticas, digitado y otras funciones afines tendientes a prestar permanentemente ayuda directa al Alcalde Municipal, en sus diferentes quehaceres, así como apoyo las diferentes dependencias de la Alcaldía, velando así por el buen funcionamiento de la dependencia y atención hacia la comunidad.
Entidad
Alcaldia Cartagena Chaira.
Requisitos de estudios
Título técnico profesional o estar cursando primer semestre de una carrera técnica.
Requisitos de experiencia
Un año relacionado con el cargo.
Funciones del cargo
- Llevar de manera organizada consecutivo de oficios del despacho del Alcalde, así como los diferentes actos administrativos emanados por el Despacho.
- Remitir a las diferentes dependencias requerimientos realizados por los diferentes entes de control u otras entidades.
- Proyectar para la firma del Alcalde Municipal: oficios, certificaciones, contratos, convenios, órdenes de compra, órdenes de servicio y demás documentos, para que se expida conforme a las solicitudes presentadas y a las normas pertinentes.
- Realizar labores propias de los servicios generales que demande la dependencia para colaborar con éxito de la gestión.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos para agilizar el trámite de las labores encomendadas.
- Rediseñar formatos específicos para dar respuesta ágil y con exactitud a los ciudadanos y entidades que lo soliciten con respecto a actuaciones, programas y proyectos.
- Dar trámite de manera eficaz y oportuna a derechos de petición, quejas, reclamos y/o solicitudes presentadas por la comunidad.
- Mantener actualizada la cartelera con los trámites, procesos, procedimiento y actividades para que los ciudadanos se orienten y evitar congestiones.
- Atender y responder de manera amable y eficiente al público en general, orientándolo en atención de sus peticiones para responder a las necesidades presentadas.
- Participar en los programas de inducción, re inducción, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, bienestar, entre otros, a los que se les convoque por parte de la Institución.
- Efectuar la trascripción de oficios, notas, informes, notas de estudio de conformidad con las instrucciones recibidas del Alcalde.
- Realizar la gestión documental de los diferentes archivos emitidos en cumplimiento de sus funciones o relacionados con su cargo de acuerdo a la normatividad vigente en la Ley General de Archivo.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la Alcaldía para que se les aplique el tratamiento adecuado.
- Atender llamadas telefónicas y dar respuesta de manera precisa y oportuna a lo solicitado, de igual manera transferir las llamadas a las diferentes dependencias según sea el caso.
- Informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados, para que se tomen las medidas del caso.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requerida para comunicar la labor desarrollada.
- Atender y responder las comunicaciones y el recibo y envío de la correspondencia para que se efectúe en forma correcta y oportuna.
- Atención a la comunidad.
- Revisar diariamente el correo electrónico institucional y remitir los que no sea de su competencia a los diferentes funcionarios para dar trámite, de igual manera realizar seguimiento.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos para cumplir con la labor institucional.
- Proyectar actos administrativos de viáticos del Alcalde y demás funcionarios.
- Disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de los eventos de carácter institucional.
- Proyectar Actos administrativos de encargo, comisiones y los que sean encomendados por el jefe inmediato.
- Velar por la adecuada presentación de la oficina y por la organización del archivo respectivo para su adecuada utilización.
- Manejar los canales de información interna y externa para difundir las actividades programadas y desarrolladas de forma oportuna y veraz.
- Mantener actualizada la cartelera con los proyectos a ejecutar y en ejecución, dando a conocer las condiciones y requisitos para acceder a cada uno de ellos o publicando los beneficiados. Evitando dar respuestas individuales de preferencia y expectativas de proyectos que no han sido gestionados.
- Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deban atender el superior inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos para cumplir con los compromisos acordados.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran para coadyuvar con el cumplimiento de la labor encargada.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas para garantizar su correcta ejecución.
- Mantener organizado y actualizado el archivo de la correspondencia, documentación y de los diferentes proyectos aprobados por el Alcalde.
- Registrar en base de datos los oficios recibidos y hacer seguimiento a las respuestas que deben realizar las diferentes dependencias.