Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Que los planes y programas en materia de la función archivística cumplan con las políticas y normas en materia de la Ley General de Archivos en Colombia y respondan a las necesidades institucionales y de la comunidad, protegiendo la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado; de acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, en sujeción a los principios de procedencia y orden original los documentos del Archivo General Municipal.
Entidad
Convocatoria Municipios Priorizados Alcaldia Macarena.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad y CAP SENA o certificado de técnico laboral o por competencias en áreas relacionadas con las funciones del empleo, o diploma o certificado de formación Técnica en área administrativa.
Equivalencias:
- No aplica
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Equivalencias:
- No aplica
Funciones del cargo
- Proyectar los respectivos actos administrativos referentes a cada uno de los procesos, procedimientos o actuaciones del Archivo General del Municipio.
- Atender la prestación de servicios archivísticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de la información contenida en los documentos de archivo en los casos señalados por la Ley y por la adecuada utilización de los mismos.
- Cumplir con las disposiciones institucionales frente a la implementación y mantenimiento de Sistemas Integrados de Planeación y Gestión Pública en su unidad administrativa.
- Realizar la gestión documental y archivo de los documentos de su competencia, conforme a los instrumentos, herramientas y directrices archivísticas de la entidad en sujeción de la Ley General de Archivo y su normativa reglamentaria vigente.
- Realizar las Transferencias anuales de las series documentales de cada una de las dependencias de acuerdo al Programa de Gestión Documental.
- Proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para presentarlo al Jefe de Talento Humano o quien haga sus veces y ante el Asesor de Control Interno o quien haga sus veces, de acuerdo con los criterios de las Tablas de Retención Documental.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por autoridad o norma competente.
- Organizar el Archivo General del Municipio, de acuerdo con la legislación y las normas que al respecto ha dictado el Gobierno Nacional, el Archivo General de la Nación y la Administración Central del Municipio de la Macarena.
- Elaborar, actualizar y presentar al Comité de Archivo las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD conforme a las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación para su respectiva aprobación, adopción e implementación.
- Apoyar la gestión de la Ventanilla Única, en desarrollo del Programa de Gestión Documental.
- Participar y apoyar los procesos de actualización, implementación y certificación de los procesos y procedimientos de su Unidad Administrativa.
- Realizar, diligenciar y tramitar el préstamo de los documentos que reposan en el Archivo General del Municipio teniendo en cuenta lo establecido en el Reglamento General emitido por él mismo.
- Presentar informes de gestión a las entidades que vigilan y controlan la actividad archivística conforme a los plazos establecidos por las normas y políticas establecidas por el Estado.
- Facilitar el acceso de los funcionarios de la Administración Municipal y comunidad en general al Archivo General del Municipio previa aplicación de control de acceso establecido.
- Seleccionar, Clasificar y ubicar los fondos documentales de acuerdo a la categorización y clasificación de los Archivos que se establece en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y demás normas concordantes.
- Documentar los procesos de su dependencia acorde con los lineamientos del Programa de Gestión Documental definidos por las normas internas y externas adoptadas en la Administración Municipal.
- Participar en los programas de inducción, re inducción, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, bienestar, entre otros, a los que se les convoque por parte de la Institución.
- Asesorar en cada uno de los procesos implementados en el marco del Programa de Gestión Documental.
- Coadyuvar en la aplicación de los principios archivísticos consagrados en la ley y en el desarrollo de las políticas trazadas por el Archivo General de la Nación a través del Sistema Nacional de Archivos.
- Adelantar estudios sobre temas relacionados con el área de su especialidad y preparar material didáctico para su difusión y publicación.
- Diseñar un sistema de información y mantenerlo actualizado para la administración, gestión y conservación de los documentos producidos y recibidos en función de la misión institucional.
- Contribuir con la información necesaria para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en el Municipio de la Macarena.
- Proponer y apoyar el desarrollo de las estrategias para conservación de documentos o Sistema Integrado de Archivos.
- Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación de los archivos de gestión, central e histórico del Municipio.
- Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual del archivo central e histórico, y verificar su cumplimiento conforme a los distintas herramientas e instrumentos archivístico.
- Capacitar a los funcionarios de la Administración Municipal en la aplicación de procesos Archivísticos y Tablas de Retención Documental.
- Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación archivística dirigidas a los funcionarios de la Administración Municipal y a la comunidad en general.
- Apoyar al jefe de control interno o quien haga sus veces para la vigilancia en la recepción, radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales que genere la actividad administrativa del Municipio para que estas se cumplan con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo, respetando los principios archivísticos.
- Coordinar las reuniones del Comité Interno de Archivo y fungir como Secretario Técnico del mismo, así mismo llevar un control sobre las actas y demás emisiones aprobadas por el organismo.
- Participar en el diseño, adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del trabajo archivístico y la preparación ágil de los correspondientes servicios.
- Colaborar con las instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos, en la aplicación de las normas archivísticas para el fortalecimiento de los archivos del orden municipal.