Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo en los procesos administrativos generados en la dependencia, recibir y radicar la documentación interna y externa, orientación al usuario y realizar los procesos de archivo y correspondencia.
Entidad
Alcaldia Fundacion Magdalena.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad o Aprobación de Cuatro años de Educación Básica Secundaria y Curso de Formación Específica no inferior a Sesenta (60) horas en áreas secretariales.
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Comunicar las llamadas externas con las diferentes dependencias de la Alcaldía, brindar información telefónica relacionada con las funciones de la dependencia y de sus funcionarios y tomar mensajes cuando el funcionario solicitado no este disponible.
- Realizar labores auxiliares de apoyo en todos los procesos administrativos, sistematización de datos y los demás que se ejecuten en la dependencia asignada, de acuerdo a las directrices del inmediato superior
- Redactar, proyectar, digitar oportunamente documentos, cartas, oficios, informes, comunicaciones en general y actos administrativos, tomar dictado, apuntes, alimentar bases de datos y realizar las correspondientes transcripciones y demás trabajos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Llevar los libros radicadores, registro y consecutivos de todos los actos administrativos que se generen en a dependencia asignada, recordar oportunamente al jefe inmediato, sobre las citas, reuniones y compromisos programados.
- Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de insumo de la dependencia asignada.
- Operar, manejar en forma correcta y responder por el cuidado de los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos.
- Recepcionar documentos, tramitarlos ante el superior inmediato y proporcionar la información y orientación, de acuerdo a las directrices recibidas.
- Atender al público y a los funcionarios, tomar nota de los mensajes entrantes y salientes y mantener informados del estado de los mismos a los funcionarios de las dependencias asignadas.
- Atender y orientar a los usuarios y público en general en asuntos de competencia de la dependencia asignada, organizar el ingreso al Despacho e informar al Superior Inmediato.
- Mantener organizado y actualizado el archivo interno de la dependencia asignada y responder por la seguridad y custodia de la documentación generada y por el buen uso de los bienes muebles, elementos y equipos asignados a su cargo.
- Operar correctamente el conmutador para comunicación de llamadas entrantes y salientes y establecer las comunicaciones telefónicas internas y externas que le soliciten el superior inmediato y demás funcionarios.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes.
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos.
- Recibir, radicar, tramitar distribuir, clasificar y archivar la correspondencia interna y externa, dirigida o procesada en la dependencia asignada, darle el trámite correspondiente en orden de prioridad y efectuar el envío de documentos confidenciales que le sean confiados, según las directrices del superior inmediato.
- Recolectar y transcribir los datos requeridos para la elaboración de documentos, actos administrativos y demás trabajos encomendados.
- Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.