Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar los procesos de la gestión documental y la conservación del patrimonio documental del ente territorial conforme a la Ley General de Archivos de la Nación.
Entidad
Alcaldia Miranda.
Requisitos de estudios
Título de formación Tecnológica o título de formación Técnica profesional en disciplina académica del Área del conocimiento en: Economía, Administración, Contaduría y Afines, Ciencias Sociales y Humanas, formación académica en archivística y/o ciencias de la información. Alternativa: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo.
Alternativas:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada o específica.
Requisitos de experiencia
Máximo experiencia: Doce (12) meses de experiencia relacionada o específica. Mínimo experiencia: Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada o especifica.
Funciones del cargo
- Dirigir las actividades realizadas por el personal a su cargo en la ventanilla única, el Archivo
- Central y aplicar los correctivos que sean del caso.
- Coordinar acciones con el Comité Municipal de Archivo, conforme a las disposiciones legales
- vigentes.
- Realizar el seguimiento y actualización de las diferentes herramientas archivísticas de
- conformidad con los requisitos establecidos en la Ley.
- Participar en las actividades relacionadas con la implementación de los Sistemas de Gestión de
- Calidad, MECI, para el cumplimiento de la misión institucional en el marco normativo legal
- vigente
- Proyección de los estudios previos de acuerdo al rubro presupuestal y necesidades de la
- dependencia, de acuerdo al principio de planeación, coordinado por el jefe de la oficina jurídica.
- Presentar oportunamente los informes periódicos a las instancias respectivas o ante quien lo
- requiera, del orden nacional, departamental o local en los términos establecidos de forma
- oportuna y con calidad.
- Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la dependencia,
- ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de
- archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución, de
- conformidad con las normas establecidas para archivo.
- Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen
- sus funciones tanto en las instalaciones de la Alcaldía como en la vía pública
- Mantener discreción, reserva, atender de manera personal y con absoluta responsabilidad los
- asuntos confidenciales tramitados en la dependencia que le sean asignados por su jefe
- inmediato.
- Propender por la adecuada presentación de la oficina y velar por la conservación y buen uso de
- los equipos, materiales, e insumos que estén a su cargo, para garantizar la conservación de los
- bienes asignados.
- Colaborar con las actividades y responsabilidades específicas indicadas en el acto
- administrativo de creación del equipo de trabajo, donde sea asignado.
- Cumplir las demás funciones que le asigne su jefe inmediato, de acuerdo con el nivel,
- naturaleza del cargo y área de desempeño.
- Atender al personal con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, sin discriminaciones con
- calidad humana y orientar correctamente al interesado en los requerimientos o trámites que el
- usuario solicite.
- Entregar la información que se le solicite en lo relacionado con el área a su cargo, con el fin de
- cumplir con eficacia y prontitud en el servicio.
- Expedir certificaciones de documentos que no reposan en el archivo, para legitimar el proceso
- de gestión documental en la entidad.
- Realizar las actividades correspondientes para efectuar la clasificación, ordenación,
- descripción, conservación, almacenamiento y disponibilidad de consulta de documentos
- originados y recibidos en la Alcaldía Municipal, para conservar el patrimonio documental del
- Municipio.
- Recepcionar las transferencias documentales de las diferentes secretarias y Oficinas de acuerdo
- a las Tablas de Retención Documental existentes.
- Prestar apoyo y asistencia técnica a las diferentes oficinas o dependencias en cuanto a
- aplicación de Tablas de Retención Documental y Gestión Documental, con el fin de cumplir
- con la normatividad en materia documental y para preservar los documentos generados en la
- Alcaldía Municipal.
- Verificar el tiempo de retención de los documentos en archivo central, para identificar la
- disposición final de los documentos.
- Elaborar actas de disposición final de documentos del Archivo Central y proceder a la
- disposición física de los mismos según lo definido en tablas de retención y de valoración
- documental.
- Permitir el acceso oportuno a la información cuando se requiera, con el fin de dar el trámite
- pertinente a los requerimientos realizados.
- Establecer parámetros para la elaboración de documentos, su codificación, aprobación, emisión,
- revisión, actualización, optimización, modificación, control de cambios, distribución, anulación
- de documentos que han perdido su vigencia.