Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Canalizar la información enviada y recibida en la dependencia, facilitando la toma oportuna de decisiones del Jefe inmediato correspondiente.
Entidad
Alcaldia Jagua Ibirico.
Requisitos de estudios
Título de formación técnica o tecnológica en áreas administrativas y sistemas o aprobación de dos años de educación superior.
Requisitos de experiencia
Nueve (09) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Trascribir los documentos asignados.
- Recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, contratos y demás actuaciones administrativas, dar el trámite pertinente y registrar todos los actos administrativos que se originen en la dependencia asignada, en los libros radicadores correspondiente.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
- Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo generados en la dependencia y los demás que le sean asignados y se ejecuten en la dependencia asignada.
- Llevar la agenda y recordar los compromisos.
- Tramitar los pedidos de útiles y papelería de la oficina.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla.
- Procesar los datos requeridos para generar los informes asignados al área administrativa correspondiente.
- Las demás funciones que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, el área de desempeño y necesidades del servicio
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia.
- Atender personal y telefónicamente al público y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.
- Llevar la agenda de compromisos diarios en la dependencia asignada, recordar oportunamente las citas, reuniones, eventos y compromisos programados que deba atender el superior inmediato, recordarle los compromisos adquiridos y Organizar y consolidar oportunamente la información de la dependencia asignada, para llevar a cabo el Concejo de Gobierno de la entidad territorial, ordenado por el señor Alcalde, de acuerdo a las instrucciones del superior inmediato.
- Aplicar el Sistema de Gestión Documental institucional en la oficina.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas de acuerdo con sus instrucciones.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del jefe de la dependencia.
- Orientar y ubicar físico espacialmente a los usuarios.
- Entregar la información al jefe Inmediato oportunamente y con la discreción exigida.
- Adoptar las medidas de seguridad definidas para los bienes a su cargo.
- Operar los canales de comunicación de acuerdo con las especificaciones definidas.
- Participar en la organización de programas, proyectos y actividades administrativas del Despacho o dependencia asignada, garantizando la correcta aplicación de normas y procedimientos vigentes sobre la materia.
- Mantener actualizado el directorio telefónico del jefe de la dependencia.